Glossar für Event & Catering
Die wichtigsten Begriffe aus Eventplanung, Küche, Kalkulation, Personal und Verleih – kurz erklärt, direkt aus der Praxis.
Event-Planung
Function Sheet
Ein Function Sheet ist die zentrale Ablaufübersicht für ein Event – meist eine Seite mit allen Eckdaten, die Küche, Service und Location-Team synchron hält: Zeiten, Gästezahl, Menü, Aufbau und Ansprechpartner. Es ersetzt lose Zettel und E-Mail-Ketten am Eventtag durch ein einziges verbindliches Dokument.
Begriff öffnenPax
Pax ist die Branchenabkürzung für die Anzahl der Personen bei einem Event – etwa in Angeboten, Function Sheets oder Bestellungen ('120 Pax', 'Preis pro Pax'). Der Begriff stammt aus dem Lateinischen (Plural von 'persona') und wird in Gastronomie, Hotellerie und Eventcatering international verwendet.
Begriff öffnenAblaufplan
Ein Ablaufplan (auch Zeitplan oder Regieplan) listet minutengenau, was an einem Eventtag wann passiert – von Aufbau über Programmpunkte bis zum Abbau, jeweils mit Verantwortlichkeiten. Er ist die zeitliche Ergänzung zum Function Sheet, das die inhaltlichen Eckdaten liefert.
Begriff öffnenBriefing / Debriefing
Ein Briefing ist die strukturierte Einweisung des gesamten Teams vor Eventbeginn – meist 15 bis 30 Minuten vor dem ersten Gast –, in der Ablaufplan, Besonderheiten und Zuständigkeiten noch einmal mündlich durchgegangen werden. Das Debriefing ist das Gegenstück danach: eine kurze Manöverkritik direkt nach dem Event, solange alle Beteiligten noch vor Ort sind.
Begriff öffnenNo-Show
Ein No-Show ist ein angemeldeter Gast oder eine eingeteilte Aushilfskraft, die ohne Absage nicht erscheint. Der Begriff betrifft im Eventcatering zwei Ebenen: Gäste, die trotz RSVP fernbleiben, und Personal, das kurzfristig nicht zur Schicht antritt – beides mit direkten Kostenfolgen.
Begriff öffnenRider
Ein Rider ist eine Liste technischer und organisatorischer Anforderungen, die ein Act, Redner oder Künstler für seinen Auftritt stellt – etwa Bühnentechnik, Verpflegung im Backstage-Bereich (Hospitality Rider) oder Bühnenmaße. Er wird meist mit dem Vertrag mitgeliefert und ist bindender Bestandteil der Buchung.
Begriff öffnenLocation-Scouting
Location-Scouting ist die gezielte Suche und Bewertung passender Veranstaltungsorte für ein konkretes Event – anhand von Kapazität, Ausstattung, Erreichbarkeit und Budget. Es findet meist ganz am Anfang der Eventplanung statt, oft Monate vor dem eigentlichen Termin.
Begriff öffnenGet-in/Get-out
Get-in und Get-out bezeichnen die Zeitfenster für Anlieferung, Aufbau (Get-in) sowie Abbau und Abtransport (Get-out) rund um ein Event. Beide Zeitfenster liegen außerhalb der eigentlichen Eventzeit und werden separat mit der Location abgestimmt, weil sie oft andere Zugänge, Parkregelungen oder Lärmauflagen betreffen.
Begriff öffnenKüche & Catering-Betrieb
Chafing Dish
Ein Chafing Dish ist ein beheizbarer Warmhaltebehälter für Buffets, meist aus Edelstahl, der Speisen über Stunden auf Serviertemperatur hält. Die Wärme liefert in der Regel ein Brennpasten- oder Gel-Behälter unter einem Wassereinsatz (Bain-Marie), seltener Strom.
Begriff öffnenMise en Place
Mise en Place bezeichnet die vollständige Vorbereitung aller Zutaten, Werkzeuge und Arbeitsschritte vor Beginn der eigentlichen Kochphase – geschnittenes Gemüse, abgewogene Zutaten, bereitgestellte Töpfe und Pfannen. Der Begriff kommt aus dem Französischen ('an seinen Platz stellen') und ist Grundprinzip jeder professionellen Küche.
