Encargar a proveedores y comprobar el personal — desde la solicitud

Cuando llega una solicitud, antes de aceptarla tienes que decidir dos cosas: ¿puedo conseguir la mercancía? y ¿tengo a la gente? Ahora ambas respuestas aparecen directamente en el detalle de la solicitud, tanto en la bandeja de entrada de solicitudes como en la vista Kanban.

Solo tienes que abrir una solicitud. Debajo de los datos encontrarás dos tarjetas.

Tarjeta «Proveedor»

La tarjeta enumera cada proveedor asociado a las líneas solicitadas. ¿De dónde sale esa lista? De los productos: todo lo que figure como proveedor en un producto (o en uno de sus ingredientes) aparece aquí. Si ningún producto tiene un proveedor asignado, la tarjeta te lo indica claramente.

En cada fila ves:

• Nombre del proveedor
• Número de líneas que le corresponden
• Estado del pedido: Sin pedido, Borrador, Enviado, Confirmado, Rechazado o Entregado

Enviar un pedido

En todos los proveedores que aún no tienen un pedido o cuyo pedido sigue en borrador aparece un botón Enviar. Arriba a la derecha puedes enviar todos los pedidos abiertos de una vez con un solo clic.

El proveedor recibe el mismo correo de pedido que desde la pestaña Reservas, con un PDF y un enlace para confirmar o rechazar el pedido. Después, el estado de la tarjeta se actualiza automáticamente.

Conviene saber: Algunos pedidos aparecen ya como Borrador sin que hayas hecho nada. Ocurre cuando en el producto está activada la opción Correo de pedido automático: entonces Univents crea el borrador al aceptar la reserva, pero a propósito no lo envía. Tú lo revisas y lo envías.

Qué se hace en la pestaña Reservas

Editar líneas, cambiar cantidades, escribir notas del pedido y registrar la Entrada de mercancías se sigue haciendo en la pestaña Reservas del evento. El enlace correspondiente está al final de la tarjeta.

«Todavía no hay ningún evento para esta solicitud»

Si la tarjeta muestra este mensaje, la solicitud es anterior a esta función o se creó sin evento. En cuanto la solicitud tenga un evento, aparecerán los proveedores.

Tarjeta «Disponibilidad del personal»

La segunda tarjeta te muestra, para el periodo de la solicitud, cómo está tu equipo:

• Disponible: puede trabajar todos los días del periodo
• No disponible: tiene bloqueado al menos un día
• Vacaciones: tiene vacaciones aprobadas dentro del periodo
• Sin especificar: no ha indicado nada para al menos un día

Arriba del todo aparece el resumen, por ejemplo «7 de 22 disponibles».

Tres reglas para que la cifra no engañe:

1. Las vacaciones mandan sobre todo. Quien tiene vacaciones aprobadas dentro del periodo cuenta como de vacaciones, aunque por lo demás tenga registrado «disponible los lunes».
2. Todos los días tienen que encajar. Si la solicitud abarca tres días, solo cuenta quien puede los tres. «Libre uno de los tres días» no te sirve para cubrir el servicio.
3. Sin especificar no es disponible. Quien no ha indicado nada se queda en Sin especificar, nunca en Disponible.

Las cifras proceden de la disponibilidad que tus empleados mantienen en el Portal del empleado. Si todos figuran como «Sin especificar», conviene avisar al equipo: en el portal hay un apartado Disponibilidad precisamente para esto.

Importante: La tarjeta es una vista previa, no una planificación. No escribe nada, no consulta a nadie y no crea turnos. Los turnos se siguen creando en el evento; el enlace Ir a la planificación del personal te lleva hasta allí.

Quién ve qué

• La tarjeta de proveedores solo aparece si tu rol puede ver eventos.
• La tarjeta de personal solo aparece si tu rol puede ver al personal.

Si falta el permiso, la tarjeta no se muestra en absoluto. Es intencionado: una cifra a medias sería peor que ninguna, porque podrías acabar rechazando una solicitud para la que hay gente libre de sobra.