Encomendar a fornecedores e verificar o pessoal — a partir do pedido

Quando chega um pedido, há duas decisões a tomar antes de aceitar: Consigo ter a mercadoria? e Tenho as pessoas? Ambas as respostas estão agora diretamente no detalhe do pedido, tanto na caixa de entrada de pedidos como na vista Kanban.

Basta abrir um pedido. Por baixo dos dados encontram-se dois cartões.

Cartão «Fornecedor»

O cartão lista todos os fornecedores associados às linhas do pedido. De onde vem esta lista? Dos produtos: tudo o que estiver definido como fornecedor num produto (ou num dos seus ingredientes) aparece aqui. Se nenhum produto tiver fornecedor registado, o cartão indica exatamente isso.

Em cada linha vê-se:

• Nome do fornecedor
• Número de linhas que lhe dizem respeito
• Estado da encomenda: Sem encomenda, Rascunho, Enviado, Confirmado, Recusado ou Entregue

Enviar encomenda

Nos fornecedores que ainda não têm encomenda ou cuja encomenda ainda é um rascunho, existe um botão Enviar. No canto superior direito, um clique envia todas as encomendas em aberto de uma só vez.

O fornecedor recebe o mesmo e-mail de encomenda que é enviado através do separador Reservas, com PDF e uma ligação através da qual pode confirmar ou recusar a encomenda. Depois, o estado no cartão é atualizado automaticamente.

Bom saber: Algumas encomendas já aparecem como Rascunho sem que tenha sido feito nada. Isto acontece quando a opção E-mail de encomenda automático está ativa no produto: o Univents cria então o rascunho quando a reserva é aceite, mas deliberadamente não o envia. Cabe a si verificar e enviar.

O que pertence ao separador Reservas

Editar linhas, alterar quantidades, escrever notas de encomenda e registar a Entrada de mercadorias continua a fazer-se no separador Reservas do evento. A ligação para lá encontra-se na parte inferior do cartão.

«Para este pedido ainda não existe nenhum evento»

Se o cartão mostrar esta mensagem, o pedido é anterior a esta funcionalidade ou foi criado sem evento. Assim que o pedido tiver um evento, os fornecedores aparecem.

Cartão «Disponibilidade do pessoal»

O segundo cartão mostra, para o período do pedido, a situação da equipa:

• Disponível — pode em todos os dias do período
• Indisponível — tem pelo menos um dia bloqueado
• Férias — tem férias aprovadas no período
• Sem indicação — não registou nada para pelo menos um dia

Em cima aparece o resumo, por exemplo «7 de 22 disponíveis».

Três regras para que o número não engane:

1. As férias prevalecem sobre tudo. Quem tem férias aprovadas no período conta como estando de férias, mesmo que tenha registado «disponível às segundas-feiras».
2. Todos os dias têm de estar cobertos. Se o pedido abranger três dias, só conta quem pode nos três dias. «Livre num de três dias» não ajuda na constituição da equipa.
3. Sem indicação não é disponibilidade. Quem não registou nada fica em Sem indicação, nunca em Disponível.

Os números provêm das disponibilidades que os colaboradores mantêm no Portal do colaborador. Se todos aparecerem com «Sem indicação», vale a pena avisar a equipa: no portal existe, para isso, a área Disponibilidade.

Importante: O cartão é uma pré-visualização, não um planeamento. Não grava nada, não contacta ninguém e não cria turnos. Os turnos continuam a ser criados no evento; a ligação Ir para o planeamento do pessoal leva até lá.

Quem vê o quê

• O cartão Fornecedor só aparece se a função do utilizador tiver permissão para ver eventos.
• O cartão de pessoal só aparece se a função do utilizador tiver permissão para ver o pessoal.

Sem a permissão, o cartão nem sequer é apresentado. É intencional: um número incompleto seria pior do que nenhum, pois poderia levar a recusar um pedido para o qual há pessoas livres suficientes.