AI-acties: wat de assistent zelf uitvoert

De AI-assistent in Univents beantwoordt niet alleen vragen, hij werkt ook in je workspace: hij maakt taken aan, wijzigt evenementen en maakt documenten. Eén ding doet hij bewust niet: zelf geschreven e-mails versturen. Die schrijft hij voor jou, en jij verstuurt ze.

E-mails: de assistent maakt een concept, jij verstuurt

Voor vrij geformuleerde e-mails heeft de assistent bewust geen tool. Dat geldt voor:

• het antwoord op een e-mail in je inbox,
• een nieuwe e-mail naar een willekeurig adres,
• het antwoord in de partnerchat van een evenement, dat de partner als e-mail ontvangt,
• dienstherinneringen en vervangingsverzoeken aan je personeel.

Vraag je het toch, dan krijg je geen foutmelding maar het kant-en-klare concept: onderwerp en tekst direct in de chat, plus een zin over waar je het verstuurt. Je leest het, past aan wat je wilt aanpassen en verstuurt het zelf: vanuit de inbox, vanuit de partnerchat van het evenement of vanuit het tabblad Diensten.

De reden is simpel: een e-mail die eenmaal is verstuurd, haalt niemand meer terug. Wie een e-mail verstuurt, moet hem eerst gelezen hebben.

Je documenten vallen hier niet onder. Een offerte of factuur naar de klant sturen is een vaste actie met een vaste ontvanger en je eigen sjabloon. Die start de assistent op jouw instructie. Het gaat hier om vrij geschreven tekst, niet om het versturen van je documenten.

Wat de assistent direct uitvoert

Opdrachten die alleen iets opvragen, zoals „toon me de openstaande offertes”, voert de assistent meteen uit. Hij wijzigt ook gegevens: taken aanmaken, evenementen bewerken, regels toevoegen, een betalingsontvangst boeken, een offerte maken. Wat hij doet, hangt volledig af van jouw instructie in de chat.

Daarom zijn twee gewoontes handig:

1. Formuleer concreet. „Maak voor de bruiloft Meier op 12-09 een taak Drankjes bestellen aan” is duidelijk, „regel de bruiloft” niet. Een tijdstip kun je meteen meegeven: „Terugbellen morgen 14:30” maakt de taak aan met die tijd.
2. Controleer het resultaat even. De assistent meldt alleen terug wat een actie daadwerkelijk heeft opgeleverd. Na meerdere wijzigingen achter elkaar is een blik in de lijst of het document de moeite waard: daar staat de echte stand.

Wat de assistent in je workspace heeft aangemaakt of gewijzigd, kun je op dezelfde plek weer wijzigen of verwijderen, net als al het andere.

Zo herken je lopende tools

Terwijl de assistent bezig is, toont hij kleine statuslabels in de chat, waaraan je de voortgang van elke stap afleest:

• Een label met een draaiend symbool en een toolicoon betekent dat de actie nu loopt.
• Een groen vinkje laat zien dat de stap is gelukt.
• Een rood kruis geeft een fout aan. Beweeg de muis over het label om de foutmelding te lezen en klik op Opnieuw proberen om de stap te herhalen.

Zo zie je altijd of de assistent nog bezig is, klaar is of dat er iets mis is gegaan.

Tips

• Vraag de assistent gerust om teksten voor e-mails: een afwijzing, een herinnering, een verplaatste afspraak. Daar is hij voor, alleen het versturen blijft bij jou.
• Zeg welke toon de e-mail moet hebben en welke kerngegevens erin moeten. Dat scheelt een extra ronde.
• Werk bij grotere wijzigingen liever in twee stappen: eerst laten aanmaken, dan kort controleren, dan verdergaan.
• Komt een antwoord je vreemd voor, vraag dan in de chat wat er precies is uitgevoerd. De assistent noemt alleen wat er echt is gebeurd.