Tipi di attività: scopri come vengono spese le ore

«14 ore all’evento» ti racconta solo metà della storia. Se quattro di queste ore sono state di trasferta, sei di servizio e quattro di smontaggio, cambia il calcolo dei costi per la prossima volta — e cambia il confronto con il cliente.

Per questo esistono i Tipi di attività: una breve lista da cui il tuo team sceglie quando registra il tempo.

Crea la tua lista

La trovi in Impostazioni → Colonne di stato → Tipi di attività.

Ci sono già sei voci, così puoi iniziare subito:

• Preparazione
• Come arrivare
• Allestimento
• Servizio in loco
• Smontaggio
• Ufficio

Di ognuna puoi usare l’azione Rinomina, cambiare l’Ordine (determina in che ordine compaiono nella selezione), aggiungerne di tue o usare Archivia per quelle che non ti servono.

Archiviare invece di eliminare: finché a una mansione sono collegate delle ore, non si può più eliminare definitivamente — altrimenti quelle ore perderebbero retroattivamente la loro assegnazione e ogni analisi darebbe poi risultati diversi. Una mansione archiviata resta associata alle ore già registrate, ma non si può più selezionare per nuove registrazioni. Puoi eliminare definitivamente solo una mansione archiviata a cui non è più collegata alcuna ora.

Ogni nome può comparire una sola volta nel workspace, senza distinzione tra maiuscole e minuscole. In questo modo «Come arrivare» resta una sola riga nell’analisi e non diventa tre.

Scegliere la mansione durante la registrazione

La mansione si può scegliere ovunque nasca una registrazione di tempo:

• Cronometro nella barra in alto (da computer e da smartphone) — prima di avviarlo oppure anche mentre il tempo sta scorrendo.
• Portale dipendenti, sia con la timbratura di entrata e uscita sia con l’inserimento manuale a posteriori.
• Fascicolo personale di un dipendente, sia all’inserimento sia alla correzione.
• Tablet in loco, quando inserisci un tempo a posteriori.

La scelta è facoltativa. Chi non sceglie nulla registra come prima — un campo obbligatorio sul cronometro farebbe solo sì che si registri meno. Le ore non assegnate compaiono nelle analisi in una riga a parte, «Non specificato».

Analizzare i dati

Per evento: nella scheda Finanze di un evento, sotto le ore previste e quelle effettive, trovi il blocco Ore per attività — le voci più grandi in alto, «Non specificato» separato più in basso. Il totale corrisponde esattamente alle ore effettive riportate sopra.

Su un periodo: nel report Personale (Report → Personale) in alto trovi la selezione Tutte le mansioni. Se ne scegli una sola, il report conteggia soltanto le sue ore e i suoi costi retributivi. A differenza del filtro per luogo o tag, questo include anche i tempi Senza turno — cioè proprio i tempi d’ufficio e di trasferta. Il pulsante di esportazione accanto mantiene il filtro.

Nell’export retribuzioni: il file CSV contiene una colonna aggiuntiva Mansione. In questo modo puoi sommare in Excel per dipendente e per mansione.

Chi può fare cosa

• Seleziona una mansione: può farlo chiunque possa registrare il tempo, senza autorizzazioni aggiuntive.
• Per creare, rinominare, archiviare ed eliminare servono le autorizzazioni corrispondenti nel modulo Personale (crea / modifica / elimina).