Tipos de atividade: ver onde vão parar as horas

«14 horas no evento» só conta metade da história. Saber se quatro dessas horas foram de deslocação, seis de serviço e quatro de desmontagem muda o cálculo da próxima vez — e a conversa com o cliente.

Para isso existem os Tipos de atividade: uma lista curta, a partir da qual a equipa seleciona ao registar o tempo.

Criar a lista

A lista encontra-se em Definições → Colunas de estado → Tipos de atividade.

Já existem seis valores, para se poder começar de imediato:

• Preparação
• Como chegar
• Montagem
• Serviço no local
• Desmontagem
• Escritório

Qualquer um deles pode ser alterado com Renomear, a Ordem pode ser mudada (determina a ordem em que a seleção aparece), é possível adicionar novos e Arquivar os que não são usados.

Arquivar em vez de eliminar: assim que existem tempos associados a uma atividade, já não é possível eliminá-la definitivamente — caso contrário, essas horas perderiam retroativamente a sua atribuição e qualquer análise passaria a dar resultados diferentes. Uma atividade arquivada mantém-se nos tempos existentes, mas já não pode ser selecionada de novo. Só se pode eliminar definitivamente uma atividade arquivada que já não tenha nenhum tempo associado.

Cada nome só pode existir uma vez no workspace, sem distinção entre maiúsculas e minúsculas. Assim, «Como chegar» fica numa única linha na análise e não em três.

Selecionar ao registar

A atividade pode ser selecionada em todos os locais onde o tempo é registado:

• Cronómetro na barra superior (no computador e no telemóvel) — antes de iniciar ou mesmo com o relógio já a contar.
• Portal do colaborador, tanto ao marcar a entrada e a saída como ao registar tempo manualmente a posteriori.
• Processo individual de um colaborador, ao registar e ao corrigir.
• Tablet no local, ao registar um tempo a posteriori.

A seleção é facultativa. Quem não selecionar nada regista como até aqui — um campo obrigatório no cronómetro só levaria a que se registasse menos. As horas não atribuídas aparecem nas análises numa linha própria, «Sem indicação».

Analisar

Por evento: no separador Finanças de um evento, por baixo das horas previstas/reais, encontra-se o bloco Horas por atividade — as maiores parcelas em cima, «Sem indicação» em separado por baixo. O total corresponde exatamente às horas reais indicadas acima.

Ao longo de um período: no relatório Pessoal (Relatórios → Pessoal) existe, em cima, a seleção Todas as atividades. Ao escolher uma só, o relatório passa a calcular apenas as respetivas horas e custos salariais. Ao contrário do filtro por local ou etiqueta, este inclui também tempos Sem turno — ou seja, precisamente os tempos de escritório e de deslocação. O botão de exportação ao lado respeita o filtro.

Na exportação salarial: o ficheiro CSV tem uma coluna adicional, Atividade. Assim, é possível somar no Excel por colaborador e por atividade.

Quem pode fazer o quê

• Selecionar uma atividade pode quem puder registar tempo — não é necessária nenhuma permissão adicional.
• Criar, Renomear, Arquivar e eliminar pode quem tiver as permissões correspondentes no módulo Pessoal (criar / editar / eliminar).