Pax

Die Pax-Zahl ist die wichtigste Stellschraube jeder Eventkalkulation: Menüpreise, Personalbedarf und Bestellmengen werden fast immer 'pro Pax' angegeben, damit sich Angebote unabhängig von der tatsächlichen Gästezahl vergleichen lassen. Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der angefragten Pax-Zahl (Erstanfrage), der kalkulierten Pax-Zahl (Angebotserstellung) und der finalen Pax-Zahl, die meist 3 bis 5 Werktage vor dem Event verbindlich gemeldet wird.

Viele Caterer arbeiten mit einer Toleranzklausel im Vertrag (z. B. ±5 % Abweichung ohne Neukalkulation), weil sich Gästezahlen bis kurz vor dem Event noch ändern – gerade bei Firmenfeiern mit Anmeldefristen. Wird die finale Pax-Zahl zu spät gemeldet, geraten Wareneinsatz und Schichtplan unter Druck: Zu wenig Personal oder zu knapp kalkulierte Mengen sind am Eventtag kaum noch auszugleichen.