Akcje AI: co asystent wykonuje samodzielnie

Asystent AI w Univents nie tylko odpowiada na pytania, ale też pracuje w Twoim workspace: tworzy zadania, zmienia wydarzenia, wystawia dokumenty. Jednej rzeczy świadomie nie robi: nie wysyła swobodnie formułowanych e-maili. Pisze je dla Ciebie, a wysyłasz je Ty.

E-maile: asystent przygotowuje wersję roboczą, Ty wysyłasz

Do swobodnie formułowanych e-maili asystent celowo nie ma narzędzia. Dotyczy to:

• odpowiedzi na e-mail w Twojej skrzynce odbiorczej,
• nowej wiadomości na dowolny adres,
• odpowiedzi na czacie z partnerem w wydarzeniu, która trafia do partnera jako e-mail,
• przypomnień o zmianach i próśb o zastępstwo wysyłanych do Twojego personelu.

Jeśli mimo to o to poprosisz, nie dostaniesz komunikatu o błędzie, tylko gotową wersję roboczą: temat i treść bezpośrednio na czacie oraz jedno zdanie o tym, skąd ją wysłać. Czytasz ją, zmieniasz, co chcesz zmienić, i wysyłasz sam: ze skrzynki odbiorczej, z czatu z partnerem w wydarzeniu albo z karty zmian.

Powód jest prosty: e-maila, który raz wyszedł, nikt nie cofnie. Kto go wysyła, powinien go wcześniej przeczytać.

Twoje Dokumenty nie są tym objęte. Wysłanie oferty lub faktury do klienta to stała akcja ze stałym odbiorcą i Twoim własnym szablonem. Asystent uruchamia ją na Twoje polecenie. Chodzi tu o swobodnie napisany tekst, a nie o wysyłkę Twoich dokumentów.

Co asystent wykonuje bezpośrednio

Zadania tylko do odczytu, na przykład „pokaż mi otwarte oferty”, asystent załatwia od razu. Zmienia jednak także dane: tworzy zadania, edytuje wydarzenia, dodaje pozycje, księguje wpływ płatności, tworzy ofertę. To, co robi, zależy wyłącznie od Twojego polecenia na czacie.

Dlatego warto wyrobić sobie dwa nawyki:

1. Formułuj konkretnie. „Utwórz dla wesela Meierów 12.09. zadanie Zamów napoje” jest jednoznaczne, „zajmij się weselem” nie. Godzinę możesz podać od razu: „Telefon jutro o 14:30” tworzy zadanie z tą godziną.
2. Krótko sprawdź wynik. Asystent zgłasza tylko to, co akcja faktycznie zwróciła. Po kilku zmianach z rzędu warto zajrzeć na listę lub do dokumentu, bo tam widać prawdziwy stan.

To, co asystent utworzył lub zmienił w workspace, możesz w tym samym miejscu ponownie zmienić lub usunąć, tak jak wszystko inne.

Jak rozpoznać uruchomione narzędzia

Gdy asystent pracuje, wyświetla na czacie małe znaczniki statusu, po których odczytasz postęp każdego kroku:

• Znacznik z obracającym się symbolem i ikoną narzędzia oznacza, że akcja właśnie trwa.
• Zielony haczyk pokazuje, że krok zakończył się powodzeniem.
• Czerwony krzyżyk sygnalizuje błąd. Najedź kursorem na znacznik, aby przeczytać komunikat o błędzie, i kliknij Spróbuj ponownie, aby powtórzyć krok.

Dzięki temu w każdej chwili widzisz, czy asystent nadal pracuje, skończył, czy coś poszło nie tak.

Wskazówki

• Śmiało proś asystenta o teksty e-maili: odmowę, ponowny kontakt, zmianę terminu. Właśnie po to tu jest, tylko wysyłka pozostaje po Twojej stronie.
• Powiedz mu, w jakim tonie ma być e-mail i jakie kluczowe dane mają się w nim znaleźć. To oszczędza drugą rundę.
• Przy większych zmianach lepiej działać w dwóch krokach: najpierw niech coś utworzy, potem krótko sprawdź, a następnie idź dalej.
• Jeśli odpowiedź wydaje Ci się dziwna, dopytaj na czacie, co dokładnie zostało wykonane. Asystent podaje tylko to, co naprawdę się wydarzyło.