KI-Assistent: mit Univents chatten

Der Univents Assistant ist ein Chat-Fenster direkt in deinem Account. Er kennt deine Events, dein Team und deine Anfragen, beantwortet Fragen in normaler Sprache und kann auf Wunsch auch Aufgaben für dich übernehmen. So sparst du dir das Klicken durch viele Menüs.

Den Assistenten öffnen

Der Assistent sitzt als rundes Symbol unten rechts in der Ecke deines Bildschirms. So startest du ein Gespräch:

1. Klicke unten rechts auf das runde Chat-Symbol (Univents Assistant öffnen).
2. Das Chat-Fenster klappt auf. Beim ersten Öffnen siehst du eine kurze Begrüßung und ein paar Beispielfragen.
3. Tippe deine Frage in das Eingabefeld Frag mich was… (Enter senden) und drücke Enter, um sie abzuschicken.

Zum Zuklappen klickst du oben rechts im Fenster auf Schließen (das X) oder drückst die Esc-Taste. Hinweis: Der Assistent ist aktuell nur am Desktop verfügbar, nicht auf dem Smartphone. Das Fenster bleibt während deiner Arbeit offen, sodass du jederzeit eine neue Frage stellen kannst.

Fragen stellen und Beispiele nutzen

Du musst keine Befehle auswendig lernen, schreib einfach so, wie du sprichst. Wenn das Gespräch noch leer ist, begrüßt dich der Assistent und zeigt dir unter Zum Beispiel: drei anklickbare Vorschläge:

• Welche Events sind heute?
• Erstell Angebot mit Wedding-Template
• Wer ist nächste Woche verfügbar?

Ein Klick auf einen dieser Vorschläge setzt den Text direkt ins Eingabefeld, du kannst ihn dann noch anpassen oder gleich abschicken. Der Assistent bezieht dabei mit ein, auf welcher Seite du gerade bist: Oben im Fenster siehst du den aktuellen Bereich angezeigt. Stellst du also eine Frage, während du ein Event geöffnet hast, weiß der Assistent in der Regel, welches Event du meinst, ohne dass du es noch einmal nennen musst.

Was der Assistent alles kann

Die drei Beispiele oben sind nur ein Ausschnitt. Der Assistent deckt praktisch alle Bereiche von Univents ab — hier ein Überblick, in welchen Bereichen du ihn einsetzen kannst:

Daneben deckt der Assistent weitere Bereiche ab, etwa Locations, Buchungsseiten, Automatisierungsregeln und die Einstellungen deines Workspace.

Kunden zu einem Produkt finden (Rückwärtssuche)

Du erinnerst dich an ein Gericht, aber nicht mehr daran, wer es bestellt hat? Frag den Assistenten einfach danach:

• „Wer hat schon mal Fleischkäse Variationen bestellt?"
• „Welche Kunden hatten Schnitzel paniert im Angebot?"
• „Zeig mir alle Kunden mit Kaffee-Catering, sortiert nach Umsatz."

Der Assistent durchsucht alle Angebote, Rechnungen und Lieferscheine deines Workspace — auch Positionen, die ihr frei getippt und nie mit einem Produkt aus dem Katalog verknüpft habt. Zurück bekommst du die Kunden mit Anzahl Belege (Angebote und Rechnungen getrennt), bestellter Menge, Nettoumsatz und dem Datum des letzten Belegs. Praktisch für gezielte Wiederangebote: „Wer hatte das letztes Jahr und dieses Jahr noch nicht?"

Zwei Dinge dazu:

• Auch alte Schreibweisen werden gefunden. Wurde ein Produkt zwischenzeitlich umbenannt, findet die Suche die alten Belege trotzdem, weil sie zusätzlich über das Produkt aus deinem Katalog sucht.
• Du brauchst Zugriff auf Finanzdokumente. Die Antwort stammt aus euren Angeboten und Rechnungen. Ohne diese Berechtigung sagt der Assistent das, statt eine leere Liste zu zeigen.

