Proporre date alternative insieme al rifiuto
Dopo la lettura saprai come proporre fino a tre date libere alternative quando rifiuti una richiesta, su cosa si basa la ricerca, come arrivano le date al cliente nell’e-mail di rifiuto e come gestirle in un modello personalizzato.
Quando rifiuti una richiesta, non devi lasciare il cliente senza una prospettiva: con una spunta nella finestra di rifiuto gli proponi fino a tre date libere, nella stessa e-mail in cui declini.
Quando compare l’opzione: solo se l’e-mail di rifiuto al cliente è attiva (spunta Invia un'e-mail di rifiuto al cliente) e la richiesta ha una data desiderata. Senza data desiderata non c’è un periodo da cui avviare la ricerca.
Cercare e inviare le date alternative
- Apri la richiesta e fai clic su Rifiuta.
- Attiva la spunta Invia un'e-mail di rifiuto al cliente: è attiva per impostazione predefinita.
- Sotto, attiva la spunta Proponi date alternative. Solo ora il sistema avvia la ricerca; senza la spunta il rifiuto parte come al solito.
- La ricerca propone fino a tre date. Ognuna è indicata con data, orario e sala ed è già spuntata: togli la spunta a una proposta se non vuoi offrirla.
- Fai clic su Rifiuta. Le date spuntate finiscono nell’e-mail di rifiuto; il segnaposto si chiama
{{alternative_dates}}.
Su cosa si basa la ricerca
- Ordine: prima il giorno desiderato, poi in sequenza i giorni precedenti e successivi, in una finestra che va da 14 giorni prima a 30 giorni dopo la data desiderata.
- Durata e orario: la proposta riprende la fascia oraria della richiesta («18:00–23:00», se il cliente l’ha indicata così). Se la richiesta non indica un orario, vale l’intera giornata.
- Location: solo sale abbastanza grandi per il numero di ospiti. La sala scelta nella richiesta compare per prima tra le proposte.
- Verifica come sulla pagina di prenotazione: eventi fissi, voci del programma, blocchi delle sale, allestimenti in corso e il preavviso della tua pagina di prenotazione contano allo stesso modo. Non vengono proposte date nel passato.
Una proposta non riserva nulla: è un’offerta. Se un altro cliente prenota la stessa data, la proposta non è più valida.
Cosa vede il cliente nell’e-mail
Le date compaiono nell’e-mail di rifiuto sotto il paragrafo in cui ringrazi per la richiesta: una riga per data, con data, orario e sala. Se non invii nessuna data, questa sezione scompare e l’e-mail resta identica a prima, parola per parola.
Invio differito: se nei modelli hai impostato un orario di invio successivo, il sistema ricontrolla le date subito prima dell’invio effettivo. Quelle nel frattempo assegnate escono dall’elenco; se non ne resta nessuna, il rifiuto parte senza elenco di date.
Personalizzare il modello di rifiuto
In Impostazioni → Modelli e-mail trovi il modello Rifiuto della richiesta. Il segnaposto {{alternative_dates}} si trova lì in un paragrafo a sé.
- Il segnaposto è nel tuo testo (paragrafo a sé): l’elenco delle date compare esattamente in quel punto.
- Il segnaposto manca: l’elenco viene aggiunto automaticamente sotto il testo del modello; il tuo testo resta invariato.
- Nessuna data nell’invio: il paragrafo vuoto viene rimosso del tutto.