RSVP
RSVP (französisch 'répondez s'il vous plaît' – 'bitte antworten Sie') ist die Aufforderung an eingeladene Gäste, ihre Teilnahme verbindlich zu- oder abzusagen. Im Eventcatering ist die RSVP-Rücklaufquote die wichtigste Grundlage für die finale Pax-Zahl und damit für Wareneinsatz und Personalplanung.
RSVP-Fristen werden meist 1 bis 3 Wochen vor dem Event gesetzt, damit genug Vorlauf für Bestellungen und Schichtplanung bleibt – trotzdem erreichen viele Events selbst bei klarer Frist nur eine Rücklaufquote von 60 bis 80 %, der Rest bleibt unklar bis kurz vor dem Termin oder erscheint unangemeldet als No-Show beziehungsweise Spontangast.
Digitale RSVP-Systeme mit automatischen Erinnerungen erhöhen die Rücklaufquote spürbar gegenüber reiner E-Mail-Kommunikation, weil Erinnerungen gezielt an noch nicht Geantwortete gehen, statt alle Gäste erneut zu kontaktieren. Für die Kalkulation empfiehlt sich trotzdem ein Puffer zwischen RSVP-Zahl und tatsächlich bestellter Menge – wie hoch dieser ausfällt, hängt stark vom Eventtyp ab: Bei kostenpflichtigen Tickets ist er kleiner als bei kostenlosen internen Firmenevents.
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