Een afwijzing met alternatieve data voorstellen

Als je een aanvraag afwijst, hoef je de klant niet zonder perspectief te laten staan: met een vinkje in het venster Afwijzen stel je maximaal drie vrije data voor — in dezelfde mail waarin je afwijst.

Wanneer de optie verschijnt: alleen als de afwijzingsmail aan de klant is ingeschakeld (vinkje Afwijzingsmail naar de klant sturen) en de aanvraag een gewenste datum heeft. Zonder gewenste datum is er geen periode om vanuit te zoeken.

Alternatieve data zoeken en meesturen

1. Open de aanvraag en klik op Afwijzen.
2. Zet het vinkje bij Afwijzingsmail naar de klant sturen — dat staat standaard aan.
3. Zet daaronder het vinkje bij Alternatieve data voorstellen. Pas dan gaat het systeem zoeken; zonder vinkje gaat de afwijzing zoals gewoonlijk de deur uit.
4. De zoekopdracht stelt maximaal drie data voor. Elke datum wordt getoond met datum, tijd en locatie en is aangevinkt — haal het vinkje bij een voorstel weg als je het niet wilt aanbieden.
5. Klik op Afwijzen. De aangevinkte data komen in de afwijzingsmail terecht; de plaatshouder daarvoor heet {{alternative_dates}}.

Waar de zoekopdracht op let

• Volgorde: eerst de gewenste dag zelf, daarna om de beurt de dagen ervoor en erna, binnen een venster van 14 dagen voor tot 30 dagen na de gewenste datum.
• Duur en tijd: het voorstel neemt het tijdvenster van de aanvraag over („18:00–23:00”, als de klant dat heeft aangevraagd). Noemt de aanvraag geen tijd, dan geldt de hele dag.
• Locaties: alleen locaties die groot genoeg zijn voor het aantal gasten. De locatie die in de aanvraag is gekozen, staat bij voorstellen op de eerste plaats.
• Gecontroleerd zoals op de boekingspagina: vaste evenementen, draaiboekpunten, locatieblokkades, een lopende ombouw en de aanlooptijd van je boekingspagina tellen op dezelfde manier mee. Voorstellen in het verleden zijn er niet.

Een voorstel reserveert niets — het is een aanbod. Boekt een andere klant dezelfde datum, dan vervalt het voorstel.

Wat de klant in de mail ziet

De data staan in de afwijzingsmail onder de alinea waarin je de klant bedankt voor de aanvraag — één regel per datum met datum, tijd en locatie. Neem je geen data mee, dan verdwijnt dit gedeelte en is de mail woord voor woord hetzelfde als voorheen.

Verzending op een later tijdstip: heb je in de sjablonen een later verzendmoment ingesteld, dan controleert het systeem de data vlak vóór de daadwerkelijke verzending nog een keer. Wat intussen is vergeven, valt uit de lijst; blijft er niets over, dan gaat de afwijzing zonder lijst met data de deur uit.

Je eigen afwijzingssjabloon aanpassen

Onder Instellingen → E-mailsjablonen vind je het sjabloon Afwijzing van aanvraag. De plaatshouder {{alternative_dates}} staat daar in een eigen alinea.

• Plaatshouder staat in je tekst (eigen alinea): de lijst met data verschijnt precies op die plek.
• Plaatshouder ontbreekt: de lijst wordt automatisch onder de tekst van het sjabloon gehangen — je tekst blijft ongewijzigd.
• Geen data bij de verzending: de lege alinea vervalt volledig.