Positionen auf einem Beleg ändern, umsortieren und löschen

Auf einem Entwurf kann der Assistent Positionen nicht nur anlegen, sondern auch ändern und umsortieren:

• Ändern: „Setz die Menge von Buffet Standard auf 135“, „Der Stückpreis der Anfahrt ist 45 €“, „Gib der Position 10 % Rabatt“. Änderbar sind Menge, Stückpreis, Bezeichnung, Beschreibung, Rabatt, Steuersatz und die Einheiten.
• Umsortieren: „Setz Anfahrt und Biertische ans Ende“. Der Assistent sortiert dabei einen Abschnitt komplett neu.
• Löschen: „Nimm die Servietten raus.“

Ein paar Dinge, die dir dabei Arbeit sparen:

• Der Name genügt. Du musst keine Position heraussuchen — nenne sie so, wie sie auf dem Beleg steht. Passt der Name auf mehrere Zeilen („Buffet“ bei drei Buffet-Positionen), fragt der Assistent nach und zeigt dir die Treffer zur Auswahl, statt zu raten.
• Die Belegnummer genügt. „Ändere auf ANG-0042 die Menge …“ funktioniert direkt, du musst den Beleg nicht erst öffnen.
• Er nennt die neuen Zahlen. Nach der Änderung sagt er dir die neue Zeilensumme und die neue Belegsumme — und zwar die, die wirklich gespeichert wurde, nicht seine eigene Rechnung.

Löschen betrifft nur diesen Beleg

Bittest du den Assistenten, eine Position zu entfernen, entfernt er sie aus genau diesem Beleg — genau wie das X im Positions-Editor. Die verknüpfte Buchungsposition und dieselbe Position auf anderen Entwürfen derselben Veranstaltung bleiben bestehen.

Soll wirklich alles weg, sag es ausdrücklich („auch aus der Buchung“, „aus allen Belegen“). Dann zeigt dir der Assistent vorher eine Bestätigungskarte mit den betroffenen Belegen und wartet auf dein Bestätigen.

Wenn eine Änderung weiterwirkt

Manche Positionen hängen zusammen: Eine Position, die aus einer Buchung stammt, steht oft auch auf einem Lieferschein; die Bestandteile eines Pakets rechnen sich neu, wenn du die Menge des Pakets änderst. Der Assistent sagt dir dazu, wenn eine Änderung weitere Belege erreicht hat. Kann er es nicht sicher feststellen, sagt er auch das — statt zu behaupten, es sei nichts weiter passiert.

Gesendete Belege bleiben gesperrt

Auf einem gesendeten Angebot, einer angenommenen Bestellung oder einer ausgestellten Rechnung ändert der Assistent nichts, auch nicht die Reihenfolge. Er erklärt dir stattdessen den Weg: ein neues Angebot anlegen oder die Rechnung über eine Korrektur bzw. Gutschrift berichtigen. Einen neuen Entwurf legt er dabei nur an, wenn du ihn darum bittest.

Und: Positionen anlegen, ändern und löschen setzt das Recht voraus, Finanzen zu bearbeiten. Wer Finanzen nur lesen darf, bekommt vom Assistenten eine entsprechende Meldung; Belege anzeigen funktioniert weiterhin.

Was der Assistent darf, hängt an deiner Rolle

Der Assistent hat nie mehr Rechte als du selbst. Er ist eine zweite Bedienoberfläche für Univents, keine Abkürzung an den Berechtigungen vorbei — das gilt im Chat genauso wie über eine externe Anbindung (zum Beispiel Claude).

Dabei zählen zwei Stufen getrennt:

• Ansehen und auswerten braucht das Leserecht auf den jeweiligen Bereich. Fehlt es, sagt der Assistent das offen, statt eine leere Liste zu zeigen.
• Etwas anlegen, ändern, löschen oder verschicken braucht dasselbe Anlegen-, Bearbeiten- bzw. Löschen-Recht, das du auch zum Klicken in der App brauchst. Wer einen Bereich nur ansehen darf, bekommt dort vom Assistenten einen Hinweis auf die fehlende Berechtigung — er führt die Aktion nicht ersatzweise aus.

