Zulieferer beauftragen & Personal prüfen — aus der Anfrage

Wenn eine Anfrage reinkommt, entscheidest du zwei Dinge, bevor du zusagst: Bekomme ich die Ware? und habe ich die Leute? Beide Antworten stehen jetzt direkt im Anfrage-Detail — im Anfragen-Eingang wie in der Kanban-Ansicht.

Öffne dazu einfach eine Anfrage. Unter den Angaben findest du zwei Karten.

Karte „Zulieferer"

Die Karte listet jeden Zulieferer, der an den angefragten Positionen hängt. Woher kommt diese Liste? Aus den Produkten: Was bei einem Produkt (oder einer seiner Zutaten) als Zulieferer hinterlegt ist, taucht hier auf. Ist bei keinem Produkt ein Zulieferer eingetragen, sagt dir die Karte genau das.

Pro Zeile siehst du:

• Name des Zulieferers
• Anzahl der Positionen, die auf ihn entfallen
• Zustand des Auftrags: Kein Auftrag, Entwurf, Gesendet, Bestätigt, Abgelehnt oder Geliefert

Auftrag senden

Bei allen Zulieferern, die noch keinen Auftrag haben oder deren Auftrag noch ein Entwurf ist, steht ein Senden-Knopf. Oben rechts schickst du mit einem Klick alle offenen Aufträge auf einmal raus.

Der Zulieferer bekommt dieselbe Bestellmail wie über den Buchungen-Tab — mit PDF und einem Link, über den er die Bestellung bestätigen oder ablehnen kann. Der Zustand in der Karte zieht danach automatisch nach.

Gut zu wissen: Manche Aufträge stehen schon als Entwurf da, ohne dass du etwas getan hast. Das passiert, wenn beim Produkt Bestellmail automatisch aktiv ist — dann legt Univents den Entwurf bei Annahme der Buchung selbst an, verschickt ihn aber bewusst nicht. Du prüfst und sendest.

Was in den Buchungen-Tab gehört

Positionen bearbeiten, Mengen ändern, Bestell-Notizen schreiben und den Wareneingang buchen machst du weiterhin im Buchungen-Tab der Veranstaltung. Der Link dorthin steht unten in der Karte.

„Für diese Anfrage gibt es noch keine Veranstaltung"

Steht das in der Karte, stammt die Anfrage aus einer Zeit vor dieser Funktion oder wurde ohne Veranstaltung angelegt. Sobald die Anfrage eine Veranstaltung hat, erscheinen die Zulieferer.

Karte „Personal-Verfügbarkeit"

Die zweite Karte zeigt dir für den Zeitraum der Anfrage, wie es um dein Team steht:

• Verfügbar — kann an allen Tagen des Zeitraums
• Nicht verfügbar — hat mindestens einen Tag blockiert
• Urlaub — hat genehmigten Urlaub im Zeitraum
• Keine Angabe — hat für mindestens einen Tag nichts eingetragen

Ganz oben steht die Kurzfassung, etwa „7 von 22 verfügbar".

Drei Regeln, damit die Zahl nicht lügt:

1. Urlaub schlägt alles. Wer genehmigten Urlaub im Zeitraum hat, zählt als Urlaub — auch wenn er sonst „montags verfügbar" hinterlegt hat.
2. Alle Tage müssen passen. Geht die Anfrage über drei Tage, zählt nur, wer an allen drei Tagen kann. „An einem von drei Tagen frei" hilft dir bei der Besetzung nicht.
3. Keine Angabe ist nicht verfügbar. Wer nichts eingetragen hat, landet unter Keine Angabe, nie unter Verfügbar.

Die Zahlen kommen aus den Verfügbarkeiten, die deine Mitarbeitenden im Mitarbeiter-Portal pflegen. Steht dort bei allen „Keine Angabe", lohnt sich ein Hinweis ans Team — im Portal gibt es dafür den Bereich Verfügbarkeit.

Wichtig: Die Karte ist eine Vorschau, keine Planung. Sie schreibt nichts, fragt niemanden an und legt keine Schichten an. Schichten entstehen weiterhin in der Veranstaltung; der Link Zur Personalplanung bringt dich dorthin.

Wer sieht was

• Die Zulieferer-Karte erscheint nur, wenn deine Rolle Veranstaltungen sehen darf.
• Die Personal-Karte erscheint nur, wenn deine Rolle Personal sehen darf.

Fehlt das Recht, wird die Karte gar nicht angezeigt. Das ist Absicht: eine halbe Zahl wäre schlimmer als keine — du würdest sonst womöglich eine Anfrage ablehnen, für die genug Leute frei sind.