Actions de l’IA : ce que l’assistant exécute lui-même

L’assistant IA de Univents ne se contente pas de répondre à des questions : il travaille aussi dans votre workspace. Il crée des tâches, modifie des événements, génère des documents. Il y a une chose qu’il ne fait volontairement pas : envoyer des e-mails rédigés librement. Il les rédige pour vous, et c’est vous qui les envoyez.

E-mails : l’assistant rédige, vous envoyez

Pour les e-mails rédigés librement, l’assistant n’a volontairement aucun outil. Cela concerne :

• la réponse à un e-mail de votre boîte de réception,
• un nouvel e-mail à une adresse quelconque,
• la réponse dans le chat partenaire d’un événement, qui est remise au partenaire par e-mail,
• les rappels de service et les demandes de remplacement adressés à votre personnel.

Si vous lui demandez quand même d’en envoyer un, vous n’obtenez pas de message d’erreur, mais le brouillon prêt à l’emploi : objet et texte directement dans le chat, ainsi qu’une phrase indiquant où l’envoyer. Vous le lisez, vous modifiez ce que vous souhaitez, puis vous l’envoyez vous-même, depuis la boîte de réception, depuis le chat partenaire de l’événement ou depuis l’onglet Services.

La raison est simple : un e-mail parti ne peut plus être rappelé. Celui qui l’envoie doit l’avoir lu au préalable.

Vos Documents ne sont pas concernés. Envoyer un devis ou une facture au client est une action définie, avec un destinataire fixe et votre propre modèle : l’assistant la lance sur votre instruction. Il s’agit ici uniquement du texte rédigé librement, pas de l’envoi de vos documents.

Ce que l’assistant exécute directement

Les tâches de lecture, par exemple « montre-moi les devis en cours », l’assistant les traite immédiatement. Mais il modifie aussi des données : créer des tâches, modifier des événements, ajouter des lignes, enregistrer un paiement reçu, créer un devis. Ce qu’il fait dépend uniquement de votre instruction dans le chat.

Deux habitudes valent donc la peine :

1. Formuler de façon précise. « Crée pour le mariage Meier du 12/09 une tâche Commander les boissons » est sans ambiguïté, « occupe-toi du mariage » ne l’est pas. Vous pouvez aussi indiquer directement une heure : « Rappeler demain à 14:30 » crée la tâche avec cette heure.
2. Vérifier brièvement le résultat. L’assistant ne signale que ce qu’une action a réellement produit. Après plusieurs modifications d’affilée, un coup d’œil à la liste ou au document s’impose : c’est là que figure l’état réel.

Ce que l’assistant a créé ou modifié dans le workspace, vous pouvez le modifier ou le supprimer au même endroit que tout le reste.

Reconnaître les outils en cours d’exécution

Pendant qu’il travaille, l’assistant affiche de petites pastilles d’état dans le chat, qui vous permettent de suivre la progression de chaque étape :

• Une pastille avec un symbole qui tourne et une icône d’outil signifie que l’action est en cours.
• Une coche verte indique que l’étape s’est terminée avec succès.
• Une croix rouge signale une erreur. Passez la souris sur la pastille pour lire le message d’erreur, puis cliquez sur Réessayer pour relancer l’étape.

Vous voyez ainsi à tout moment si l’assistant travaille encore, s’il a terminé ou si un problème est survenu.

Conseils

• N’hésitez pas à demander à l’assistant des textes d’e-mail : refus, relance, report de date. C’est exactement à cela qu’il sert, seul l’envoi reste de votre côté.
• Dites-lui quel ton adopter et quelles informations essentielles doivent figurer dans l’e-mail. Cela vous évite un deuxième échange.
• Pour les modifications importantes, travaillez plutôt en deux temps : faites d’abord créer, vérifiez brièvement, puis poursuivez.
• Si une réponse vous semble étrange, demandez dans le chat ce qui a été exécuté exactement. L’assistant ne mentionne que ce qui s’est réellement passé.