Das betrifft zum Beispiel App-Zugang vergeben oder entziehen, Bestuhlungspläne und Function-Sheets, Sammel-Nachrichten an Crew oder Kundschaft, E-Mails aus dem Postfach verschicken und beantworten, Angebote aus einer E-Mail und eigene Zusatz-Feiertage.

Soll jemand mehr über den Assistenten erledigen können, ändert ihr nicht den Assistenten, sondern die Rolle der Person unter Einstellungen → Rollen.

„Wo finde ich …?“ fragen

Wenn du einen Bereich suchst, frag einfach danach — zum Beispiel „wo kann ich die Positionen ändern“ oder „wo stelle ich die Mehrwertsteuer ein“. Der Assistent nennt dir den Weg durchs Menü in einer Zeile und verlinkt darunter den Hilfe-Artikel, aus dem die Angabe stammt. Anschließend bietet er dir an, dich direkt hinzubringen; das passiert erst, wenn du zustimmst.

Findet er den Weg nicht in der Dokumentation, sagt er das offen und bietet dir stattdessen an, zu einem passenden Bereich zu navigieren. Er rät nie — ein erfundener Menüpfad würde dich mehr Zeit kosten als eine ehrliche Auskunft.

Vollständige Listen: der Assistent sagt, was er noch nicht gesehen hat

Wenn du nach vielen Datensätzen fragst — „wie viele Produkte habe ich?", „liste alle Artikel unter 1 €" —, lädt der Assistent sie seitenweise, nicht auf einen Schlag. Er kennt dabei die exakte Gesamtzahl und sagt dir, wenn er erst einen Teil davon gesehen hat: dann nennt er die Zahl der noch fehlenden Einträge oder lädt sie nach, statt aus der ersten Seite auf den ganzen Bestand zu schließen.

Praktisch heißt das:

• „Das sind alle" sagt er nur, wenn er wirklich alle geladen hat.
• „So ein Produkt gibt es nicht" sagt er erst, wenn er alle Seiten durchgesehen hat — vorher lädt er weiter.
• Willst du eine echte Gesamtzahl, frag ruhig direkt danach („wie viele sind es insgesamt?"). Die Zahl kommt aus der Datenbank, nicht aus einer Schätzung.

Filterst du dabei (etwa nach einer Kategorie oder einem Suchbegriff), bezieht sich die Gesamtzahl auf genau diesen Filter.

Was der Assistent nicht behauptet

Der Assistent antwortet nur auf Grundlage dessen, was er tatsächlich gelesen hat — aus deinen Daten oder aus einer Quelle, die er mit einer Nummer wie [1] belegt. Wo ihm beides fehlt, sagt er das und bietet an nachzusehen, statt eine plausible Vermutung auszugeben. Das betrifft vor allem drei Fälle:

• Zahlen und Mengen. Warum eine Position eine bestimmte Menge hat, wie viele Datensätze es gibt, was etwas kostet — dafür schaut er nach.
• „Gibt es die Funktion X?" Ob eine Einstellung, eine Automatisierungs-Aktion oder ein Feld existiert, schlägt er nach, statt es aus dem Gedächtnis zu bejahen oder zu verneinen.
• Formate und Rechtliches. Welches E-Rechnungs-Format erzeugt wird, welche Frist gilt: nur mit Beleg oder gar nicht.

Ein ehrliches „weiß ich nicht, soll ich nachsehen?" ist hier Absicht. Eine erfundene Zahl kostet dich mehr Zeit als eine Rückfrage — und ist im Zweifel nicht als falsch erkennbar.

Beim Löschen gilt dasselbe Prinzip: War ein Produkt schon gelöscht, sagt er „war bereits gelöscht" statt einer Fehlermeldung. Findet er zu einer Nummer nichts, probiert er es nicht mit der nächsten, sondern sucht den richtigen Datensatz.

Per Sprache diktieren

Wenn dein Browser es unterstützt, kannst du deine Frage auch sprechen statt tippen. Neben dem Eingabefeld erscheint dann ein Mikrofon-Symbol.