Begriff öffnenCook & Chill
Cook & Chill ist ein Zubereitungsverfahren, bei dem Speisen vorgekocht, sofort schockgekühlt und erst kurz vor dem Servieren am Eventort regeneriert (wieder erhitzt) werden. Es trennt Produktion und Ausgabe zeitlich und räumlich – ideal für Caterer ohne vollausgestattete Küche vor Ort.
Begriff öffnenFront of House / Back of House
Front of House (FOH) bezeichnet alle gästesichtbaren Bereiche und Tätigkeiten – Service, Empfang, Buffetbetreuung. Back of House (BOH) umfasst die nicht sichtbaren Bereiche dahinter: Küche, Spülküche, Lager und Anlieferung. Die Trennung strukturiert sowohl die Personalplanung als auch die räumliche Organisation eines Events.
Begriff öffnenBuffet-Service
Buffet-Service ist eine Verpflegungsform, bei der Gäste sich Speisen selbst von Warmhalte- oder Präsentationsstationen zusammenstellen, im Gegensatz zum Menü-Service mit servierten Gängen am Platz. Er ermöglicht flexiblere Portionsgrößen und eine höhere Gästezahl pro Servicekraft.
Begriff öffnenFlying Buffet
Ein Flying Buffet ist eine Verpflegungsform, bei der Servicekräfte kleine Speisen auf Tabletts durch die Gästemenge tragen, statt sie an einer festen Buffetstation anzubieten. Es eignet sich besonders für Stehempfänge, Networking-Events und Vernissagen, bei denen Gäste in Bewegung bleiben sollen.
Begriff öffnenFingerfood
Fingerfood sind kleine, ohne Besteck essbare Speisen in mundgerechter Portionsgröße – von Canapés über Spieße bis zu Mini-Wraps. Es ist die Standardform für Stehempfänge, Flying Buffets und Networking-Events, bei denen Gäste ein Glas in der einen und einen Teller in der anderen Hand halten.
Begriff öffnenHACCP
HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Hygienekonzept zur systematischen Kontrolle von Gesundheitsgefahren im Lebensmittelbetrieb. Jeder Caterer in der EU muss kritische Kontrollpunkte – etwa Kühlketten, Gartemperaturen oder Warmhaltezeiten – identifizieren, überwachen und dokumentieren.
Begriff öffnenAllergenkennzeichnung
Allergenkennzeichnung ist die gesetzlich vorgeschriebene Ausweisung der 14 EU-Hauptallergene (u. a. Gluten, Milch, Nüsse, Sellerie) in angebotenen Speisen. Sie gilt in Deutschland, Österreich und der Schweiz auch für lose verkaufte Ware und Caterings, nicht nur für verpackte Lebensmittel.
Begriff öffnenKalkulation & Finanzen
Wareneinsatz
Wareneinsatz bezeichnet die Einkaufskosten der Lebensmittel und Getränke, die für ein Event tatsächlich verbraucht werden – die zentrale Kennzahl für die Kalkulation von Catering-Angeboten. Er wird meist als Prozentsatz vom Nettoumsatz ausgewiesen (Wareneinsatzquote) und liegt im Eventcatering üblicherweise zwischen 28 % und 35 %.
Begriff öffnenDeckungsbeitrag
Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der von einem Angebotspreis übrig bleibt, nachdem die variablen Kosten (vor allem Wareneinsatz und eventbezogenes Personal) abgezogen sind. Er zeigt, wie viel ein einzelnes Event zur Deckung der Fixkosten und zum Gewinn beiträgt – unabhängig von der Gesamtauslastung des Betriebs.
Begriff öffnenKalkulationsfaktor
Der Kalkulationsfaktor ist die Zahl, mit der die Wareneinsatzkosten multipliziert werden, um den Verkaufspreis zu ermitteln – etwa Faktor 3 bei Wareneinsatzkosten von 15 € führt zu einem Verkaufspreis von 45 €. Er ist die vereinfachte Umkehrung der Wareneinsatzquote und in der Praxis oft schneller anzuwenden.
