Leveranciers opdracht geven & personeel controleren — vanuit de aanvraag

Wanneer er een aanvraag binnenkomt, beslis je twee dingen voordat je toezegt: Krijg ik de spullen? en heb ik de mensen? Beide antwoorden staan nu direct in het aanvraagdetail — zowel in de aanvragen-inbox als in de kanban-weergave.

Open daarvoor gewoon een aanvraag. Onder de gegevens vind je twee kaarten.

Kaart „Leverancier”

De kaart toont elke leverancier die aan de aangevraagde regels hangt. Waar komt die lijst vandaan? Uit de producten: wat bij een product (of een van de ingrediënten) als leverancier is ingesteld, verschijnt hier. Is er bij geen enkel product een leverancier ingevuld, dan zegt de kaart precies dat.

Per regel zie je:

• Naam van de leverancier
• Aantal regels dat op hem of haar valt
• Status van de bestelling: Geen bestelling, Concept, Verstuurd, Bevestigd, Afgewezen of Geleverd

Bestelling versturen

Bij alle leveranciers die nog geen bestelling hebben of waarvan de bestelling nog een concept is, staat een knop Versturen. Rechtsboven verstuur je met één klik alle openstaande bestellingen tegelijk.

De leverancier krijgt dezelfde bestelmail als via de tab Boekingen — met pdf en een link waarmee de bestelling bevestigd of afgewezen kan worden. De status in de kaart wordt daarna automatisch bijgewerkt.

Goed om te weten: Sommige bestellingen staan al als Concept klaar zonder dat je iets hebt gedaan. Dat gebeurt wanneer bij het product Bestelmail automatisch actief is — dan maakt Univents het concept zelf aan zodra de boeking wordt geaccepteerd, maar verstuurt het bewust niet. Jij controleert en verstuurt.

Wat in de tab Boekingen thuishoort

Regels bewerken, aantallen wijzigen, bestelnotities schrijven en de Goederenontvangst boeken doe je nog steeds in de tab Boekingen van het evenement. De link daarnaartoe staat onderaan in de kaart.

„Voor deze aanvraag bestaat nog geen evenement”

Staat dit in de kaart, dan komt de aanvraag uit de tijd vóór deze functie of is ze zonder evenement aangemaakt. Zodra de aanvraag een evenement heeft, verschijnen de leveranciers.

Kaart „Beschikbaarheid personeel”

De tweede kaart laat voor de periode van de aanvraag zien hoe het met je team gesteld is:

• Beschikbaar — kan op alle dagen van de periode
• Niet beschikbaar — heeft minstens één dag geblokkeerd
• Vakantie — heeft goedgekeurde vakantie in de periode
• Geen opgave — heeft voor minstens één dag niets ingevuld

Bovenaan staat de korte samenvatting, bijvoorbeeld „7 van 22 beschikbaar”.

Drie regels zodat het getal niet liegt:

1. Vakantie gaat boven alles. Wie goedgekeurde vakantie in de periode heeft, telt als vakantie — ook als diegene verder „maandag beschikbaar” heeft ingesteld.
2. Alle dagen moeten passen. Loopt de aanvraag over drie dagen, dan telt alleen wie op alle drie de dagen kan. „Op één van de drie dagen vrij” helpt je niet bij de bezetting.
3. Geen opgave is niet beschikbaar. Wie niets heeft ingevuld, komt onder Geen opgave terecht, nooit onder Beschikbaar.

De cijfers komen uit de beschikbaarheid die je medewerkers in het Medewerkersportaal bijhouden. Staat daar bij iedereen „Geen opgave”, dan is een berichtje aan het team de moeite waard — in het portaal bestaat daarvoor het onderdeel Beschikbaarheid.

Belangrijk: De kaart is een voorvertoning, geen planning. Ze schrijft niets weg, vraagt niemand aan en maakt geen diensten aan. Diensten ontstaan nog steeds in het evenement; de link Naar personeelsplanning brengt je daarheen.

Wie ziet wat

• De leverancierskaart verschijnt alleen als je rol evenementen mag bekijken.
• De personeelskaart verschijnt alleen als je rol personeel mag bekijken.

Ontbreekt het recht, dan wordt de kaart helemaal niet getoond. Dat is bewust: een half getal is erger dan geen getal — je zou anders misschien een aanvraag afwijzen waarvoor genoeg mensen beschikbaar zijn.