1. Klicke auf das Mikrofon (Spracheingabe starten).
2. Erlaube dem Browser einmalig den Zugriff auf dein Mikrofon, falls er danach fragt.
3. Sprich deine Frage, der gesprochene Text erscheint laufend im Eingabefeld.
4. Klicke erneut auf den Button (Spracheingabe stoppen), um die Aufnahme zu beenden.

Bereits getippter Text bleibt erhalten, das Diktat wird einfach angehängt. Anschließend kannst du den Text noch korrigieren und wie gewohnt mit Enter absenden. Erscheint kein Mikrofon, unterstützt dein Browser die Funktion nicht, dann tippe deine Frage einfach.

Bilder und Dateien anhängen

Neben dem Eingabefeld findest du eine Büroklammer. Damit hängst du ein Bild (z. B. einen Screenshot), ein PDF, ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle an deine Nachricht an — der Assistent sieht den Inhalt und kann damit arbeiten, etwa Aufgaben aus einer Liste im Bild übernehmen.

Gut zu wissen: Die zuletzt angehängten Bilder behält der Assistent im Gespräch — du kannst dich also auch eine Nachricht später noch auf einen Screenshot beziehen („und jetzt leg daraus Aufgaben an"). Hängst du viele Bilder nacheinander an, bleiben die drei jüngsten sichtbar; ältere kann er nicht mehr ansehen und sagt dir das, statt zu raten — dann hängst du das Bild einfach erneut an. Bei PDFs, Word- und Excel-Dateien bleibt der Text im ganzen Gespräch verfügbar.

Modell wählen: Simpel oder Komplex

Über dem Eingabefeld findest du den Umschalter Modell mit den zwei Optionen Simpel und Komplex.

• Simpel ist die Standardeinstellung und für die meisten Fragen und Aufgaben schnell genug.
• Komplex setzt ein leistungsstärkeres Modell ein, das sich für schwierigere Aufgaben eignet — dafür weist der Button direkt daneben auf höhere Kosten pro Nachricht hin.

Deine Wahl gilt für das laufende Gespräch: Solange du im selben Gespräch bleibst, bleibt die Einstellung erhalten, auch wenn du zwischendurch die Seite wechselst. Ein neues Gespräch startet wieder mit Simpel. Während eine Antwort läuft, lässt sich der Umschalter nicht bedienen.

Wenn das KI-Guthaben aufgebraucht ist

Sowohl Fragen als auch Aktionen des Assistenten verbrauchen KI-Guthaben deines Workspace — bei Komplex entsprechend mehr als bei Simpel. Ist das Guthaben aufgebraucht, zeigt der Assistent die Meldung KI-Guthaben aufgebraucht. Bitte lade dein Guthaben auf, um weiter mit der KI zu arbeiten. an. Wie du deinen Kontostand einsiehst, dein Guthaben auflädst oder eine automatische Aufladung einrichtest, erfährst du in KI-Guthaben und Nutzung.

Aktionen bestätigen

Der Assistent beantwortet nicht nur Fragen, er kann auch Dinge erledigen, zum Beispiel ein Dokument versenden oder eine Zahlung buchen. Damit nichts ungewollt passiert, fragt er vor solchen Schritten nach. Es erscheint eine Karte mit einer Überschrift, was er vorhat, einer kurzen Zusammenfassung und den Details.

• Mit Bestätigen führst du die Aktion aus.
• Mit Abbrechen verwirfst du sie, es geschieht dann nichts.

Nach dem Bestätigen schrumpft die Karte zu einer kurzen Zeile zusammen. Über Details kannst du sie wieder aufklappen und nachsehen, was genau passiert ist und wann. Wartet eine Bestätigung zu lange, läuft sie ab (Bestätigung abgelaufen — bitte neu eingeben), gib deine Anweisung dann einfach erneut ein.

Große Aufträge: der Assistent pausiert statt abzubrechen

Für Aufträge, die viele Schritte brauchen — etwa „lege diese 40 Artikel an“ oder „räum die Testprodukte weg“ — arbeitet der Assistent Schritt für Schritt. Zwei Grenzen können dabei erreicht werden:

• Er hat das Limit von 16 Arbeitsschritten pro Nachricht erreicht.
• Er nähert sich dem Zeitlimit für eine einzelne Nachricht.

