Incaricare i fornitori e verificare il personale — dalla richiesta

Quando arriva una richiesta, prima di darle conferma devi decidere due cose: riesco ad avere la merce? e ho le persone? Entrambe le risposte ora si trovano direttamente nel dettaglio della richiesta, sia nella posta in arrivo delle richieste sia nella vista Kanban.

Basta aprire una richiesta. Sotto i dati trovi due schede.

Scheda «Fornitore»

La scheda elenca ogni fornitore collegato alle righe richieste. Da dove viene questo elenco? Dai prodotti: ciò che in un prodotto (o in uno dei suoi ingredienti) è indicato come Fornitore compare qui. Se in nessun prodotto è indicato un fornitore, la scheda te lo dice chiaramente.

Per ogni riga vedi:

• Nome del fornitore
• Numero di righe che lo riguardano
• Stato dell’ordine: Nessun ordine, Bozza, Inviato, Confermato, Rifiutato o Consegnato

Inviare un ordine

Per tutti i fornitori che non hanno ancora un ordine o il cui ordine è ancora una bozza c’è un pulsante Invia. In alto a destra, con un solo clic, invii tutti gli ordini aperti in una volta.

Il fornitore riceve la stessa email d’ordine che parte dal tab Prenotazioni, con PDF e un link con cui può confermare o rifiutare l’ordine. Lo stato nella scheda si aggiorna poi automaticamente.

Da sapere: Alcuni ordini compaiono già come Bozza senza che tu abbia fatto nulla. Succede quando nel prodotto è attiva l’opzione Email d’ordine automatica: in questo caso Univents crea la bozza da sé quando la prenotazione viene accettata, ma volutamente non la invia. Sei tu a controllare e inviare.

Cosa va nel tab Prenotazioni

Modificare le righe, cambiare le quantità, scrivere le note d’ordine e registrare il Ricevimento merci continui a farlo nel tab Prenotazioni dell’evento. Il link per arrivarci si trova in fondo alla scheda.

«Per questa richiesta non esiste ancora un evento»

Se la scheda mostra questo messaggio, la richiesta risale a un periodo precedente a questa funzione oppure è stata creata senza un evento. Non appena la richiesta ha un evento, compaiono i fornitori.

Scheda «Disponibilità del personale»

La seconda scheda mostra, per il periodo della richiesta, la situazione del tuo team:

• Disponibile — può lavorare in tutti i giorni del periodo
• Non disponibile — ha bloccato almeno un giorno
• Ferie — ha ferie approvate nel periodo
• Non specificata — non ha inserito nulla per almeno un giorno

In cima trovi il riepilogo, ad esempio «7 su 22 disponibili».

Tre regole perché il numero non menta:

1. Le ferie prevalgono su tutto. Chi ha ferie approvate nel periodo conta come in ferie, anche se per il resto ha indicato «disponibile il lunedì».
2. Tutti i giorni devono andare bene. Se la richiesta copre tre giorni, conta solo chi può in tutti e tre. «Libero in uno dei tre giorni» non ti aiuta a coprire i turni.
3. Non specificata non significa disponibile. Chi non ha inserito nulla finisce sotto Non specificata, mai sotto Disponibile.

I numeri derivano dalle disponibilità che i tuoi dipendenti gestiscono nel Portale dipendenti. Se lì per tutti risulta «Non specificata», conviene mandare un promemoria al team: nel portale esiste a questo scopo la sezione Disponibilità.

Importante: La scheda è un’anteprima, non una pianificazione. Non scrive nulla, non contatta nessuno e non crea turni. I turni si creano sempre nell’evento; il link Vai alla pianificazione del personale ti porta lì.

Chi vede cosa

• La scheda Fornitore compare solo se il tuo ruolo può vedere gli eventi.
• La scheda del personale compare solo se il tuo ruolo può vedere il personale.

Se manca l’autorizzazione, la scheda non viene mostrata affatto. È voluto: un numero parziale sarebbe peggio di nessun numero, perché potresti rifiutare una richiesta per la quale in realtà ci sono abbastanza persone libere.