Zeiterfassung bis Lohnabrechnung: der Weg im Catering-Betrieb

Wer im Catering nachrechnet, wie viele Stunden ein Einsatz tatsächlich gekostet hat, stößt fast immer auf dieselbe Lücke: Der Dienstplan sagt, wer eingeteilt war - nicht, wer wirklich da war, wie lange die Pause dauerte und ob die Leitung die Zeiten überhaupt freigegeben hat. Zwischen der Schicht am Veranstaltungstag und der Zahl, die am Monatsende ans Lohnbüro geht, liegen mehrere Schritte, und jeder davon kann auf einem Zettel, in einer Nachricht oder in einer separaten Tabelle verschwinden.

Dieser Beitrag beschreibt die Kette von der Schichtzuweisung bis zur Lohnabrechnung Glied für Glied: Dienstplan, mobiles Stempeln, Pausenregelung, Genehmigung, Zuschläge und Übergabe ans Lohnbüro - plus die Option, genehmigte Ist-Zeiten direkt in die Rechnung an den Kunden zu übernehmen.

Warum die Kette im Catering besonders leicht reißt

Catering- und Event-Personal ist überdurchschnittlich oft auf Abruf beschäftigt: Aushilfen, Minijobber, Studierende, die kurzfristig für einen Abend oder ein Wochenende gebucht werden. Die Einsätze liegen selten im Nine-to-five-Fenster - Hochzeiten, Firmenfeiern und Galas finden abends, an Wochenenden und an Feiertagen statt, oft mit mehreren parallelen Veranstaltungen und wechselnden Teams. Wer an einem Freitag zwanzig Aushilfen auf drei Locations verteilt, kann kaum erwarten, dass am Montag noch jeder genau weiß, wann er wo angefangen hat.

Die Folge ist Zettelwirtschaft: handschriftliche Stundenzettel, die am Ende der Saison gesammelt und abgetippt werden, oder eine Tabelle, die die Einsatzleitung nach Gedächtnis pflegt. Beides funktioniert, solange niemand nachfragt - und wird zum Problem, sobald ein Mitarbeiter widerspricht, ein Lohnbüro nach Belegen fragt oder eine Prüfung ansteht. Ob und in welchem Umfang Arbeitszeit dokumentiert werden muss, ist eine Frage fürs Lohnbüro oder den Steuerberater; unabhängig davon lohnt sich eine lückenlose Erfassung schon aus betriebswirtschaftlicher Sicht, weil sie die tatsächlichen Personalkosten pro Veranstaltung sichtbar macht.

Ausgangspunkt: Dienstplan und Schichtzuweisung

Die Kette beginnt nicht am Einsatztag, sondern bei der Planung. Schichten werden je Veranstaltung angelegt und Mitarbeitenden zugewiesen - nicht als lose Wochenplanung, sondern gebunden an das jeweilige Event, mit Ort, Beginn und geplantem Ende. Wird die Schicht zugewiesen oder geändert, bekommt die betroffene Person im Mitarbeiter-Portal eine Push-Benachrichtigung; ein separates Nachtelefonieren, wer wann wo sein soll, entfällt weitgehend. Verfügbarkeiten und Urlaubsanträge laufen über dasselbe Portal, sodass die Einsatzleitung bei der Planung nicht gegen einen bereits genehmigten Urlaub verplant.

Wer nur gelegentlich für einen einzelnen Betrieb arbeitet, kann sich den eigenen Schichtplan zusätzlich per Kalender-Abo (ICS) in die private Kalender-App holen - praktisch für Aushilfen, die parallel für mehrere Auftraggeber tätig sind. Näheres zum Dienstplan selbst steht unter Personalplanung & Dienstplan.

Mobiles Ein- und Ausstempeln am Einsatzort

Der zweite Schritt ist das eigentliche Erfassen der Arbeitszeit. Statt eines Stundenzettels auf Papier stempelt das Personal über das Mitarbeiter-Portal auf dem eigenen Smartphone ein und aus - direkt am Einsatzort, ohne dass ein separates Terminal oder eine App-Installation nötig ist. Das reduziert die typischen Fehlerquellen von Papierlisten: falsch übertragene Uhrzeiten, verlegte Zettel, Handschrift, die niemand mehr entziffern kann.

