Proponer fechas alternativas al rechazar una solicitud
Después de leer este artículo sabrás cómo proponer hasta tres fechas alternativas libres al rechazar una solicitud, en qué se basa la búsqueda, cómo le llegan las fechas al cliente en el correo de rechazo y cómo controlarlas en una plantilla propia.
Cuando rechazas una solicitud, no hace falta dejar al cliente sin perspectivas: con una casilla en la ventana de rechazo le propones hasta tres fechas libres en el mismo correo en el que le dices que no.
Cuándo aparece la opción: solo si el correo de rechazo al cliente está activado (casilla Enviar correo de rechazo al cliente) y la solicitud tiene una fecha deseada. Sin fecha deseada no hay un periodo a partir del cual buscar.
Buscar y enviar fechas alternativas
- Abre la solicitud y haz clic en Rechazar.
- Marca la casilla Enviar correo de rechazo al cliente; viene marcada por defecto.
- Debajo, marca la casilla Proponer fechas alternativas. Solo entonces el sistema realiza la búsqueda; sin la casilla, el rechazo se envía como siempre.
- La búsqueda propone hasta tres fechas. Cada una aparece con fecha, hora y espacio, y viene marcada: desmarca la casilla de una propuesta si no quieres ofrecerla.
- Haz clic en Rechazar. Las fechas marcadas se incluyen en el correo de rechazo; el marcador correspondiente es
{{alternative_dates}}.
En qué se basa la búsqueda
- Orden: primero el propio día deseado y después, uno por uno, los días anteriores y posteriores, en una ventana que va de 14 días antes a 30 días después de la fecha deseada.
- Duración y hora: la propuesta toma la franja horaria de la solicitud («18:00–23:00» si eso es lo que pidió el cliente). Si la solicitud no indica hora, se aplica el día completo.
- Espacios: solo los espacios con capacidad suficiente para el número de invitados. El espacio elegido en la solicitud aparece en primer lugar entre las propuestas.
- Comprobado igual que en la página de reservas: cuentan del mismo modo los eventos confirmados, los puntos del programa, los bloqueos de espacios, un cambio de montaje en curso y la antelación mínima de tu página de reservas. No se proponen fechas pasadas.
Una propuesta no reserva nada: es solo una oferta. Si otro cliente reserva la misma fecha, la propuesta deja de valer.
Qué ve el cliente en el correo
Las fechas aparecen en el correo de rechazo debajo del párrafo en el que agradeces la solicitud, con una línea por fecha que incluye fecha, hora y espacio. Si no incluyes ninguna fecha, esta sección desaparece y el correo queda palabra por palabra como antes.
Envío programado: si en las plantillas has configurado un momento de envío posterior, el sistema vuelve a comprobar las fechas justo antes del envío real. Las que se hayan ocupado entretanto desaparecen de la lista; si no queda ninguna, el rechazo se envía sin lista de fechas.
Adaptar tu propia plantilla de rechazo
En Ajustes → Plantillas de correo encontrarás la plantilla Rechazo de la solicitud. El marcador {{alternative_dates}} aparece allí en un párrafo propio.
- El marcador está en tu texto (párrafo propio): la lista de fechas aparece exactamente en ese punto.
- Falta el marcador: la lista se añade automáticamente debajo del texto de la plantilla; tu texto no cambia.
- Sin fechas en el envío: el párrafo vacío se elimina por completo.