Ações de IA: o que o assistente executa sozinho

O assistente de IA do Univents não se limita a responder a perguntas, também trabalha no workspace: cria tarefas, altera eventos, cria documentos. Há uma coisa que deliberadamente não faz — enviar e-mails de redação livre. Escreve-os, mas o envio é feito pelo utilizador.

E-mails: o assistente redige, o utilizador envia

Para e-mails de redação livre, o assistente não tem, propositadamente, qualquer ferramenta. Isto aplica-se a:

• a resposta a um e-mail na caixa de entrada,
• um novo e-mail para qualquer endereço,
• a resposta no chat de parceiros de um evento, que chega ao parceiro como e-mail,
• lembretes de turno e pedidos de substituição dirigidos ao pessoal.

Se, ainda assim, for feito o pedido, não surge nenhuma mensagem de erro, mas sim o rascunho pronto: assunto e texto diretamente no chat, mais uma frase a indicar onde enviá-lo. Basta lê-lo, alterar o que se quiser e enviá-lo pessoalmente — a partir da caixa de entrada, do chat de parceiros do evento ou do separador de turnos.

O motivo é simples: um e-mail que já saiu ninguém o traz de volta. Quem o envia deve tê-lo lido antes.

Os Documentos não são afetados por isto. Enviar um orçamento ou uma fatura ao cliente é uma ação fixa, com destinatário fixo e modelo próprio — o assistente inicia-a por indicação do utilizador. Aqui trata-se do texto de redação livre, não do envio dos documentos.

O que o assistente executa diretamente

As tarefas de leitura, como «mostrar os orçamentos em aberto», o assistente resolve de imediato. Mas também altera dados: criar tarefas, editar eventos, acrescentar linhas, registar um pagamento recebido, criar um orçamento. O que faz depende exclusivamente da instrução dada no chat.

Por isso, vale a pena adotar dois hábitos:

1. Formular de forma concreta. «Criar, para o casamento Meier de 12/09, uma tarefa Encomendar bebidas» é inequívoco, «tratar do casamento» não. Também se pode indicar logo uma hora — «Ligar de volta amanhã às 14:30» cria a tarefa com essa hora.
2. Verificar rapidamente o resultado. O assistente só comunica o que uma ação realmente devolveu. Depois de várias alterações seguidas, convém espreitar a lista ou o documento — é aí que está o estado real.

O que o assistente tiver criado ou alterado no workspace pode ser alterado ou eliminado no mesmo local que tudo o resto.

Como reconhecer as ferramentas em execução

Enquanto trabalha, o assistente apresenta no chat pequenas pílulas de estado, nas quais se vê o progresso de cada passo:

• Uma pílula com um símbolo a rodar e um ícone de ferramenta indica que a ação está em curso.
• Uma marca verde indica que o passo foi concluído com êxito.
• Uma cruz vermelha sinaliza um erro. Passar o rato sobre a pílula para ler a mensagem de erro e clicar em Tentar novamente para repetir o passo.

Assim, vê-se sempre se o assistente ainda está a trabalhar, se já terminou ou se algo correu mal.

Dicas

• Pedir ao assistente textos de e-mail sem receio — recusa, acompanhamento, alteração de data. É precisamente para isso que serve; só o envio fica por conta do utilizador.
• Indicar o tom pretendido e os dados essenciais que devem constar. Poupa uma segunda ronda.
• Em alterações maiores, é preferível trabalhar em dois passos: primeiro pedir a criação, depois verificar brevemente e só então continuar.
• Se uma resposta parecer estranha, perguntar no chat o que foi exatamente executado. O assistente só refere o que realmente aconteceu.