Soorten werkzaamheden: zien waar de uren naartoe gaan

„14 uur op het evenement” vertelt je maar de helft van het verhaal. Of daarvan vier uur reistijd was, zes uur service en vier uur afbouw, verandert je calculatie voor de volgende keer — en je gesprek met de klant.

Daarvoor zijn er Soorten werkzaamheden: een korte lijst waaruit je team kiest bij het registreren van tijd.

Je lijst aanmaken

Je vindt de lijst onder Instellingen → Statuskolommen → Soorten werkzaamheden.

Er staan al zes waarden klaar, zodat je meteen aan de slag kunt:

• Voorbereiding
• Route
• Opbouw
• Service ter plaatse
• Afbouw
• Kantoor

Je kunt elke waarde Hernoemen, de Volgorde wijzigen (die bepaalt in welke volgorde de keuzelijst verschijnt), eigen waarden toevoegen of ongebruikte waarden Archiveren.

Archiveren in plaats van verwijderen: Zodra er tijd aan een activiteit hangt, kun je die niet meer definitief verwijderen — anders zouden die uren met terugwerkende kracht hun toewijzing verliezen en zou elke analyse daarna anders uitzien. Een gearchiveerde activiteit blijft staan bij de bestaande tijden, maar is niet meer te selecteren. Definitief verwijderen kun je alleen een gearchiveerde activiteit waaraan geen tijd meer hangt.

Elke naam mag in de workspace maar één keer voorkomen — hoofdletters en kleine letters maken daarbij geen verschil. Zo blijft „Route” in de analyse één regel en niet drie.

Selecteren bij het registreren

De activiteit kun je overal kiezen waar tijd ontstaat:

• Stopwatch bovenaan in de balk (op de computer en op de telefoon) — vóór de start of ook nog terwijl de klok loopt.
• Medewerkersportaal, zowel bij het in- en uitklokken als bij het handmatig achteraf invoeren.
• Personeelsdossier van een medewerker, bij het invoeren en bij het corrigeren.
• Tablet ter plaatse bij het achteraf invoeren van een tijd.

De keuze is optioneel. Wie niets selecteert, registreert zoals voorheen — een verplicht veld bij de stopwatch zou er alleen toe leiden dat er minder wordt geregistreerd. Niet-toegewezen uren verschijnen in de analyses als aparte regel „Niet opgegeven”.

Analyseren

Per evenement: In het tabblad Financiën van een evenement staat onder de geplande en werkelijke uren het blok Uren per activiteit — de grootste posten bovenaan, „Niet opgegeven” apart eronder. De som komt precies overeen met de werkelijke uren erboven.

Over een periode: In het rapport Personeel (Rapporten → Personeel) vind je bovenaan de keuze Alle activiteiten. Kies je er één, dan rekent het rapport alleen nog met de uren en loonkosten daarvan. In tegenstelling tot het filter op locatie of tag neemt dit filter ook tijden Zonder dienst mee — dus precies de kantoor- en reistijden. De exportknop ernaast neemt het filter over.

In de loonexport: Het CSV-bestand heeft een extra kolom Activiteit. Daarmee kun je in Excel per medewerker en activiteit optellen.

Wie mag wat

• Selecteren mag iedereen die tijd kan registreren — daarvoor is geen extra machtiging nodig.
• Aanmaken, Hernoemen, Archiveren en verwijderen mag wie in de module Personeel de bijbehorende machtigingen heeft (aanmaken / bewerken / verwijderen).