August 2025: zwei, vielleicht drei Veranstaltungen im ganzen Monat. August 2026: dreißig. Dazwischen liegt kein neues Haus und kein doppeltes Team — sondern der Punkt, an dem Ernst Pühringer klar wurde, dass sich das mit der Zeit nicht mehr ausgeht.
Pühringer ist Inhaber und Geschäftsführer vom Hotel und Gasthof Hölle in Salzburg: 60 Betten, ein Restaurant mit rund 180 Sitzplätzen und ein Eventbereich, der seit Jahren stetig wächst. Im Eventgeschäft ist das Haus seit ungefähr 30 Jahren tätig — mit dem Vorteil, dass das Equipment im eigenen Haus liegt. Gecatert wird bis zu 2.000 Personen.
Kurzprofil
- Hotel und Gasthof Hölle, Stadt Salzburg
- 60 Betten, Restaurant mit ca. 180 Sitzplätzen, eigener Eventbereich
- rund 30 Mitarbeiter plus Leihpersonal
- seit ca. 30 Jahren im Eventgeschäft, Equipment im eigenen Haus
- Caterings bis 2.000 Personen
Vorher: vier Zettel für ein Event
Die Anfragen kamen anfangs schlicht per E-Mail. Später baute das Team eine eigene Catering-Homepage mit Anfrage-Button, damit wenigstens ein paar Eckdaten gleich mitkommen — denn oft wissen Gäste selbst noch nicht, was sie brauchen, und schreiben nur die Hälfte hinein.
Was danach kam, war Handarbeit. Das Angebot entstand in einer Word-Vorlage, in der eine Excel-Tabelle steckte. Jede Position wurde einzeln ausgerechnet, ohne Produktdatenbank im Hintergrund:
„Der kriegt heute Fingerfood, fünf Stück pro Person — und das haben wir immer wieder einzeln machen müssen.“
Aus diesem Word-Dokument wurde das Angebot als PDF verschickt, zusammen mit Speisekarte, Fingerfood- oder Getränkeauswahl. Sagte der Gast zu, entstand aus demselben Dokument das Functionsheet: In der Vorlage standen Wassergläser, Weingläser, Teller — und alles, was für dieses Event nicht gebraucht wurde, musste von Hand herausgelöscht werden. Das Functionsheet ging als vierter Zettel in die Küchenproduktion. Danach kam der Mitarbeiter-Einsatzplan: acht Kellner, vier Köche, zwei Hausmeister, Zeiten von–bis in einer Excel-Liste, ausgehängt in der Küche und im Cateringbereich. Dazu eine Excel-Monatsübersicht nach Datum: Eventname, Personalbedarf, erwarteter Umsatz. Und ganz am Ende die Rechnung — separat, aus dem Hotelprogramm an der Rezeption.
Der Punkt, an dem es nicht mehr aufging
Die Angebote schrieb Pühringer ausschließlich selbst. Nebenbei ist er Spartenobmann in der Wirtschaftskammer Salzburg — mindestens zwei Tage die Woche. Dazu Familie und Betrieb.
„Irgendwann ist das Ganze einfach zu viel geworden. Ich bin nur noch dagesessen und habe Angebote geschrieben.“
Der Vergleich, der es endgültig entschied: Im August des Vorjahres waren es zwei bis drei Veranstaltungen. In diesem August waren es dreißig.
Die Entscheidung
Das Haus sah sich mehrere Programme an. Den Ausschlag gaben am Ende weniger Funktionslisten als der erste Eindruck im Videocall, das Preis-Leistungs-Verhältnis und die Erreichbarkeit — gerade freitagnachmittags:
„Wenn ich Angebote schreibe, dann muss ich das am Freitagnachmittag rausbringen, weil ich unter Umständen am Wochenende eine Hochzeit habe und keine Zeit. Und die Leute wollen das Montag in der Früh am Schreibtisch haben.“
Dazu kam, dass sich das Produkt laufend weiterentwickelt: „Es ist nicht so, dass es steht.“
Was sich in Zahlen geändert hat
Im laufenden Jahr liegt der Catering-Umsatz 120 % über dem Vorjahr — und das Vorjahr war bereits stark. Zusammengerechnet kommt das Haus auf knapp 200 Events im Jahr, von der Vorstandssitzung bis zum Catering für 2.000 Personen.
