Refuser avec proposition de dates alternatives
À la fin de cet article, vous saurez comment proposer jusqu’à trois dates alternatives libres lorsque vous refusez une demande, sur quoi repose la recherche, comment les dates arrivent chez le client dans l’e-mail de refus et comment les gérer dans votre propre modèle.
Lorsque vous refusez une demande, vous n’avez pas à laisser le client sans perspective : en cochant une case dans la fenêtre de refus, vous lui proposez jusqu’à trois dates libres — dans le même e-mail que celui du refus.
Quand l’option apparaît : uniquement si l’e-mail de refus au client est activé (case Envoyer un e-mail de refus au client) et que la demande comporte une date souhaitée. Sans date souhaitée, il n’y a pas de période à partir de laquelle lancer la recherche.
Rechercher des dates alternatives et les envoyer
- Ouvrez la demande et cliquez sur Refuser.
- Cochez la case Envoyer un e-mail de refus au client — elle est cochée par défaut.
- Juste en dessous, cochez la case Proposer des dates alternatives. Le système ne lance la recherche qu’à ce moment-là ; sans cette case, le refus part comme d’habitude.
- La recherche propose jusqu’à trois dates. Chacune apparaît avec la date, l’heure et le lieu, et est cochée — décochez une proposition si vous ne souhaitez pas la soumettre.
- Cliquez sur Refuser. Les dates cochées sont ajoutées à l’e-mail de refus ;
{{alternative_dates}}y désigne la variable correspondante.
Sur quoi repose la recherche
- Ordre : d’abord le jour souhaité lui-même, puis, l’un après l’autre, les jours qui précèdent et qui suivent, dans une fenêtre allant de 14 jours avant à 30 jours après la date souhaitée.
- Durée et heure : la proposition reprend la plage horaire de la demande («18:00–23:00» si le client l’a indiquée). Si la demande ne mentionne aucune heure, c’est la journée entière qui est retenue.
- Lieux : uniquement les lieux assez grands pour le nombre d’invités. Le lieu choisi dans la demande figure en premier parmi les propositions.
- Vérification identique à celle de la page de réservation : les événements confirmés, les points du déroulé, les blocages de lieux, un réaménagement en cours et le délai de préparation de votre page de réservation sont pris en compte de la même manière. Aucune date passée n’est proposée.
Une proposition ne réserve rien — c’est une offre. Si un autre client réserve la même date, la proposition n’est plus valable.
Ce que le client voit dans l’e-mail
Les dates figurent dans l’e-mail de refus sous le paragraphe où vous remerciez le client de sa demande — une ligne par date avec la date, l’heure et le lieu. Si vous n’ajoutez aucune date, cette section disparaît et l’e-mail est mot pour mot identique à avant.
Envoi différé : si vous avez réglé dans les modèles un moment d’envoi ultérieur, le système vérifie encore une fois les dates juste avant l’envoi effectif. Les dates qui ont été prises entre-temps disparaissent de la liste ; s’il n’en reste aucune, le refus part sans liste de dates.
Adapter votre propre modèle de refus
Dans Paramètres → Modèles d’e-mail, vous trouverez le modèle Refus de la demande. La variable {{alternative_dates}} s’y trouve dans un paragraphe distinct.
- La variable figure dans votre texte (paragraphe distinct) : la liste des dates apparaît exactement à cet endroit.
- La variable est absente : la liste est automatiquement ajoutée sous le texte du modèle — votre texte reste inchangé.
- Aucune date dans l’envoi : le paragraphe vide est entièrement supprimé.