Commander auprès des fournisseurs et vérifier le personnel — depuis la demande

Lorsqu’une demande arrive, vous devez trancher deux questions avant de donner votre accord : Puis-je obtenir la marchandise ? et Ai-je le personnel nécessaire ? Les deux réponses figurent désormais directement dans le détail de la demande, aussi bien dans la boîte de réception des demandes que dans la vue Kanban.

Il vous suffit d’ouvrir une demande. Sous les informations, vous trouvez deux cartes.

Carte « Fournisseur »

La carte liste chaque fournisseur rattaché aux lignes demandées. D’où vient cette liste ? Des produits : tout ce qui est renseigné comme Fournisseur sur un produit (ou sur l’un de ses ingrédients) apparaît ici. Si aucun produit n’a de fournisseur renseigné, la carte vous l’indique clairement.

Pour chaque ligne, vous voyez :

• Nom du fournisseur
• Nombre de lignes qui lui reviennent
• Statut de la commande : Aucune commande, Brouillon, Envoyée, Confirmée, Refusée ou Livrée

Envoyer une commande

Pour tous les fournisseurs qui n’ont pas encore de commande ou dont la commande est encore un brouillon, un bouton Envoyer est disponible. En haut à droite, vous envoyez d’un seul clic toutes les commandes ouvertes en une fois.

Le fournisseur reçoit le même e-mail de commande que depuis l’onglet Réservations, avec un PDF et un lien lui permettant de confirmer ou de refuser la commande. Le statut dans la carte se met ensuite à jour automatiquement.

Bon à savoir : certaines commandes apparaissent déjà comme Brouillon sans que vous ayez rien fait. C’est le cas lorsque E-mail de commande automatique est activé sur le produit : Univents crée alors le brouillon dès l’acceptation de la réservation, mais ne l’envoie volontairement pas. C’est à vous de vérifier et d’envoyer.

Ce qui relève de l’onglet Réservations

Modifier les lignes, changer les quantités, rédiger des notes de commande et enregistrer la Réception de marchandises se font toujours dans l’onglet Réservations de l’événement. Le lien correspondant se trouve en bas de la carte.

« Aucun événement n’existe encore pour cette demande »

Si ce message s’affiche dans la carte, la demande date d’avant cette fonctionnalité ou a été créée sans événement. Dès que la demande est rattachée à un événement, les fournisseurs apparaissent.

Carte « Disponibilité du personnel »

La deuxième carte vous montre, pour la période de la demande, où en est votre équipe :

• Disponible : peut travailler tous les jours de la période
• Indisponible : a bloqué au moins un jour
• Congés : a des congés approuvés sur la période
• Non précisé : n’a rien renseigné pour au moins un jour

Tout en haut figure le résumé, par exemple « 7 sur 22 disponibles ».

Trois règles pour que ce chiffre reste fiable :

1. Les congés l’emportent sur tout. Toute personne ayant des congés approuvés sur la période compte comme en congés, même si elle a par ailleurs indiqué « disponible le lundi ».
2. Tous les jours doivent convenir. Si la demande s’étend sur trois jours, seules comptent les personnes disponibles les trois jours. « Libre un jour sur trois » ne vous aide pas pour constituer l’équipe.
3. Non précisé ne signifie pas disponible. Toute personne qui n’a rien renseigné apparaît sous Non précisé, jamais sous Disponible.

Les chiffres proviennent des disponibilités que vos employés renseignent dans le Portail des employés. Si tout le monde figure sous « Non précisé », il vaut la peine de relancer l’équipe : le portail comporte pour cela la rubrique Disponibilité.

Important : cette carte est un aperçu, pas une planification. Elle n’écrit rien, ne sollicite personne et ne crée aucun service. Les services continuent d’être créés dans l’événement ; le lien Aller au planning du personnel vous y conduit.

Qui voit quoi

• La carte Fournisseur n’apparaît que si votre rôle permet de voir les événements.
• La carte Personnel n’apparaît que si votre rôle permet de voir le personnel.

Sans cette autorisation, la carte n’est pas affichée du tout. C’est voulu : un chiffre partiel serait pire que pas de chiffre, car vous risqueriez de refuser une demande pour laquelle assez de personnes sont libres.