Acessos de leitura e permissões por área
Depois deste artigo saberá o que um acesso de leitura pode e não pode fazer, quanto custa e como as áreas definem quem pode editar que registos.
Um acesso de leitura é um acesso à área de administração que apenas consulta: abre as mesmas listas e documentos de um admin, mas não pode guardar nada. Ao lado estão as áreas: restringem a área de administração para que uma função edite apenas os registos da sua própria área. Ambos dependem de uma função própria, não de um novo nível — os níveis continuam a ser proprietário, admin, equipa e sem acesso.
Acesso de leitura
Um acesso de leitura é um acesso de admin com uma função de leitura. A pessoa inicia sessão normalmente, vê a área de administração e tudo o que a sua função permite ver, mas cada tentativa de guardar é recusada. Aparece então a mensagem «Com acesso apenas de leitura podes ver, comentar e exportar, mas não alterar nada. Pede a um proprietário da conta um perfil de edição.» No topo surge ainda o aviso «Acesso de leitura — pode ver, comentar e exportar, mas não alterar nada.»
| Permitido | Não é possível |
|---|---|
| Consultar: painel, pedidos, eventos, inventário, locais, finanças, pessoal, definições | Alterar qualquer coisa: nem criar, nem editar, nem apagar, nem arquivar |
| Ler e escrever comentários | Registar horas ou marcar turnos e tarefas |
| Escrever mensagens diretas | Ligar ou alterar uma caixa de correio ou um calendário |
| Transferir exportações — exceto DATEV e BMD | Alterar a subscrição, as definições ou os convites |
| Imprimir documentos como vista de impressão ou PDF | Enviar convites ou alterar funções |
Consultar sem deixar rasto. Ao consultar, Univents não guarda nada em segundo plano para os acessos de leitura: a marca de lido de um tópico da caixa de entrada fica inalterada para os restantes e não aparece qualquer mensagem de erro. Comentários e mensagens diretas continuam permitidos.
Criar uma função de leitura
- Abra Definições → Funções e clique em Criar função.
- Dê um nome, por exemplo «Apenas leitura», e escolha o modelo Só leitura («Vê tudo, não altera nada · conta como acesso de leitura») — ou coloque cada ação da matriz de permissões em Ver.
- Na lista de funções, defina a função como Tipo: Apenas leitura. Sob o seletor aparece então «Função de leitura — conta como acesso de leitura.» Criar, Editar e Eliminar ficam bloqueados na matriz de permissões; Ver continua disponível.
- Atribua a função a uma pessoa em Pessoal › Acessos. A lista passa a mostrar Admin · Acesso de leitura.
Pode voltar a colocar a função em Tipo: edição a qualquer momento; as permissões existentes mantêm-se.
Quanto custa um acesso de leitura?
No plano Scale, está incluído um acesso de leitura por cada lugar de admin. Cada acesso adicional custa 19 € por mês ou 190 € por ano. O valor é mostrado antes de guardar; se não o confirmar, a pessoa fica sem a função de leitura.
Growth e Core não têm acessos de leitura, porque não incluem a gestão de funções. Na faturação, um acesso de leitura é contado separadamente dos lugares de admin: a página indica quantos estão incluídos e quantos são cobrados à parte. Ao mudar para um plano sem acessos de leitura, estes voltam a contar como lugares de admin; a página avisa antes.
Áreas
Uma área é o âmbito de trabalho de uma função, expresso por etiquetas de eventos. Um registo pertence a uma área quando ele ou o seu local tem uma das etiquetas dessa área. Uma função com etiquetas de área só vê eventos, pedidos, documentos, tarefas e turnos da sua própria área, como até agora. Páginas de reserva, produtos e locais vê todos, porque os orçamentos precisam de todo o catálogo; só pode editar os da sua área. Os registos alheios abrem em apenas leitura com a indicação Pertence à empresa … — apenas leitura, e ambas as listas começam com o filtro A minha empresa; Todas as entradas mantém todo o catálogo acessível.
Para configurar áreas:
- Em Locais, dê a cada local a etiqueta da sua área, por exemplo «Colónia» ou «Düsseldorf».
- Crie uma função por área e escolha a etiqueta correspondente em Visibilidade de eventos (etiquetas).
- Atribua a função aos admins dessa área.
Atribuir registos existentes. Produtos e páginas de reserva sem etiqueta não pertencem a nenhuma área. Ao adicionar a etiqueta passam a fazer parte dela — o mais rápido é a edição em massa com Adicionar etiquetas em toda a seleção.
Registos partilhados. Os registos sem etiqueta de área são partilhados. Uma função restrita vê-os, mas só os pode editar se Pode editar registos partilhados estiver ativo na função. Sem esse interruptor, um registo partilhado fica protegido contra escrita.
O controlo também atua ao guardar. Se uma função tentar alterar um registo fora da sua área, a alteração é recusada com «Isto pertence a outra operação. Podes vê-lo, mas não alterá-lo.» e nada é guardado. O mesmo se aplica aos locais: uma função não pode estender a sua área a um local alheio. O proprietário e os admins sem função nunca são restringidos.
As automatizações aplicam-se a todo o espaço de trabalho. Uma automatização corre em todas as áreas, independentemente de quem a criou ou da função que tem. Por isso, depois de configurar as áreas, verifique que regras tocam registos fora da sua área.
Perguntas frequentes
Um acesso de leitura pode comentar? Sim. Comentários e mensagens diretas são explicitamente permitidos porque não alteram dados de negócio. Quem não deve escrever nada recebe Sem acesso em vez de um acesso de leitura.
Um acesso de leitura pode enviar faturas? Não. Imprimir e transferir em PDF sim; enviar, aprovar ou marcar como paga não.
Porque não vejo o modelo «Só leitura»? As funções e modelos próprios começam no plano Scale. Abaixo disso, a página mostra um aviso sobre a atualização necessária.
Um acesso de leitura conta como lugar de admin? Não, conta como acesso de leitura próprio. No Scale está incluído um por lugar de admin; cada adicional custa 19 € por mês.