Azioni dell’IA: cosa esegue da solo l’assistente

L’assistente IA di Univents non si limita a rispondere alle domande: lavora anche nel tuo workspace. Crea attività, modifica eventi, crea documenti. Una cosa però non la fa, di proposito: inviare e-mail scritte liberamente. Le scrive per te, ma a inviarle sei tu.

E-mail: l’assistente scrive la bozza, tu la invii

Per le e-mail scritte liberamente l’assistente non ha volutamente nessuno strumento. Riguarda:

• la risposta a un’e-mail nella tua posta in arrivo,
• una nuova e-mail a un indirizzo qualsiasi,
• la risposta nella chat partner di un evento, che arriva al partner come e-mail,
• i promemoria dei turni e le richieste di sostituzione al tuo personale.

Se glielo chiedi comunque, non ricevi un messaggio di errore ma la bozza pronta: oggetto e testo direttamente nella chat, più una frase che ti indica da dove inviarla. La leggi, modifichi ciò che vuoi cambiare e la invii direttamente tu — dalla posta in arrivo, dalla chat partner dell’evento o dalla scheda Turni.

Il motivo è semplice: un’e-mail partita non la richiama nessuno. Chi la invia deve prima averla letta.

I tuoi Documenti non sono interessati da questa regola. L’invio di un preventivo o di una fattura al cliente è un’azione fissa, con destinatario fisso e un tuo modello: l’assistente la avvia su tua istruzione. Qui si parla del testo scritto liberamente, non dell’invio dei tuoi documenti.

Cosa esegue direttamente l’assistente

Le attività di sola lettura, come «mostrami i preventivi aperti», l’assistente le svolge subito. Però modifica anche i dati: creare attività, modificare eventi, aggiungere righe, registrare un pagamento in entrata, creare un preventivo. Cosa fa dipende solo dalla tua istruzione nella chat.

Per questo vale la pena adottare due abitudini:

1. Formula in modo concreto. «Crea per il matrimonio Meier del 12/09 un’attività Ordinare le bevande» è chiaro, «occupati del matrimonio» no. Puoi indicare subito anche un orario: «Richiamo domani 14:30» crea l’attività con quell’orario.
2. Controlla brevemente il risultato. L’assistente riferisce solo ciò che un’azione ha effettivamente restituito. Dopo più modifiche di seguito conviene dare un’occhiata all’elenco o al documento: lì trovi lo stato reale.

Ciò che l’assistente ha creato o modificato nel workspace puoi cambiarlo o eliminarlo di nuovo nello stesso punto, come tutto il resto.

Come riconoscere gli strumenti in esecuzione

Mentre l’assistente lavora, mostra nella chat piccole pillole di stato che ti permettono di seguire l’avanzamento di ogni passaggio:

• Una pillola con un simbolo rotante e l’icona dello strumento indica che l’azione è in corso.
• Un segno di spunta verde indica che il passaggio è stato completato con successo.
• Una croce rossa segnala un errore. Passa il mouse sulla pillola per leggere il messaggio di errore e clicca su Riprova per ripetere il passaggio.

Così vedi in ogni momento se l’assistente è ancora al lavoro, ha finito o se qualcosa è andato storto.

Consigli

• Chiedi pure all’assistente i testi delle e-mail: un rifiuto, un follow-up, uno spostamento di appuntamento. È proprio per questo che c’è; solo l’invio resta a te.
• Digli con quale tono scrivere l’e-mail e quali dati essenziali devono esserci. Così risparmi un secondo giro.
• Per le modifiche più grandi è meglio procedere in due passaggi: prima fai creare, poi controlli brevemente, poi prosegui.
• Se una risposta ti sembra strana, chiedi nella chat che cosa è stato eseguito esattamente. L’assistente indica solo ciò che è successo davvero.