Absage mit Alternativterminen vorschlagen
Nach dem Lesen weißt du, wie du beim Ablehnen einer Anfrage bis zu drei freie Alternativtermine vorschlägst, woran die Suche sich orientiert, wie die Termine in der Absage-Mail beim Kunden ankommen und wie du sie in einer eigenen Vorlage steuerst.
Wenn du eine Anfrage ablehnst, musst du den Kunden nicht ohne Perspektive stehen lassen: Mit einem Haken im Ablehnen-Fenster schlägst du ihm bis zu drei freie Termine vor — in derselben Mail, in der du absagst.
Wann die Option erscheint: nur wenn die Absage-Mail an den Kunden gesetzt ist (Haken Absage-Mail an den Kunden senden) und die Anfrage ein Wunschdatum hat. Ohne Wunschdatum gibt es keinen Zeitraum, von dem aus gesucht werden könnte.
Alternativtermine suchen und mitsenden
- Öffne die Anfrage und klicke auf Ablehnen.
- Setze den Haken Absage-Mail an den Kunden senden — der ist standardmäßig gesetzt.
- Setze darunter den Haken Alternativtermine vorschlagen. Erst jetzt sucht das System; ohne Haken geht die Absage wie gewohnt raus.
- Die Suche schlägt bis zu drei Termine vor. Jeder steht mit Datum, Uhrzeit und Raum da und ist angehakt — nimm den Haken bei einem Vorschlag weg, wenn du ihn nicht anbieten willst.
- Klicke auf Ablehnen. Die angehakten Termine landen in der Absage-Mail;
{{alternative_dates}}heißt dort der Platzhalter.
Woran sich die Suche orientiert
- Reihenfolge: zuerst der Wunschtag selbst, dann der Reihe nach die Tage davor und danach, in einem Fenster von 14 Tagen vor bis 30 Tagen nach dem Wunschtermin.
- Dauer und Uhrzeit: der Vorschlag übernimmt das Zeitfenster der Anfrage („18:00–23:00", wenn der Kunde das angefragt hat). Nennt die Anfrage keine Uhrzeit, gilt der ganze Tag.
- Räume: nur Räume, die für die Gästezahl groß genug sind. Der in der Anfrage gewählte Raum steht bei Vorschlägen an erster Stelle.
- Geprüft wie auf der Buchungsseite: feste Veranstaltungen, Ablaufpunkte, Raum-Sperren, laufender Umbau und der Vorlauf deiner Buchungsseite zählen genauso. Vorschläge in der Vergangenheit gibt es nicht.
Ein Vorschlag reserviert nichts — er ist ein Angebot. Bucht ein anderer Kunde denselben Termin, gilt der Vorschlag nicht mehr.
Was in der Mail beim Kunden steht
Die Termine stehen in der Absage-Mail unter dem Absatz, in dem du dich für die Anfrage bedankst — eine Zeile pro Termin mit Datum, Uhrzeit und Raum. Nimmst du keine Termine mit, verschwindet dieser Abschnitt und die Mail ist Wort für Wort wie vorher.
Zeitversetzter Versand: Hast du in den Vorlagen einen späteren Versandzeitpunkt eingestellt, prüft das System die Termine unmittelbar vor dem tatsächlichen Versand noch einmal. Was inzwischen vergeben ist, fällt aus der Liste; bleibt keiner übrig, geht die Absage ohne Terminliste raus.
Eigene Absage-Vorlage anpassen
In Einstellungen → E-Mail-Vorlagen findest du die Vorlage Absage zur Anfrage. Der Platzhalter {{alternative_dates}} steht dort in einem eigenen Absatz.
- Platzhalter steht in deinem Text (eigener Absatz): die Terminliste erscheint genau an dieser Stelle.
- Platzhalter fehlt: die Liste hängt automatisch unter dem Text der Vorlage — dein Text bleibt unverändert.
- Keine Termine im Versand: der leere Absatz entfällt ganz.