Acciones de IA: lo que el asistente ejecuta por sí mismo

El asistente de IA de Univents no solo responde preguntas, también trabaja en tu workspace: crea tareas, modifica eventos, genera documentos. Hay algo que deliberadamente no hace: enviar correos de redacción libre. Los escribe él, pero los envías tú.

Correos: el asistente redacta, tú envías

Para los correos de redacción libre, el asistente no tiene ninguna herramienta, y es a propósito. Esto afecta a:

• la respuesta a un correo de tu bandeja de entrada,
• un correo nuevo a cualquier dirección,
• la respuesta en el chat de partners de un evento, que le llega al partner por correo,
• los recordatorios de turno y las solicitudes de sustitución a tu personal.

Si aun así se lo pides, no recibes un mensaje de error, sino el borrador terminado: asunto y texto directamente en el chat, junto con una frase que indica desde dónde enviarlo. Lo lees, cambias lo que quieras cambiar y lo envías tú mismo, desde la bandeja de entrada, desde el chat de partners del evento o desde la pestaña Turnos.

El motivo es sencillo: un correo que ya ha salido no lo recupera nadie. Quien lo envía debería haberlo leído antes.

Tus Documentos no se ven afectados. Enviar un presupuesto o una factura al cliente es una acción fija, con un destinatario fijo y tu propia plantilla: el asistente la inicia cuando se lo indicas. Aquí se trata del texto de redacción libre, no del envío de tus documentos.

Lo que el asistente ejecuta directamente

Las tareas de solo lectura, como «muéstrame los presupuestos abiertos», el asistente las resuelve al instante. Pero también modifica datos: crear tareas, editar eventos, añadir líneas, registrar un pago recibido, crear un presupuesto. Lo que hace depende únicamente de tu instrucción en el chat.

Por eso conviene adoptar dos hábitos:

1. Formula con precisión. «Crea para la boda Meier del 12/09 una tarea Pedir bebidas» es inequívoco; «ocúpate de la boda», no. Además, puedes indicar una hora directamente: «Llamar mañana a las 14:30» crea la tarea con esa hora.
2. Revisa el resultado brevemente. El asistente solo informa de lo que una acción ha devuelto realmente. Tras varios cambios seguidos, merece la pena echar un vistazo a la lista o al documento: ahí está el estado real.

Lo que el asistente haya creado o modificado en el workspace puedes volver a modificarlo o eliminarlo en el mismo sitio que cualquier otro elemento.

Cómo reconocer las herramientas en ejecución

Mientras trabaja, el asistente muestra pequeñas píldoras de estado en el chat, con las que puedes seguir el avance de cada paso:

• Una píldora con un símbolo giratorio y un icono de herramienta significa que la acción se está ejecutando.
• Una marca verde indica que el paso se ha completado correctamente.
• Una cruz roja señala un error. Pasa el ratón por encima de la píldora para leer el mensaje de error y haz clic en Reintentar para repetir el paso.

Así puedes ver en todo momento si el asistente sigue trabajando, ha terminado o ha ocurrido algún problema.

Consejos

• Pídele al asistente sin reparos textos de correo: una negativa, un seguimiento, un cambio de fecha. Para eso está; solo el envío queda de tu parte.
• Dile qué tono debe tener el correo y qué datos clave tiene que incluir. Así te ahorras una segunda ronda.
• En cambios más grandes, es mejor trabajar en dos pasos: primero que lo cree, después revisas brevemente y luego continúas.
• Si una respuesta te resulta extraña, pregunta en el chat qué se ha ejecutado exactamente. El asistente solo menciona lo que realmente ha sucedido.