RSVP

RSVP-Fristen werden meist 1 bis 3 Wochen vor dem Event gesetzt, damit genug Vorlauf für Bestellungen und Schichtplanung bleibt – trotzdem erreichen viele Events selbst bei klarer Frist nur eine Rücklaufquote von 60 bis 80 %, der Rest bleibt unklar bis kurz vor dem Termin oder erscheint unangemeldet als No-Show beziehungsweise Spontangast.

Digitale RSVP-Systeme mit automatischen Erinnerungen erhöhen die Rücklaufquote spürbar gegenüber reiner E-Mail-Kommunikation, weil Erinnerungen gezielt an noch nicht Geantwortete gehen, statt alle Gäste erneut zu kontaktieren. Für die Kalkulation empfiehlt sich trotzdem ein Puffer zwischen RSVP-Zahl und tatsächlich bestellter Menge – wie hoch dieser ausfällt, hängt stark vom Eventtyp ab: Bei kostenpflichtigen Tickets ist er kleiner als bei kostenlosen internen Firmenevents.