Lesezugänge und Rechte je Betrieb
Nach diesem Artikel weißt du, was ein Lesezugang darf und was nicht, was er kostet und wie du mit Betrieben steuerst, wer welche Einträge bearbeiten darf.
Ein Lesezugang ist ein Zugang zum Verwaltungsbereich, der nur ansieht: Er öffnet dieselben Listen und Belege wie ein Admin, kann aber nichts speichern. Daneben gibt es die Betriebe: Sie schneiden den Verwaltungsbereich so zu, dass eine Rolle nur die Einträge ihres eigenen Betriebs bearbeitet. Beides hängt an einer eigenen Rolle, nicht an einer neuen Stufe — die Stufen bleiben Inhaber, Admin, Crew und Kein Zugang.
Lesezugang
Ein Lesezugang ist ein Admin-Zugang mit einer Lese-Rolle. Die Person meldet sich normal an, sieht den Verwaltungsbereich und alles, was ihre Rolle sehen darf — jeder Speicherversuch wird aber abgelehnt. Stattdessen erscheint der Hinweis „Mit einem Lesezugang kannst du ansehen, kommentieren und exportieren, aber nichts ändern. Bitte einen Inhaber des Kontos um eine Bearbeiten-Rolle.“ Oben im Kopf steht zusätzlich der Banner „Lesezugang — du kannst ansehen, kommentieren und exportieren, aber nichts ändern.“
| Erlaubt | Nicht möglich |
|---|---|
| Ansehen: Dashboard, Anfragen, Veranstaltungen, Inventar, Locations, Finanzen, Personal, Einstellungen | Nichts ändern: kein Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Archivieren |
| Kommentare lesen und schreiben | Keine Zeiten erfassen, keine Schichten oder Aufgaben abhaken |
| Direktnachrichten schreiben | Kein Postfach und keinen Kalender verbinden oder ändern |
| Exporte herunterladen — außer DATEV- und BMD-Export | Keine Abo-, Einstellungs- oder Einladungs-Änderungen |
| Belege als Druckansicht oder PDF drucken | Keine Einladungen verschicken, Rollen nicht ändern |
Ansehen ohne Nebenwirkungen. Beim reinen Ansehen speichert Univents für Lesezugänge nichts im Hintergrund: Der Gelesen-Status eines Postfach-Threads bleibt für die anderen unverändert, und es erscheint dabei keine Fehlermeldung. Kommentare und Direktnachrichten schreiben ist erlaubt.
Lese-Rolle anlegen
- Öffne Einstellungen → Rollen und klicke Rolle anlegen.
- Vergib einen Namen, zum Beispiel „Nur lesen“, und wähle die Vorlage Nur lesen („Alles ansehen, nichts ändern · zählt als Lesezugang“) — oder setze in der Rechte-Matrix jede Aktion auf Ansehen.
- Stelle die Rolle in der Rollenliste bei Art auf Nur lesen. Unter dem Schalter steht dann „Lese-Rolle — zählt als Lesezugang.“ Erstellen, Bearbeiten und Löschen sind in der Rechte-Matrix gesperrt; Ansehen bleibt schaltbar.
- Weise die Rolle unter Personal › Zugänge einer Person zu. In der Liste steht danach Admin · Lesezugang.
Eine Lese-Rolle lässt sich jederzeit wieder auf Art: Bearbeiten umstellen; bestehende Rechte bleiben dabei erhalten.
Was kostet ein Lesezugang?
Im Tarif Scale ist je Admin-Platz ein Lesezugang inklusive. Jeder weitere Lesezugang kostet 19 € pro Monat oder 190 € pro Jahr. Univents zeigt den Betrag vor dem Speichern; bestätigst du ihn nicht, bleibt die Person ohne Lese-Rolle.
