Stornobedingungen

Wie ist die typische Storno-Staffel aufgebaut?

Üblich ist eine Staffelung, die sich am Vorlauf orientiert:

Absage vor dem Termin	Übliche Stornogebühr
mehr als 3 Monate	0–10 % des Angebotspreises
4–8 Wochen	ca. 50 %
innerhalb der letzten 2 Wochen	80–100 %

Der Hintergrund: Kurzfristig freiwerdende Termine lassen sich kaum noch neu vermarkten, während Personal und Wareneinkauf oft schon fest eingeplant sind. Je näher die Absage am Termin, desto weniger lässt sich der entstandene Aufwand noch durch einen Ersatzauftrag kompensieren.

Was muss im Vertrag eindeutig geregelt sein?

Für Caterer ist entscheidend, dass die Staffelung im Vertrag eindeutig formuliert ist und sich auf ein klar definiertes Referenzdatum bezieht – Streit entsteht meist dann, wenn unklar bleibt, ob das Datum der schriftlichen Kündigung oder ein mündlich genanntes Datum zählt. Eine schriftliche Bestätigung der Stornierung mit Eingangsdatum ist deshalb Standard, nicht nur eine Formalität.

Was passiert mit der Anzahlung bei einer Stornierung?

Eine bereits gezahlte Anzahlung wird bei Storno in der Regel anteilig mit der Stornogebühr verrechnet, nicht zusätzlich einbehalten. Liegt die Stornogebühr unter der geleisteten Anzahlung, wird die Differenz an den Kunden zurückerstattet; liegt sie darüber, muss der Kunde den fehlenden Betrag nachzahlen. Diese Verrechnungslogik sollte im Vertrag ebenso klar stehen wie die Staffel selbst, weil sie in der Praxis genauso häufig zu Rückfragen führt.

Gelten Stornobedingungen auch bei Teilabsagen?

Bei Teilabsagen – etwa wenn die Pax-Zahl deutlich sinkt, das Event aber stattfindet – greifen klassische Stornostaffeln oft nicht direkt, weil kein vollständiger Rücktritt vorliegt. Viele Verträge regeln deshalb zusätzlich eine Mindestabnahmemenge oder eine Toleranzgrenze, unterhalb derer eine Reduzierung wie eine Teilstornierung behandelt wird. Fehlt diese Regelung, bleibt unklar, ob und wie eine deutliche Reduzierung der Gästezahl kurz vor dem Termin abgerechnet wird.

Wie unterscheiden sich Stornobedingungen zwischen Location und Caterer?

Bei Events mit getrennten Verträgen für Location und Catering gelten oft unterschiedliche Stornostaffeln – die Location bindet meist einen festen Raum über Monate und storniert entsprechend strenger, während ein Caterer flexibler auf andere Aufträge umdisponieren kann. Für Kunden ist das oft unübersichtlich, wenn zwei Verträge zwei verschiedene Fristen und Prozentsätze vorsehen.

Wer Location und Catering aus einer Hand anbietet, kann Stornobedingungen einheitlich gestalten und damit ein Stück Komplexität aus dem Vertrag nehmen, was Kunden in Verhandlungen oft positiv auffällt.

Gibt es Ausnahmen von der Stornogebühr?

Höhere Gewalt (schwere Erkrankung, Todesfall, behördlich angeordnete Absagen) wird in vielen Verträgen als Ausnahme von der regulären Staffel behandelt, oft mit reduzierter oder ganz erlassener Gebühr. Eine klare Definition, was als höhere Gewalt zählt, verhindert spätere Diskussionen darüber, ob ein Einzelfall unter diese Ausnahme fällt.