Begriff öffnenKorkgeld (Corkage)
Korkgeld (englisch Corkage) ist eine Gebühr, die ein Caterer oder eine Location berechnet, wenn Kunden eigene Getränke – meist Wein oder Sekt – zum Event mitbringen und selbst servieren lassen. Sie kompensiert den entgangenen Getränkeumsatz sowie Serviceaufwand wie Kühlung, Gläser und Ausschank.
Begriff öffnenStornobedingungen
Stornobedingungen regeln, welche Kosten anfallen, wenn ein Kunde eine gebuchte Veranstaltung ganz oder teilweise absagt – gestaffelt nach Zeitpunkt der Absage vor dem Eventtermin. Sie sind fester Bestandteil jedes Catering- oder Locationvertrags und schützen vor bereits gebundenen Kapazitäten.
Begriff öffnenAnzahlung
Eine Anzahlung ist ein Teilbetrag des Angebotspreises, den der Kunde bei Vertragsabschluss oder zu einem festgelegten Zeitpunkt vor dem Event zahlt, um die Buchung verbindlich zu machen. Sie sichert dem Caterer Liquidität für Wareneinkauf und Personalplanung und reduziert das Risiko kurzfristiger Absagen.
Begriff öffnenKostenvoranschlag
Ein Kostenvoranschlag ist eine unverbindliche Preiseinschätzung ohne rechtliche Bindungswirkung – im Gegensatz zum Angebot, das bei Annahme durch den Kunden einen Vertrag begründet. Im Eventcatering wird der Begriff oft ungenau synonym zu 'Angebot' verwendet, was rechtlich problematisch werden kann.
Begriff öffnenUmsatzsteuer im Catering (7 % / 19 %)
Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen im Gastgewerbe dauerhaft der ermäßigte Steuersatz von 7 % – ausdrücklich auch für Catering-Unternehmen und Gemeinschaftsverpflegung, unabhängig davon, ob vor Ort verzehrt, geliefert oder abgeholt wird. Getränke bleiben mit 19 % besteuert; Ausnahmen bilden Milch- und Milchmischgetränke ab 75 % Milchanteil sowie Leitungswasser zum Mitnehmen, die ebenfalls 7 % tragen.
Begriff öffnenLeistungszeitraum
Der Leistungszeitraum ist der Zeitraum, in dem eine abgerechnete Leistung tatsächlich erbracht wurde – beim Eventcatering meist der Eventtag selbst, unabhängig davon, wann Angebot, Anzahlung oder Schlussrechnung gestellt werden. Er ist eine Pflichtangabe auf jeder ordnungsgemäßen Rechnung nach § 14 UStG.
Begriff öffnenGoBD
GoBD steht für 'Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form' – die Vorschrift der deutschen Finanzverwaltung für die revisionssichere, unveränderbare Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Sie betrifft Caterer direkt bei Angeboten, Rechnungen und Kassendaten, sobald diese digital erstellt oder verarbeitet werden.
Begriff öffnenPersonal & Schichten
Schichtplan
Ein Schichtplan weist dem Event- und Küchenpersonal konkrete Zeitfenster, Rollen und Einsatzorte für ein Event oder einen Zeitraum zu. Er ist die Planungsgrundlage für Personalkosten, Lohnabrechnung und die Frage, ob am Eventtag genug Servicekräfte, Köche und Aushilfen verfügbar sind.
Begriff öffnenSpringer
Ein Springer ist eine Servicekraft oder Aushilfe, die flexibel und kurzfristig einspringt, wenn im Schichtplan Personal fehlt – etwa bei Krankheit, No-Shows oder unerwartet hoher Gästezahl. Springer sind meist nicht fest für ein einzelnes Event eingeplant, sondern auf Abruf verfügbar.
Begriff öffnenSchichtübergabe
Die Schichtübergabe ist der strukturierte Informationsaustausch zwischen zwei Personalschichten während eines laufenden Events oder Betriebstags – etwa was bereits erledigt ist, welche Besonderheiten bei bestimmten Gästen zu beachten sind und was noch offen ist. Sie verhindert, dass Wissen mit der abtretenden Schicht verloren geht.
Begriff öffnenPersonalschlüssel
Der Personalschlüssel ist das Verhältnis von Personal zu Gästen, das für ein Event kalkuliert wird – etwa eine Servicekraft pro 15 Gäste. Er ist die zentrale Rechengröße für die Personalplanung und variiert stark nach Menüform, Eventtyp und Servicelevel.
