Zlecanie dostawcom i sprawdzanie personelu — z poziomu zapytania

Gdy wpada zapytanie, zanim je potwierdzisz, musisz rozstrzygnąć dwie kwestie: Czy dostanę towar? i czy mam ludzi? Obie odpowiedzi znajdziesz teraz bezpośrednio w szczegółach zapytania — zarówno w skrzynce zapytań, jak i w widoku kanban.

Wystarczy otworzyć zapytanie. Pod danymi zobaczysz dwie karty.

Karta „Dostawca”

Karta wyświetla każdego dostawcę powiązanego z pozycjami objętymi zapytaniem. Skąd bierze się ta lista? Z produktów: każdy podmiot wpisany przy produkcie (lub przy jednym z jego składników) jako Dostawca pojawia się tutaj. Jeśli przy żadnym produkcie nie wpisano dostawcy, karta informuje o tym wprost.

W każdym wierszu widzisz:

• Nazwę dostawcy
• Liczbę pozycji, które na niego przypadają
• Status zlecenia: Brak zlecenia, Wersja robocza, Wysłane, Potwierdzone, Odrzucone lub Dostarczone

Wysyłanie zlecenia

Przy każdym dostawcy, który nie ma jeszcze zlecenia albo którego zlecenie jest nadal wersją roboczą, znajdziesz przycisk Wyślij. W prawym górnym rogu jednym kliknięciem wysyłasz od razu wszystkie otwarte zlecenia.

Dostawca dostaje ten sam e-mail z zamówieniem co przez kartę Rezerwacje — z plikiem PDF i linkiem, za pomocą którego może potwierdzić lub odrzucić zamówienie. Status w karcie aktualizuje się potem automatycznie.

Warto wiedzieć: Niektóre zlecenia są już widoczne jako Wersja robocza, choć nic nie robiłeś. Dzieje się tak, gdy przy produkcie jest włączona opcja Automatyczny e-mail z zamówieniem — wtedy Univents sam tworzy wersję roboczą po przyjęciu rezerwacji, ale celowo jej nie wysyła. Ty sprawdzasz i wysyłasz.

Co należy do karty Rezerwacje

Edycję pozycji, zmianę ilości, pisanie notatek do zamówienia i księgowanie przyjęcia towaru za pomocą opcji Przyjęcie towaru nadal wykonujesz w karcie Rezerwacje wydarzenia. Link do niej znajdziesz na dole karty.

„Dla tego zapytania nie ma jeszcze wydarzenia”

Jeśli widzisz ten komunikat w karcie, zapytanie pochodzi z czasów sprzed tej funkcji albo zostało utworzone bez wydarzenia. Gdy tylko do zapytania zostanie przypisane wydarzenie, pojawią się dostawcy.

Karta „Dostępność personelu”

Druga karta pokazuje, jak wygląda sytuacja w Twoim zespole w okresie zapytania:

• Dostępny — może pracować we wszystkie dni okresu
• Niedostępny — ma zablokowany co najmniej jeden dzień
• Urlop — ma zatwierdzony urlop w tym okresie
• Nie podano — nie wpisał niczego na co najmniej jeden dzień

Na samej górze widzisz skrót, na przykład „7 z 22 dostępnych”.

Trzy zasady, dzięki którym ta liczba nie kłamie:

1. Urlop wygrywa ze wszystkim. Kto ma zatwierdzony urlop w danym okresie, jest liczony jako urlop — nawet jeśli poza tym ma wpisane „dostępny w poniedziałki”.
2. Wszystkie dni muszą pasować. Jeśli zapytanie obejmuje trzy dni, liczą się tylko osoby, które mogą pracować we wszystkie trzy. „Wolny jeden dzień z trzech” nie pomaga w obsadzie.
3. Brak wpisu nie oznacza dostępności. Kto niczego nie wpisał, trafia pod Nie podano, nigdy pod Dostępny.

Liczby pochodzą z dostępności, którą Twoi pracownicy uzupełniają w Portalu pracownika. Jeśli tam u wszystkich widnieje „Nie podano”, warto przypomnieć o tym zespołowi — w portalu służy do tego sekcja Dostępność.

Ważne: Ta karta to podgląd, a nie planowanie. Niczego nie zapisuje, nikogo nie pyta o dostępność i nie tworzy zmian. Zmiany nadal powstają w wydarzeniu; link Przejdź do planowania personelu zaprowadzi Cię tam.

Kto co widzi

• Karta Dostawca pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja rola ma uprawnienie do wyświetlania wydarzeń.
• Karta Dostępność personelu pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja rola ma uprawnienie do wyświetlania personelu.

Jeśli brakuje uprawnienia, karta w ogóle się nie wyświetla. To celowe: niepełna liczba byłaby gorsza niż żadna — mógłbyś odrzucić zapytanie, na które masz wystarczająco wielu wolnych ludzi.