Für die Auswertung zählt am Ende nicht der einzelne Stempel-Zeitpunkt, sondern der Zeitsaldo, der sich über mehrere Einsätze und Abrechnungszeiträume aufbaut - die Grundlage für Monats- oder Stundenlohnabrechnungen ebenso wie für die Frage, ob eine Aushilfe eine Verdienstgrenze im laufenden Monat schon erreicht hat.

Pausen und Netto-Stunden

Zwischen Kommen und Gehen liegt die Pause - und die ist in der Praxis die häufigste Streitfrage bei der Abrechnung. Wurde die Pause genommen, wie lange, und zählt sie als Arbeitszeit oder nicht? Die erfasste Bruttozeit einer Schicht wird um die Pausenzeit bereinigt, sodass am Ende die Netto-Arbeitszeit steht, die tatsächlich in die Lohnabrechnung einfließt. Das nimmt der Einsatzleitung die Handrechnung ab und macht die Kürzung für die Mitarbeitenden nachvollziehbar, weil sie im Portal sichtbar bleibt statt in einer internen Tabelle zu verschwinden.

Genehmigung durch die Leitung

Erfasste Zeiten sind zunächst ein Vorschlag, kein Fakt. Bevor eine Schicht in die Abrechnung oder gar in eine Kundenrechnung einfließt, durchläuft sie einen Genehmigungs-Workflow: Die Einsatzleitung oder die Personalverantwortlichen sehen die gestempelten Zeiten, können sie bei Bedarf korrigieren - etwa wenn jemand vergessen hat, sich auszustempeln - und geben sie erst dann frei. Dieser Schritt ist der eigentliche Kontrollpunkt der ganzen Kette: Ohne ihn würde jede fehlerhafte Eingabe ungeprüft weiterlaufen, mit ihm bleibt die Verantwortung dort, wo sie hingehört, nämlich bei der Leitung, die den Einsatz auch inhaltlich kennt.

Zuschläge: Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit

Cateringeinsätze finden überproportional oft genau dann statt, wenn Zuschläge greifen - abends, am Wochenende, an Feiertagen. In der Branche ist es üblich, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge separat auszuweisen, sei es aus tariflichen Gründen, aus internen Vereinbarungen oder aus steuerlichen Erwägungen; die konkrete Ausgestaltung ist im Einzelfall mit dem Lohnbüro oder Steuerberater zu klären. Damit ein System das automatisch erkennen kann, muss es wissen, wann in der jeweiligen Region ein Feiertag liegt - und zwar nicht landesweit einheitlich, sondern je nach Bundesland beziehungsweise Kanton. Ein Feiertagskalender je Region für Deutschland, Österreich und die Schweiz bildet dafür die Grundlage, sowohl für Zuschläge in der Zeiterfassung als auch für Preisregeln auf Buchungsseiten.

Übergabe ans Lohnbüro

Am Ende des Abrechnungszeitraums müssen die genehmigten, mit Zuschlägen versehenen Zeiten das eigene System verlassen und dort ankommen, wo die Lohnabrechnung tatsächlich läuft - in aller Regel bei einem externen Lohnbüro oder Steuerberater. Der Übergabepunkt ist ein Lohnexport, der sich unter anderem für den DATEV-Import beim Lohnbüro eignet. Damit entfällt das manuelle Abtippen von Stundenzetteln in ein zweites System; was übrig bleibt, ist die fachliche Prüfung durch das Lohnbüro selbst, die Software nicht ersetzt und nicht ersetzen soll.