Begriff öffnenMindestlohn im Gastgewerbe
Der gesetzliche Mindestlohn gilt in Deutschland auch für Aushilfen und Minijobber im Eventcatering und liegt 2026 bei 13,90 € brutto pro Stunde, ab 2027 dann bei 14,60 € (zweistufige Anhebung, beschlossen von der Mindestlohnkommission am 27.06.2025). Zusätzlich existieren teils tarifliche Mindestlöhne im Gastgewerbe einzelner Bundesländer, die über dem gesetzlichen Satz liegen können.
Begriff öffnenArbeitszeitgesetz bei Events
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt auch im Eventcatering maximale Arbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten – trotz der branchentypisch langen und unregelmäßigen Einsätze rund um Get-in, Event und Get-out. Die werktägliche Höchstarbeitszeit liegt bei 8, ausnahmsweise 10 Stunden, mit mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Einsätzen.
Begriff öffnenMinijob / Aushilfe im Eventservice
Eine Aushilfe auf Minijob-Basis darf 2026 bis zu 603 € im Monat verdienen, ohne dass Sozialversicherungspflicht für den Arbeitnehmer entsteht – im Eventcatering die häufigste Beschäftigungsform für flexibles Servicepersonal. Der Arbeitgeber zahlt trotzdem Pauschalabgaben und muss den Minijob bei der Minijob-Zentrale anmelden.
Begriff öffnenTrinkgeldregelung im Event-Service
Die Trinkgeldregelung legt fest, wie Trinkgeld bei Events gesammelt und unter dem Personal verteilt wird – etwa als Sammelbox mit anschließender gleichmäßiger Aufteilung oder individuell pro Servicekraft. Trinkgeld bleibt in Deutschland für Arbeitnehmer nach § 3 Nr. 51 EStG vollständig und ohne Obergrenze steuerfrei, solange es freiwillig vom Gast kommt und nicht Teil des vereinbarten Lohns ist.
Begriff öffnenVerleih & Logistik
Lieferschein
Ein Lieferschein dokumentiert, welche Waren, Mietartikel oder bereitgestellten Artikel zu einem Event geliefert wurden – unabhängig von der späteren Rechnung. Er dient als Übergabenachweis zwischen Caterer, Lieferant und Kunde und ist die Grundlage für die spätere Retoure von Mietequipment.
Begriff öffnenKommissionierung
Kommissionierung ist das Zusammenstellen aller für ein Event benötigten Artikel aus dem Lager – Geschirr, Mietmöbel, Deko und Technik – anhand einer Bestell- oder Packliste, bevor sie zur Location transportiert werden. Sie ist der Schritt zwischen Warenbestellung und Anlieferung.
Begriff öffnenPackliste
Eine Packliste ist die konkrete, meist artikelgenaue Aufstellung aller Waren und Mietartikel, die für ein bestimmtes Event verladen werden müssen – abgeleitet aus Angebot, Function Sheet und Bestellungen. Sie ist die operative Grundlage für die Kommissionierung im Verleih-Lager.
Begriff öffnenAnlieferung und Rücknahme
Anlieferung und Rücknahme bezeichnen die beiden logistischen Eckpunkte eines Verleih- oder Cateringauftrags: den Transport der Waren und Mietartikel zur Location vor dem Event und deren Abholung danach. Beide Zeitfenster werden separat mit Kunde und Location abgestimmt und oft eigenständig bepreist.
Begriff öffnenMietmöbel
Mietmöbel sind Tische, Stühle, Loungemöbel und weitere Einrichtungsgegenstände, die für die Dauer eines Events angemietet statt gekauft werden. Sie ermöglichen flexible Bestuhlungskonzepte, ohne dass Caterer oder Location eigenes Kapital in selten genutzte Sonderausstattung binden müssen.
Begriff öffnenBruchgeld / Bruchpauschale
Bruchgeld (auch Bruchpauschale) ist eine vorab vereinbarte Pauschale oder ein Prozentsatz auf die Mietsumme, die zerbrochene oder beschädigte Mietartikel abdeckt, ohne dass jedes Glas oder jeder Teller einzeln nachberechnet werden muss. Sie ersetzt die aufwendige Einzelabrechnung von Bruch bei Veranstaltungen mit vielen Gästen.
