Types d’activité : voir à quoi servent les heures

« 14 heures sur l’événement » ne vous dit que la moitié de la vérité. Que quatre de ces heures aient été de l’accès, six du service et quatre du démontage change votre calcul pour la prochaine fois, et votre discussion avec le client.

C’est à cela que servent les Types d'activité : une courte liste dans laquelle votre équipe choisit lors de la saisie du temps.

Créer votre liste

Vous la trouvez sous Paramètres → Colonnes de statut → Types d'activité.

Six valeurs sont déjà en place pour que vous puissiez démarrer tout de suite :

• Préparation
• Accès
• Montage
• Service sur place
• Démontage
• Bureau

Vous pouvez Renommer chacune d’elles, modifier l’Ordre (il détermine l’ordre d’affichage dans la sélection), ajouter vos propres activités ou Archiver celles que vous n’utilisez pas.

Archiver plutôt que supprimer : dès que des temps sont rattachés à une activité, elle ne peut plus être supprimée définitivement. Sinon, ces heures perdraient rétroactivement leur affectation et toutes les analyses donneraient ensuite d’autres résultats. Une activité archivée reste associée aux temps existants, mais elle ne peut plus être sélectionnée pour de nouvelles saisies. Vous ne pouvez supprimer définitivement qu’une activité archivée à laquelle plus aucun temps n’est rattaché.

Chaque nom ne peut exister qu’une seule fois dans le workspace, sans distinction entre majuscules et minuscules. Ainsi, « Accès » reste une seule ligne dans l’analyse et non trois.

Choisir lors de la saisie

L’activité peut être choisie partout où du temps est saisi :

• Chronomètre dans la barre du haut (sur ordinateur et sur mobile) : avant le démarrage, ou même pendant que le chronomètre tourne.
• Portail des employés, aussi bien au pointage d’arrivée et de départ que lors d’une saisie manuelle a posteriori.
• Dossier du personnel d’un employé, lors de la saisie et de la correction.
• Tablette sur place, lors de la saisie a posteriori d’un temps.

Le choix est facultatif. Sans sélection, la saisie fonctionne comme avant : un champ obligatoire sur le chronomètre aurait seulement pour effet que moins de temps serait saisi. Les heures non affectées apparaissent dans les analyses sur une ligne distincte « Non précisé ».

Analyser

Par événement : dans l’onglet Finances d’un événement, sous les heures prévues et réelles, se trouve le bloc Heures par activité : les postes les plus importants en haut, « Non précisé » séparément en dessous. Le total correspond exactement aux heures réelles affichées au-dessus.

Sur une période : dans le rapport Personnel (Rapports → Personnel), vous trouvez en haut la sélection Toutes les activités. Si vous en choisissez une seule, le rapport ne calcule plus que ses heures et ses coûts salariaux. Contrairement au filtre par lieu ou par tag, celui-ci inclut aussi les temps Sans service, donc précisément les temps de bureau et d’accès. Le bouton d’export à côté reprend le filtre.

Dans l’export des salaires : le fichier CSV comporte une colonne supplémentaire Activité. Vous pouvez ainsi, dans Excel, totaliser par employé et par activité.

Qui peut faire quoi

• Sélectionner : toute personne qui peut saisir du temps en a le droit, aucune autorisation supplémentaire n’est nécessaire.
• Créer, renommer, archiver et supprimer : réservé aux personnes disposant des droits correspondants dans le module Personnel (créer / modifier / supprimer).