Weiterberechnung an den Kunden

Ein Schritt, der in vielen Betrieben separat gepflegt wird, obwohl er an derselben Zahl hängt: Wenn Personalstunden nicht nur intern abgerechnet, sondern dem Kunden in Rechnung gestellt werden - etwa bei Personaldienstleistungen für Agenturen oder bei projektbezogener Abrechnung -, lassen sich genehmigte Ist-Zeiten direkt als Positionen in die Projekt-Rechnung übernehmen. Die geleisteten und freigegebenen Stunden werden damit zur Rechnungsposition, ohne dass jemand sie ein zweites Mal aus dem Zeiterfassungssystem heraussucht und von Hand in ein Angebot überträgt. Wie Angebote und Rechnungen im System sonst funktionieren - Vorlagen, PDF-Versand, Nachfass-Mails auf offene Angebote, Online-Zahlungslink -, beschreibt die Seite Angebote & Rechnungen.

Was eine durchgängige Kette in der Praxis bringt

Der Effekt einer durchgängigen Kette zeigt sich nicht am einzelnen Einsatz, sondern über die Saison: Wer die Wege zwischen Dienstplan, Zeiterfassung, Genehmigung und Lohnexport nicht mehr manuell zusammenführen muss, spart vor allem die Nacharbeit am Monatsende - das Sammeln von Zetteln, das Nachfragen bei Mitarbeitenden, das Abgleichen zweier Tabellen, die eigentlich dasselbe zeigen sollten. Für Betriebe, die auch Küche und Produktion über dasselbe System planen, verbindet sich die Personalseite zusätzlich mit der Frage, wie viele Hände für welche Menge gebraucht werden - dazu mehr unter Küche und Personal im Zusammenspiel. Wer den Umstieg von einer bestehenden Lösung plant, findet den praktischen Ablauf unter Umstieg, die aktuellen Konditionen stehen auf der Preisübersicht.

Häufige Fragen zu Zeiterfassung und Lohnabrechnung im Catering

Wie kommen erfasste Arbeitsstunden korrekt in die Lohnabrechnung?

Über eine durchgängige Kette: Schicht zuweisen, mobil ein- und ausstempeln, Pause abziehen, durch die Leitung genehmigen lassen, Zuschläge automatisch anhand des regionalen Feiertagskalenders ermitteln und die freigegebenen Zeiten als Export ans Lohnbüro übergeben, etwa für den DATEV-Import.

Muss ich Arbeitszeit im Catering überhaupt lückenlos erfassen?

Ob und in welchem Umfang eine Erfassungspflicht besteht, hängt vom Einzelfall ab und sollte mit dem Lohnbüro oder Steuerberater geklärt werden. Unabhängig davon lohnt sich eine lückenlose Erfassung, weil sie Streitfälle vermeidet und die tatsächlichen Personalkosten je Veranstaltung sichtbar macht.

Wie werden Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge ermittelt?

Über einen Feiertagskalender je Region - in Deutschland, Österreich und der Schweiz gelten unterschiedliche Feiertage je nach Bundesland beziehungsweise Kanton. Die konkrete Höhe der Zuschläge und die Frage, wann sie greifen, klären Sie am besten mit Ihrem Lohnbüro.

Was passiert, wenn eine Aushilfe vergisst, sich auszustempeln?

Solche Fälle laufen über den Genehmigungs-Workflow: Die Einsatzleitung sieht die unvollständige Zeit, korrigiert sie anhand der bekannten Schichtzeiten und gibt erst danach frei. Ungeprüft in die Abrechnung übernommene Zeiten wären sonst eine Fehlerquelle.

Lässt sich Personalzeit direkt an den Kunden weiterberechnen?

Ja, sofern die Zeiten genehmigt sind: Genehmigte Ist-Zeiten lassen sich als Positionen direkt in die Projekt-Rechnung übernehmen, etwa bei Personaldienstleistungen oder projektbezogener Abrechnung.

Wie kommen die Daten ins Lohnbüro - gibt es eine DATEV-Schnittstelle?

Es gibt einen Lohnexport, der sich für den DATEV-Import beim Lohnbüro eignet. Die inhaltliche Prüfung und der eigentliche Import bleiben Aufgabe des Lohnbüros.

Können Mitarbeitende ihren eigenen Zeitsaldo einsehen?

Ja, Zeitsaldo und Verlauf sind im Mitarbeiter-Portal für die jeweilige Person sichtbar, ebenso wie der eigene Dienstplan, der sich zusätzlich per Kalender-Abo abonnieren lässt.