In beiden Fällen bricht er nicht stillschweigend ab, sondern schreibt eine Notiz in den Chat und pausiert. Schreib dann einfach weiter, und er macht genau an der Stelle weiter, an der er aufgehört hat. Bereits erledigte Schritte wiederholt er nicht.

Alles, was der Assistent bis zur Pause getan hat, steht im Gesprächsverlauf — du siehst also jederzeit, wie weit er gekommen ist.

Wenn du mittendrin neu lädst

Der Verlauf wird während der Arbeit fortlaufend gespeichert, nicht erst am Ende. Lädst du die Seite mitten in einem langen Auftrag neu oder schließt den Tab, ist alles bis zu diesem Punkt weiterhin da, wenn du das Gespräch wieder öffnest. Ein unterbrochener Auftrag hinterlässt also keinen leeren Chat mehr.

Ein Auftrag pro Unterhaltung

Pro Unterhaltung arbeitet der Assistent immer nur an einer Sache gleichzeitig. Schickst du eine zweite Nachricht ab, während noch ein Auftrag läuft — etwa aus einem zweiten Tab oder direkt nach Antwort stoppen —, nimmt er sie nicht an und meldet: Für diese Unterhaltung läuft gerade noch ein Auftrag. Warte bitte, bis er fertig ist, und schick deine Nachricht dann noch einmal.

Das ist Absicht: Zwei gleichzeitige Aufträge auf derselben Unterhaltung könnten dieselbe Anweisung doppelt ausführen — und damit zum Beispiel Produkte zweimal löschen oder zweimal anlegen. Deine Nachricht bleibt als Nachricht im Verlauf stehen, du kannst sie also von dort kopieren und erneut abschicken, sobald der laufende Auftrag fertig ist.

Möchtest du parallel etwas anderes fragen, starte über das Stift-Symbol ein neues Gespräch — dort kannst du sofort weiterarbeiten.

Frühere Gespräche wiederfinden

Deine Gespräche werden gespeichert, du kannst also jederzeit zu einem alten Verlauf zurückkehren.

1. Klicke oben im Fenster auf das Sprechblasen-Symbol (Gespräche anzeigen).
2. Die Ansicht Gespräche zeigt alle bisherigen Verläufe mit Titel und Datum.
3. Klicke auf einen Eintrag, um das Gespräch wieder zu öffnen.

Möchtest du frisch starten, klicke oben auf das Stift-Symbol (Neues Gespräch starten). Während eine Antwort läuft, siehst du den Hinweis Antwort läuft…, und der Sende-Button wird zum Stopp-Button: Mit Antwort stoppen brichst du eine laufende Antwort jederzeit ab.

Tipps

• Sei konkret: Je genauer deine Frage, desto präziser die Antwort. Statt „Zeig mir Events" lieber „Welche Events sind diese Woche?".
• Nutze den Kontext: Öffne erst das passende Event oder die Anfrage, dann kann sich der Assistent direkt darauf beziehen.
• Prüfe Bestätigungskarten: Lies bei Aktionen wie dem Versand von Dokumenten kurz die Zusammenfassung, bevor du auf Bestätigen klickst.
• Kontrolliere Beträge auf Belegen: Legt der Assistent Positionen an, trägt er Stückpreis und Mengen getrennt ein (z. B. 1 × 3 Personen × 3 Stunden × 39,92 €). Bei Produkten, die pro Person oder pro Stunde abgerechnet werden, wirf vor dem Versenden einen Blick auf die Zeilensumme: die Mengen stammen aus deinem Event, und steht dort eine andere Personenzahl oder Dauer als vereinbart, rechnet die Position damit.
• Folge den Quellen: Bei Fragen zu Univents-Funktionen oder deiner Wissensdatenbank markiert der Assistent jede belegte Aussage direkt im Text mit einer kleinen nummerierten Quellenangabe wie [1]. Tippe sie an oder fahre darüber für den Textauszug; bei Hilfe-Artikeln öffnet ein Klick den Artikel in einem neuen Tab. Mehr dazu in KI-Antworten mit Quellenangaben (Wissensdatenbank).