Odmowa z propozycją alternatywnych terminów

Gdy odrzucasz zapytanie, nie musisz zostawiać klienta bez żadnej perspektywy: zaznaczając jedno pole w oknie odrzucania, proponujesz mu do trzech wolnych terminów — w tej samej wiadomości, w której odmawiasz.

Kiedy pojawia się ta opcja: tylko wtedy, gdy e-mail z odmową do klienta jest włączony (zaznaczone pole Wyślij klientowi e-mail z odmową) i zapytanie ma preferowaną datę. Bez preferowanej daty nie ma okresu, od którego można by rozpocząć wyszukiwanie.

Wyszukiwanie i dołączanie alternatywnych terminów

1. Otwórz zapytanie i kliknij Odrzuć.
2. Zaznacz pole Wyślij klientowi e-mail z odmową — jest ono domyślnie zaznaczone.
3. Zaznacz pod nim pole Zaproponuj alternatywne terminy. Dopiero wtedy system rozpoczyna wyszukiwanie; bez zaznaczenia odmowa wychodzi jak zwykle.
4. Wyszukiwanie proponuje do trzech terminów. Każdy jest wyświetlany z datą, godziną i lokalizacją oraz jest zaznaczony — jeśli nie chcesz zaproponować jakiegoś terminu, odznacz go.
5. Kliknij Odrzuć. Zaznaczone terminy trafiają do e-maila z odmową; symbol zastępczy nazywa się tam {{alternative_dates}}.

Czym kieruje się wyszukiwanie

• Kolejność: najpierw sam preferowany dzień, potem kolejno dni przed nim i po nim, w oknie od 14 dni przed do 30 dni po preferowanym terminie.
• Czas trwania i godzina: propozycja przejmuje przedział czasowy z zapytania („18:00–23:00”, jeśli klient o taki zapytał). Jeśli w zapytaniu nie podano godziny, obowiązuje cały dzień.
• Lokalizacje: tylko lokalizacje wystarczająco duże dla liczby gości. Lokalizacja wybrana w zapytaniu jest w propozycjach na pierwszym miejscu.
• Sprawdzane tak jak na stronie rezerwacji: stałe wydarzenia, punkty harmonogramu, blokady lokalizacji, trwająca przebudowa oraz wyprzedzenie ustawione na Twojej stronie rezerwacji liczą się tak samo. Propozycji z przeszłości nie ma.

Propozycja niczego nie rezerwuje — to jedynie sugestia. Jeśli inny klient zarezerwuje ten sam termin, propozycja przestaje obowiązywać.

Co klient widzi w e-mailu

Terminy znajdują się w e-mailu z odmową pod akapitem, w którym dziękujesz za zapytanie — po jednej linii na termin, z datą, godziną i lokalizacją. Jeśli nie dołączasz żadnych terminów, ta sekcja znika, a e-mail brzmi słowo w słowo tak jak wcześniej.

Wysyłka z opóźnieniem: jeśli w szablonach ustawiono późniejszy moment wysyłki, system sprawdza terminy jeszcze raz tuż przed faktyczną wysyłką. Terminy, które w międzyczasie zostały zajęte, znikają z listy; jeśli żaden nie zostanie, odmowa wychodzi bez listy terminów.

Dostosowanie własnego szablonu odmowy

W Ustawienia → Szablony e-mail znajdziesz szablon Odmowa w sprawie zapytania. Symbol zastępczy {{alternative_dates}} znajduje się tam w osobnym akapicie.

• Symbol zastępczy jest w Twoim tekście (osobny akapit): lista terminów pojawia się dokładnie w tym miejscu.
• Symbolu zastępczego brakuje: lista jest automatycznie dołączana pod tekstem szablonu — Twój tekst pozostaje bez zmian.
• Brak terminów w wysyłce: pusty akapit zostaje całkowicie pominięty.