Tipos de actividad: ver en qué se van las horas

«14 horas en el evento» solo te cuenta la mitad de la historia. Que cuatro de ellas fueran de desplazamiento, seis de servicio y cuatro de desmontaje cambia tu cálculo para la próxima vez, y también tu conversación con el cliente.

Para eso existen los Tipos de actividad: una lista corta de la que tu equipo elige al registrar el tiempo.

Crea tu lista

La encuentras en Ajustes → Columnas de estado → Tipos de actividad.

Ya hay seis valores creados para que puedas empezar enseguida:

• Preparación
• Cómo llegar
• Montaje
• Servicio in situ
• Desmontaje
• Oficina

Puedes Renombrar cualquiera de ellos, cambiar el Orden (determina el orden en que aparece la selección), añadir los tuyos o Archivar los que no uses.

Archivar en lugar de eliminar: en cuanto hay tiempos asociados a una actividad, ya no se puede eliminar definitivamente; si no, esas horas perderían su asignación con carácter retroactivo y cualquier análisis daría después un resultado distinto. Una actividad archivada se mantiene en los tiempos existentes, pero ya no se puede volver a seleccionar. Solo puedes eliminar definitivamente una actividad archivada que ya no tenga ningún tiempo asociado.

Cada nombre solo puede aparecer una vez en el workspace, sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas. Así, «Cómo llegar» sigue siendo una única fila en el análisis y no tres.

Seleccionar al registrar

La actividad se puede elegir en todos los lugares donde se genera tiempo:

• Cronómetro en la barra superior (en el ordenador y en el móvil): antes de iniciarlo o incluso mientras el reloj está en marcha.
• Portal del empleado, tanto al fichar la entrada y la salida como al añadir tiempos manualmente.
• Expediente del empleado de un empleado, al añadir y al corregir tiempos.
• Tablet en el lugar del evento, al añadir un tiempo a posteriori.

La selección es opcional. Quien no elige nada registra como hasta ahora: un campo obligatorio en el cronómetro solo haría que se registrara menos. Las horas sin asignar aparecen en los análisis como una fila propia llamada «Sin especificar».

Analizar

Por evento: en la pestaña Finanzas de un evento, debajo de las horas previstas y reales, está el bloque Horas por actividad: las partidas más grandes arriba y «Sin especificar» por separado debajo. La suma coincide exactamente con las horas reales de arriba.

En un periodo: en el informe Personal (Informes → Personal) hay arriba el selector Todas las actividades. Si eliges una, el informe solo calcula sus horas y sus costes salariales. A diferencia del filtro por lugar o etiqueta, este también incluye los tiempos Sin turno, es decir, justamente los tiempos de oficina y de desplazamiento. El botón de exportación que hay al lado aplica el filtro.

En la exportación de salarios: el archivo CSV tiene una columna adicional, Actividad. Así puedes sumar en Excel por empleado y actividad.

Quién puede hacer qué

• Seleccionar una actividad puede hacerlo cualquiera que pueda registrar tiempo; no hace falta ningún permiso adicional.
• Crear, renombrar, archivar y eliminar puede hacerlo quien tenga los permisos correspondientes en el módulo Personal (crear / editar / eliminar).