„Da kannst du nicht mehr mit Zettel und Papier arbeiten.“ Philipp Koch, Prokurist bei LH-Catering in Offenbach am Main, beschreibt damit keinen Zustand von früher, sondern die Größenordnung, in der sein Betrieb heute arbeitet: 500 bis 600 Veranstaltungen im Jahr, dazu 150 bis 250 kleinere Lieferungen im Monat. Der Weg dorthin führte über vier Software-Lösungen, die nebeneinander liefen — und über Planungsfehler, die irgendwann zur Tagesnormalität geworden waren.
Kurzprofil
- LH-Catering (Lofthouse Catering GmbH), Offenbach am Main
- Event-Catering B2B, seit 25 Jahren am Markt
- 30 feste Mitarbeiter, Sales, Küche und Logistik unter einem Dach
- 500 bis 600 Veranstaltungen im Jahr, von 80 Teilnehmern bis knapp 1.000 Gästen
- 150 bis 250 kleinere Lieferungen im Monat für Workshops und Meetings
- seit einiger Zeit zusätzlich eine eigene Eventlocation in Offenbach
Ein Caterer, der aus der Zettelwirtschaft herausgewachsen ist
LH-Catering ist seit 25 Jahren im Event-Catering zu Hause, spezialisiert auf den B2B-Bereich. Gearbeitet wird klassisch außer Haus — beim Kunden vor Ort oder in dessen angemieteter Location. Seit einiger Zeit kommt eine eigene Eventlocation in Offenbach dazu. Sales, Küche und Logistik sitzen unter einem Dach: 30 feste Mitarbeiter.
Die Ausgangslage: drei Abteilungen, vier Werkzeuge
Angebote, Lieferscheine, Function Sheets — die klassische Kette lief immer schon über eine Software. Nur endete sie dort auch.
„Du hast ein Angebot geschrieben, und dann musste die ganze Kommunikation zum Auftrag — Änderungen, Besonderheiten — separat laufen.“
In der Praxis hieß das: Excel-Listen und Chatnachrichten neben dem eigentlichen Auftrag. Bei drei Personen im Sales, die permanent Nachrichten schreiben, geht darin etwas unter. Genau das passierte. Erst vereinzelt, dann öfter.
„Am Anfang ist es gar nicht aufgefallen, wenn eine Information liegen geblieben ist — das konnten unsere Leute vor Ort noch auffangen. Aber irgendwann wurde das zur Tagesnormalität. Und das darf es natürlich nicht sein.“
Insgesamt liefen vier Lösungen nebeneinander, damit der Betrieb funktionierte. „Wenn man sich professionell aufstellen möchte, muss im Hintergrund auch eine professionelle Lösung arbeiten.“
Warum es nicht eines der großen Systeme wurde
Der naheliegende Weg wären die etablierten, SAP-basierten Systeme gewesen. Die scheiterten an zwei Dingen. Erstens am Aufwand: „Damit es das kann, muss ich es mir zusammenbasteln lassen. Sehr unübersichtlich, nicht ganz intuitiv.“ Zweitens am Preis.
„Wir können uns hier keine Software leisten, wo ich jeden Monat 4, 5, 6, 7.000 Euro für Lizenzen zahlen muss. Ein Unternehmen unserer Größenordnung braucht eine Lösung, die erfüllt, was wir brauchen — und bezahlbar ist.“
Was sich mit Univents verändert hat
Der größte Hebel war nicht die Angebotserstellung, sondern das, was danach passiert: Anfrage, Angebot, Küche, Logistik und die interne Abstimmung liegen an einem Ort. Aufgaben hängen am Auftrag statt in einem Chatverlauf, Erinnerungen laufen automatisch, nichts muss jemand aktiv im Blick behalten.
Vorher
- Angebot in der Software, alles danach in Excel und im Chat
- vier Lösungen nebeneinander
- Function Sheet und Lieferschein ein zweites Mal getippt
- Planungsfehler als Tagesnormalität
Heute
- Anfrage bis Rechnung in einem System
- interne Abstimmung am Auftrag, mit Erinnerung
- Lieferschein und Function Sheet aus denselben Daten
- Planungsfehler sind die Ausnahme
Interne Planungsfehler sind um rund 80 Prozent zurückgegangen — und damit die Ausnahme statt die Regel.
Beim Schreiben von Angeboten hängt die Ersparnis am Auftragstyp. Rund 60 Prozent der Anfragen bei LH-Catering sind individuell und brauchen weiter Handarbeit; dort sind es etwa 20 Minuten weniger pro Angebot, seit Vorlagen und Strukturen einmal sauber angelegt sind. Bei den festen Kooperationspartnern, die regelmäßig dieselben Pakete bekommen, ist aus einer halben Stunde Arbeit eine Sache von wenigen Minuten geworden.
Lieferscheine und Function Sheets entstehen aus demselben Auftrag, statt ein zweites Mal getippt zu werden — rund eine halbe Stunde je Veranstaltung, die vorher in Doppelerfassung ging. Auf das Jahr gerechnet ist das der Gegenwert von etwa einem Vollzeitmonat, der zurück in den Vertrieb geht statt in die Verwaltung.
Was als Nächstes kommt
Zwei Dinge sind gerade im Aufbau. Die KI-gestützte Angebotserstellung ist bei LH-Catering im Test: „Die ersten Versuche haben gezeigt, dass das die Arbeit deutlich erleichtert. Ein Erstangebot sollte heute relativ schnell beim Kunden sein — das kann im Hintergrund die KI übernehmen, das Feintuning kommt danach.“ Dazu lassen sich die Online-Buchungsseiten direkt in die eigene Homepage einbinden.
Offen ist noch genau eine Stelle im Ablauf: die Rückführung nach der Veranstaltung — tatsächliche Einsatzzeiten des Personals, Verbräuche, Getränke, alles, was sich vorher nicht festlegen lässt. „Das ist dann doch wieder Papier. Und Papier verschwindet auch gerne mal.“ Genau daran arbeiten wir.
„Es hat die Arbeitsprozesse und Arbeitsabläufe intern deutlich vereinfacht. Es hat die Fehlerquote deutlich reduziert. Das sind die zwei Hauptmerkmale — und genau das, was wir brauchen.“
Philipp Koch, Prokurist, LH-Catering (Lofthouse Catering GmbH)