Neu
- Neue Übersicht „Mahnwesen“. Unter Finanzdokumente findest du jetzt alle überfälligen Rechnungen in fünf Reitern: Mahnfällig, In Mahnung, Ausgemahnt, Gesperrt und Altbestand. Zu jeder Rechnung siehst du Restbetrag, nächste Stufe, Gebühr und Gesamtforderung. Das Mahnwesen ist ab dem Tarif Core in allen Workspaces aktiv — du musst nichts einschalten.
- Drei Stufen, die du selbst einstellst. Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und Letzte Mahnung — je Stufe legst du unter Einstellungen → Dokumente → Mahnwesen fest, ob sie aktiv ist, nach wie vielen Tagen sie fällig wird, welche Gebühr anfällt und wie lange die neue Zahlungsfrist läuft.
- Eigenes PDF und eigene Mail je Mahnung. Der Text kommt aus deinen E-Mail-Vorlagen, das PDF hängt an. Mit Vorschau & senden siehst du vorher genau, was dein Kunde bekommt, und kannst Beträge und Text anpassen.
- Senden per Klick — einzeln oder gesammelt. Markiere bis zu 50 Rechnungen und sende sie zusammen. Wer keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat oder Rechnungs-Mails abbestellt hat, bekommt die Mahnung als PDF zum Herunterladen — du stellst sie anders zu und markierst sie als zugestellt.
- Gebühr, Verzugszinsen und 40-€-Pauschale. Auf Wunsch rechnet Univents ab der 1. Mahnung Verzugszinsen und für Geschäftskunden die Verzugspauschale mit. Alle Beträge kannst du vor dem Senden ändern. Der Zahlungslink zahlt den Rechnungsbetrag; Gebühren, Zinsen und Pauschale überweist dein Kunde zusätzlich.
- Altbestand wird nie von selbst gemahnt. Rechnungen, die schon vor dem Start des Mahnwesens fällig waren, stehen getrennt im Reiter Altbestand. Du gibst sie einzeln oder gesammelt zum Mahnen frei, markierst sie als bezahlt oder nimmst sie aus dem Mahnwesen. Beim Markieren als bezahlt bekommt dein Kunde standardmäßig keine Mail, und die Rechnung geht nicht in deine Buchhaltung.
- Mahnsperre je Rechnung. Läuft eine Ratenzahlung oder klärst du etwas telefonisch, sperrst du die Rechnung — mit optionalem Grund.
- Automatische Zahlungserinnerung — zum Einschalten. Unter Einstellungen → Dokumente → Mahnwesen kannst du Zahlungserinnerung automatisch senden einschalten. Der Schalter ist standardmäßig aus und muss einmal aktiviert werden. Mahnungen der Stufen 2 und 3 gehen immer nur per Klick raus.
- Mahnungen an der Rechnung und im Dashboard. Am Rechnungs-Beleg zeigt die Karte Mahnungen, was wann versendet wurde. Das Dashboard weist auf mahnfällige Rechnungen hin.
- Der KI-Assistent hilft mit. Er liest die Übersicht, passt Einstellungen an und legt Entwürfe an. Senden und Freigeben passiert nur nach deiner Bestätigung.
- Was sich ändert: Die Einstellung „Erinnerungen senden“ an der Rechnung und die interne Nachfass-Aufgabe entfallen. Wer intern nachhaken will, nutzt die Übersicht oder eine Automatisierung mit dem Auslöser „Rechnung überfällig“.