Accesos de solo lectura y permisos por área
Después de leer este artículo sabrás qué puede y qué no puede hacer un acceso de solo lectura, cuánto cuesta y cómo las áreas controlan quién puede editar cada registro.
Un acceso de solo lectura es un acceso al área de administración que únicamente consulta: abre las mismas listas y documentos que un admin, pero no puede guardar nada. A su lado están las áreas: acotan el área de administración para que un rol solo edite los registros de su propia área. Ambas cosas dependen de un rol propio, no de un nivel nuevo: los niveles siguen siendo Propietario, Admin, equipo y Sin acceso.
Acceso de solo lectura
Un acceso de solo lectura es un acceso de admin con un rol de lectura. La persona inicia sesión con normalidad, ve el área de administración y todo lo que su rol permite ver, pero cada intento de guardar se rechaza. En ese momento aparece el aviso «Con un acceso de solo lectura puedes ver, comentar y exportar, pero no cambiar nada. Pide a un propietario de la cuenta un rol de edición.» La cabecera muestra además el aviso «Acceso de lectura: puedes ver, comentar y exportar, pero no cambiar nada.»
| Permitido | No es posible |
|---|---|
| Ver: panel, consultas, eventos, inventario, sedes, finanzas, personal, ajustes | Cambiar nada: ni crear, ni editar, ni borrar, ni archivar |
| Leer y escribir comentarios | Registrar horas ni marcar turnos o tareas |
| Escribir mensajes directos | Conectar o cambiar un buzón o un calendario |
| Descargar exportaciones, excepto DATEV y BMD | Cambiar la suscripción, los ajustes o las invitaciones |
| Imprimir documentos como vista de impresión o PDF | Enviar invitaciones ni cambiar roles |
Ver sin dejar rastro. Al consultar, Univents no guarda nada en segundo plano para los accesos de solo lectura: la marca de leído de un hilo de la bandeja de entrada queda igual para los demás y no aparece ningún mensaje de error. Sí se pueden escribir comentarios y mensajes directos.
Crear un rol de lectura
- Abre Ajustes → Roles y haz clic en Crear rol.
- Ponle un nombre, por ejemplo «Solo lectura», y elige la plantilla Solo lectura («Ver todo, no cambiar nada · cuenta como acceso de lectura») — o pon cada acción de la matriz de permisos en Ver.
- En la lista de roles, marca el rol como Tipo: Solo lectura. Bajo el selector aparece entonces «Rol de lectura: cuenta como acceso de lectura». Crear, Editar y Eliminar quedan bloqueados en la matriz de permisos; Ver sigue disponible.
- Asigna el rol a una persona en Personal › Accesos. La lista mostrará Admin · Acceso de lectura.
Puedes volver a poner el rol en Tipo: edición en cualquier momento; los permisos existentes se conservan.
¿Cuánto cuesta un acceso de solo lectura?
En el plan Scale hay un acceso de solo lectura incluido por cada plaza de admin. Cada acceso adicional cuesta 19 € al mes o 190 € al año. El importe se muestra antes de guardar; si no lo confirmas, la persona se queda sin el rol de lectura.
En Growth y Core no hay accesos de solo lectura, porque no incluyen la gestión de roles. En la facturación, un acceso de lectura se cuenta aparte de las plazas de admin: la página indica cuántos están incluidos y cuántos se cobran aparte. Al pasar a un plan sin accesos de lectura, estos vuelven a contar como plazas de admin; la página avisa antes.
Áreas
Un área es el ámbito de trabajo de un rol, expresado con etiquetas de eventos. Un registro pertenece a un área cuando él o su sede lleva una de las etiquetas de esa área. Un rol con etiquetas de área solo ve los eventos, consultas, documentos, tareas y turnos de su propia área, como hasta ahora. Las páginas de reserva, los productos y las sedes los ve todos, porque los presupuestos necesitan todo el catálogo; solo puede editar los de su área. Las entradas ajenas se abren en solo lectura con la indicación Pertenece a la empresa … — solo lectura, y ambas listas arrancan con el filtro Mi empresa; Todas las entradas sigue dando acceso a todo el catálogo.
Así se configuran las áreas:
- En Sedes, asigna a cada sede la etiqueta de su área, por ejemplo «Colonia» o «Düsseldorf».
- Crea un rol por área y elige la etiqueta correspondiente en Visibilidad de eventos (etiquetas).
- Asigna el rol a los admins de esa área.
Asignar registros existentes. Los productos y las páginas de reserva sin etiqueta no pertenecen a ninguna área. Al añadirles la etiqueta pasan a formar parte de ella; lo más rápido es la edición masiva con Añadir etiquetas sobre toda la selección.
Registros compartidos. Los registros sin etiqueta de área son compartidos. Un rol restringido los ve, pero solo puede editarlos si tiene activado Puede editar registros compartidos. Sin ese interruptor, un registro compartido queda protegido contra escritura.
El control también actúa al guardar. Si un rol intenta cambiar un registro fuera de su área, se rechaza con «Esto pertenece a otra operación. Puedes verlo, pero no cambiarlo.» y no se guarda nada. Lo mismo vale para las sedes: un rol no puede extender su área a una sede ajena. El propietario y los admins sin rol nunca están restringidos.
Las automatizaciones se aplican a todo el espacio de trabajo. Una automatización se ejecuta en todas las áreas, independientemente de quién la creó o del rol que tenga. Por eso, después de configurar áreas, revisa qué reglas tocan registros fuera de tu área.
Preguntas frecuentes
¿Puede comentar un acceso de solo lectura? Sí. Los comentarios y los mensajes directos están permitidos expresamente porque no cambian datos de negocio. Quien no deba escribir nada recibe Sin acceso en lugar de un acceso de lectura.
¿Puede enviar facturas un acceso de solo lectura? No. Imprimir y descargar en PDF sí; enviar, aprobar o marcar como pagada, no.
¿Por qué no veo la plantilla «Solo lectura»? Los roles y plantillas propios empiezan en el plan Scale. Por debajo, la página muestra un aviso sobre la mejora necesaria.
¿Cuenta un acceso de lectura como plaza de admin? No, cuenta como acceso de lectura propio. En Scale hay uno incluido por plaza de admin; cada adicional cuesta 19 € al mes.