In Growth und Core gibt es keine Lesezugänge — dort ist die Rollenverwaltung nicht enthalten. Ein Lesezugang zählt in der Abrechnung getrennt von den Admin-Plätzen: Auf der Abrechnungsseite steht, wie viele Lesezugänge inklusive sind und wie viele zusätzlich berechnet werden. Beim Wechsel in einen Tarif ohne Lesezugänge zählen Lesezugänge wieder als Admin-Plätze; die Abrechnungsseite warnt vorher.
Betriebe
Ein Betrieb ist der Arbeitsbereich einer Rolle, ausgedrückt über Event-Tags. Ein Eintrag gehört zu einem Betrieb, wenn er selbst oder sein Standort einen Tag dieses Betriebs trägt. Veranstaltungen, Anfragen, Belege, Aufgaben und Schichten sieht eine Rolle mit Betrieb-Tags nur aus ihrem Betrieb — wie bisher. Buchungsseiten, Produkte und Standorte sieht sie alle, denn Angebote brauchen den ganzen Katalog; bearbeiten kann sie nur die ihres Betriebs. Fremde Einträge öffnen schreibgeschützt mit dem Hinweis Gehört zu Betrieb … — nur lesen, und die Listen starten mit dem Filter Mein Betrieb; über Alle Einträge bleibt der ganze Katalog erreichbar.
So richtest du Betriebe ein:
- Vergib jedem Standort unter Locations den Tag seines Betriebs, zum Beispiel „Köln" oder „Düsseldorf".
- Lege je Betrieb eine Rolle an und wähle unter Event-Sichtbarkeit (Tags) den passenden Tag.
- Weise die Rolle den Admins des Betriebs zu.
Bestehende Einträge zuordnen. Produkte und Buchungsseiten ohne Tag gehören zu keinem Betrieb. Hängst du ihnen den Tag an, gehören sie danach dazu — am schnellsten über die Sammel-Bearbeitung mit Tags hinzufügen über die ganze Auswahl.
Gemeinsame Einträge. Einträge ohne Betrieb-Tag sind gemeinsam. Eine beschränkte Rolle sieht sie, kann sie aber nur bearbeiten, wenn in ihrer Rolle Darf gemeinsame Einträge bearbeiten eingeschaltet ist. Ohne den Schalter bleibt ein gemeinsamer Eintrag schreibgeschützt.
Der Wächter greift auch beim Speichern. Versucht eine Rolle, einen Eintrag außerhalb ihres Betriebs zu ändern, lehnt Univents mit „Das gehört zu einem anderen Betrieb. Du kannst es ansehen, aber nicht ändern.“ ab, und es wird nichts gespeichert. Dasselbe gilt für Standorte: Eine Rolle kann ihren Betrieb nicht auf einen fremden Standort ausdehnen. Der Inhaber und Admins ohne Rolle sind nie eingeschränkt.
Automatisierungen gelten für den ganzen Workspace. Eine Automatisierung läuft über alle Betriebe, unabhängig davon, wer sie angelegt hat oder welche Rolle er hat. Prüfe deshalb nach dem Einrichten von Betrieben, welche Regeln Einträge außerhalb deines Betriebs anfassen.
Häufige Fragen
Kann ein Lesezugang kommentieren? Ja. Kommentare und Direktnachrichten sind ausdrücklich erlaubt — sie ändern keine Fachdaten. Wer gar nicht mitschreiben soll, bekommt Kein Zugang statt eines Lesezugangs.
Kann ein Lesezugang Rechnungen versenden? Nein. Drucken und als PDF herunterladen ja, versenden, freigeben oder als bezahlt markieren nein.
Warum sehe ich die Vorlage „Nur lesen“ nicht? Eigene Rollen und Vorlagen gibt es ab dem Tarif Scale. Darunter zeigt die Seite einen Hinweis auf das nötige Upgrade.
Zählt ein Lesezugang als Admin-Platz? Nein, er zählt als eigener Lesezugang. In Scale ist je Admin-Platz einer inklusive, jeder weitere kostet 19 € pro Monat.