Begriff öffnenKaution
Eine Kaution ist ein Sicherheitsbetrag, den der Kunde vor Nutzung von Mietartikeln oder einer Location hinterlegt und der nach vollständiger, unbeschädigter Rückgabe zurückerstattet wird. Sie deckt Verlust, grobe Beschädigung oder verspätete Rückgabe ab, die über die reguläre Bruchpauschale hinausgehen.
Begriff öffnenSelbstabholung
Selbstabholung bedeutet, dass der Kunde gemietete oder bestellte Artikel selbst beim Verleiher oder Caterer abholt und zurückbringt, statt eine Anlieferung durch den Betrieb zu buchen. Sie senkt den Preis, verlagert aber Transportrisiko und Termintreue auf den Kunden.
Begriff öffnenMICE & Business-Events
Tagungspauschale
Eine Tagungspauschale ist ein Pauschalpreis pro Person und Tag für Firmenveranstaltungen, der Raummiete, Technik und Verpflegung (meist Kaffeepausen und Mittagessen) in einem Preis bündelt. Sie ist der Standard-Preisbaustein im MICE-Geschäft (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) für Tagungen, Seminare und Konferenzen.
Begriff öffnenMICE
MICE steht für Meetings, Incentives, Conferences und Exhibitions – den Sammelbegriff für geschäftliche Veranstaltungen jenseits klassischer Konsumentenevents. Er wird international als Branchenbezeichnung für das gesamte Segment aus Firmentagungen, Incentive-Reisen, Konferenzen und Messen verwendet.
Begriff öffnenIncentive-Veranstaltung
Eine Incentive-Veranstaltung ist eine von einem Unternehmen finanzierte Reise oder Veranstaltung, mit der Mitarbeitende oder Vertriebspartner für erreichte Ziele belohnt werden – oft kombiniert mit Rahmenprogramm, hochwertigem Catering und Erlebnischarakter. Sie unterscheidet sich von klassischen Firmenfeiern durch den expliziten Belohnungs- und Motivationszweck.
Begriff öffnenKick-off-Veranstaltung
Eine Kick-off-Veranstaltung markiert den offiziellen Start eines Projekts, Geschäftsjahrs oder einer Vertriebsperiode – meist als halb- bis eintägiges Format mit Präsentationen, Teambuilding-Elementen und gemeinsamem Essen. Sie dient primär der internen Ausrichtung und Motivation, weniger der externen Repräsentation.
Begriff öffnenHybrid-Event
Ein Hybrid-Event kombiniert eine Vor-Ort-Veranstaltung mit einer parallelen Online-Übertragung für Teilnehmende, die nicht physisch anwesend sind. Es verbindet damit Reichweite (digitale Teilnahme) mit dem persönlichen Erlebnis vor Ort, verlangt aber zusätzliche Technik und Koordination.
Begriff öffnenBreakout-Session
Eine Breakout-Session ist ein kleinerer, thematisch fokussierter Programmpunkt innerhalb einer größeren Konferenz oder Tagung, bei dem Teilnehmende in Gruppen aufgeteilt parallel unterschiedliche Themen bearbeiten. Sie ergänzt das Hauptprogramm (Plenum) um interaktivere, kleinere Formate.
Begriff öffnenTeilnehmermanagement
Teilnehmermanagement umfasst alle Prozesse rund um Anmeldung, Bestätigung, Änderungen und finale Teilnehmerliste einer Veranstaltung – von der ersten Einladung bis zur Check-in-Liste am Eventtag. Es ist besonders bei MICE-Events mit vielen externen Teilnehmenden ein eigener Planungsbereich.
Begriff öffnenRSVP
RSVP (französisch 'répondez s'il vous plaît' – 'bitte antworten Sie') ist die Aufforderung an eingeladene Gäste, ihre Teilnahme verbindlich zu- oder abzusagen. Im Eventcatering ist die RSVP-Rücklaufquote die wichtigste Grundlage für die finale Pax-Zahl und damit für Wareneinsatz und Personalplanung.
Begriff öffnenWir respektieren deine Privatsphäre
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