Beim Angebotsschreiben selbst sagt Pühringer:
„Ich schaffe jetzt tatsächlich die doppelte Menge an Angeboten in der halben Zeit.“
Gerechnet heißt das: für ein einzelnes Angebot bleibt ein Viertel der früheren Zeit übrig, also rund 75 % weniger Aufwand pro Angebot. Möglich wird das durch Vorlagen und dadurch, dass Kundenstamm und Locations hinterlegt sind:
„Standardangebote wie Fingerfood, geliefert zu einem Firmenfest mit Aufbau — das habe ich in einer Minute. Wenn die Firma schon angelegt ist, geht es noch schneller.“
Komplexe Anfragen bleiben komplex. Eine Hochzeit, die von 11 bis 2 Uhr nachts läuft, ist nie ein Ein-Minuten-Angebot.
Der Anruf, den es nicht mehr gibt
Der eigentliche Gewinn ist für Pühringer aber kein Zeitwert, sondern eine Fehlerklasse, die verschwunden ist. Angebot, Rechnung, Functionsheet, Lieferschein und Küchenproduktion hängen jetzt zusammen, statt viermal neu abgetippt zu werden.
„Die Mannschaft ist an der Location, arbeitet, die Gäste sind da — und dann der Anruf: Ich habe das vergessen, bring mir das schnell nach. Das ist weg, das haben wir nicht mehr.“
Am deutlichsten wird das beim Thema Unverträglichkeiten:
„Wir haben ein Buffet für 150 Personen, und dazu ein Essen vegetarisch, vegan, glutenfrei — alles, was du dir vorstellen kannst. Und genau das haben wir vergessen. Weißt du, was das für einen Stress auslöst?“
In Excel konnte diese eine Zeile untergehen. Und wer in Salzburg cateret, ist schnell nicht mehr fünf Minuten vom Betrieb entfernt: In die Gebirgsgauen fährt man anderthalb Stunden. Dann fängt der Stress erst richtig an.
Seit einer Woche ist außerdem das Postfach mit den Events verknüpft:
„Die Einbindung der E-Mails und die Verknüpfung mit dem Event, das ist großartig. Mir taugt das voll — alle sehen es mit.“
Seine Frau, seit anderthalb Jahren Catering-Leiterin im Haus, sieht den Mailverkehr zu jedem Event, ohne nachzufragen.
Was ehrlich noch offen ist
Pühringer sagt selbst, er sei „noch nicht in der Endausbaustufe“. Den automatischen Versand hat er bewusst noch nicht eingeschaltet — erst sollen die Mailvorlagen sitzen. Und die Umstellung auf die neue Version war „am Anfang ein bisschen holprig“.
Die zähste Hürde war intern. In der Küche wurden aus den fertigen Angeboten weiterhin eigene Word-Listen abgeschrieben — genau die Fehlerquelle, die die Umstellung beseitigen sollte. Gelöst wurde das nicht mit Nachdruck, sondern mit einem eigenen Lieferschein für die Küche direkt aus dem System.
„Ein Küchenchef ist zum Kochen da und nicht zum Papierschreiben. Und wenn er das automatisch aus dem Programm herausziehen kann, dann kann er auch nichts vergessen.“
Für wen es passt — und für wen nicht
Pühringer ist bei der Empfehlung präzise. Passend findet er es für den Catering- und Event-Mittelstand — Betriebe, die Veranstaltungen bis etwa 1.000 bis 2.000 Gäste stemmen.
Nicht empfehlen würde er es für tägliche Abo-Verpflegung, etwa die Belieferung eines Kindergartens: zu aufwendig, dafür gebe es einfachere Programme. Ebenso wenig lohnt es sich bei zwei Veranstaltungen im Monat. Und für Großevents mit 60.000 oder 70.000 Gästen, sagt er offen, könne er es nicht beurteilen.
„Aus meiner Sicht ist es ein super Programm für den Mittelstand. Wir machen Caterings bis zu 2.000 Leute, und da ist es perfekt aufgestellt dafür.“
Ein Satz zum Schluss
Gefragt, was sich verändert hat, braucht Pühringer zwei:
„Bei uns hat sich der Ablauf komplett geändert. Wir sind nicht mehr so fehleranfällig wie vorher.“
Und den Grund, warum er überhaupt umgestellt hat, formuliert er so:
„Für mich war die Entscheidung für ein professionelles Programm einfach: dass wir Luft bekommen für unsere eigentliche Arbeit — im Restaurant, an der Rezeption, in der Küche. Und nicht in der Verwaltung.“