Leestoegangen en rechten per bedrijfsonderdeel
Na dit artikel weet je wat een leestoegang wel en niet mag, wat hij kost en hoe bedrijfsonderdelen bepalen wie welke records mag bewerken.
Een leestoegang is toegang tot het beheergedeelte die alleen kijkt: hij opent dezelfde lijsten en documenten als een admin, maar kan niets opslaan. Daarnaast zijn er de bedrijfsonderdelen: ze bakenen het beheergedeelte af zodat een rol alleen de records van het eigen onderdeel bewerkt. Beide hangen aan een eigen rol, niet aan een nieuw niveau — de niveaus blijven eigenaar, admin, crew en geen toegang.
Leestoegang
Een leestoegang is een admintoegang met een leesrol. De persoon meldt zich normaal aan, ziet het beheergedeelte en alles wat de rol mag zien, maar elke opslagpoging wordt geweigerd. Dan verschijnt de melding „Met alleen-lezen toegang kun je bekijken, reageren en exporteren, maar niets wijzigen. Vraag een eigenaar van het account om een bewerkingsrol.” Bovenaan staat bovendien de banner „Leestoegang — je kunt bekijken, reageren en exporteren, maar niets wijzigen.”
| Toegestaan | Niet mogelijk |
|---|---|
| Bekijken: dashboard, aanvragen, evenementen, inventaris, vestigingen, financiën, personeel, instellingen | Iets wijzigen: niet aanmaken, bewerken, verwijderen of archiveren |
| Opmerkingen lezen en schrijven | Geen uren registreren, geen diensten of taken afvinken |
| Directe berichten schrijven | Geen mailbox of agenda koppelen of wijzigen |
| Exports downloaden — behalve DATEV en BMD | Geen abonnement-, instellings- of uitnodigingswijzigingen |
| Documenten printen als afdrukweergave of PDF | Geen uitnodigingen versturen, geen rollen wijzigen |
Kijken laat geen sporen na. Bij het bekijken slaat Univents voor leestoegangen niets op de achtergrond op: de gelezen-markering van een thread in de inbox blijft voor de anderen ongewijzigd en er verschijnt geen foutmelding. Opmerkingen en directe berichten plaatsen blijft toegestaan.
Een leesrol aanmaken
- Open Instellingen → Rollen en klik op Rol aanmaken.
- Geef een naam, bijvoorbeeld ‘Alleen lezen’, en kies de sjabloon Alleen lezen (‘Alles bekijken, niets wijzigen · telt als leestoegang’) — of zet elke actie in de rechtenmatrix op Bekijken.
- In de rollenlijst zet je de rol op Soort: Alleen lezen. Onder de schakelaar staat dan ‘Leesrol — telt als leestoegang.’ Aanmaken, Bewerken en Verwijderen zijn in de rechtenmatrix geblokkeerd; Bekijken blijft schakelbaar.
- Wijs de rol toe aan een persoon onder Personal › Toegangen. De lijst toont dan Admin · Leestoegang.
Je kunt de rol op elk moment terugzetten op Soort: bewerken; bestaande rechten blijven behouden.
Wat kost een leestoegang?
In het Scale-pakket is per adminplaats één leestoegang inbegrepen. Elke extra leestoegang kost 19 € per maand of 190 € per jaar. Het bedrag wordt vóór het opslaan getoond; bevestig je het niet, dan blijft de persoon zonder leesrol.
Growth en Core hebben geen leestoegangen, omdat rolinrichting daar niet in zit. In de facturatie wordt een leestoegang apart van de adminplaatsen geteld: de pagina vermeldt hoeveel er inbegrepen zijn en hoeveel er extra worden gefactureerd. Ga je naar een pakket zonder leestoegangen, dan tellen leestoegangen weer als adminplaatsen; de pagina waarschuwt vooraf.
Bedrijfsonderdelen
Een bedrijfsonderdeel is het werkgebied van een rol, uitgedrukt in event-tags. Een record hoort bij een onderdeel wanneer het zelf of de bijbehorende vestiging een tag van dat onderdeel draagt. Een rol met onderdeel-tags ziet evenementen, aanvragen, documenten, taken en diensten alleen uit het eigen onderdeel, zoals tot nu toe. Boekingspagina’s, producten en vestigingen ziet hij allemaal, want offertes hebben de hele catalogus nodig; hij kan alleen die van het eigen onderdeel bewerken. Vreemde items openen alleen-lezen met de melding Hoort bij bedrijf … — alleen lezen, en beide lijsten starten met het filter Mijn bedrijf; Alle items houdt de hele catalogus bereikbaar.
Zo richt je onderdelen in:
- Geef elke vestiging onder Vestigingen de tag van het onderdeel, bijvoorbeeld ‘Keulen’ of ‘Düsseldorf’.
- Maak per onderdeel een rol en kies de bijbehorende tag onder Zichtbaarheid evenementen (tags).
- Wijs de rol toe aan de admins van dat onderdeel.
Bestaande records toewijzen. Producten en boekingspagina’s zonder tag horen bij geen enkel onderdeel. Voeg je de tag toe, dan horen ze erbij — het snelst via bulkbewerking met Tags toevoegen over de hele selectie.
Gedeelde records. Records zonder onderdeel-tag zijn gedeeld. Een beperkte rol ziet ze, maar kan ze alleen bewerken als Mag gedeelde records bewerken in de rol aan staat. Sans deze schakelaar blijft een gedeeld record schrijfbeveiligd.
De controle geldt ook bij opslaan. Probeert een rol een record buiten het eigen onderdeel te wijzigen, dan wordt dat geweigerd met ‘Dit hoort bij een andere vestiging. Je kunt het bekijken, maar niet wijzigen.’ en er wordt niets opgeslagen. Hetzelfde geldt voor vestigingen: een rol kan het eigen onderdeel niet uitbreiden naar een vreemde vestiging. De eigenaar en admins zonder rol zijn nooit beperkt.
Automatiseringen gelden voor de hele werkruimte. Een automatisering loopt over alle onderdelen, ongeacht wie hem heeft aangemaakt of welke rol die persoon heeft. Controleer daarom na het inrichten van onderdelen welke regels records buiten jouw onderdeel raken.
Veelgestelde vragen
Mag een leestoegang opmerkingen plaatsen? Ja. Opmerkingen en directe berichten zijn uitdrukkelijk toegestaan, omdat ze geen bedrijfsgegevens wijzigen. Wie helemaal niet mag schrijven, krijgt Geen toegang in plaats van een leestoegang.
Mag een leestoegang facturen versturen? Nee. Printen en als PDF downloaden wel; versturen, goedkeuren of als betaald markeren niet.
Waarom zie ik de sjabloon ‘Alleen lezen’ niet? Eigen rollen en sjablonen beginnen bij het Scale-pakket. Daaronder toont de pagina een melding over de benodigde upgrade.
Telt een leestoegang als adminplaats? Nee, hij telt als eigen leestoegang. Bij Scale is er één per adminplaats inbegrepen; elke extra kost 19 € per maand.