KI-Aktionen: was der Assistent selbst ausführt

Der KI-Assistent in Univents beantwortet nicht nur Fragen, er arbeitet auch in deinem Workspace: Er legt Aufgaben an, ändert Veranstaltungen, erstellt Belege. Eines tut er bewusst nicht — frei formulierte E-Mails verschicken. Die schreibt er dir, abgeschickt werden sie von dir.

E-Mails: der Assistent entwirft, du verschickst

Für frei formulierte E-Mails hat der Assistent absichtlich kein Werkzeug. Das betrifft:

• die Antwort auf eine E-Mail in deinem Postfach,
• eine neue Mail an eine beliebige Adresse,
• die Antwort im Partner-Chat einer Veranstaltung, die dem Partner als Mail zugestellt wird,
• Schicht-Erinnerungen und Ersatz-Anfragen an dein Personal.

Bittest du ihn trotzdem darum, bekommst du keine Fehlermeldung, sondern den fertigen Entwurf: Betreff und Text direkt im Chat, dazu ein Satz, wo du ihn abschickst. Du liest ihn, änderst was du ändern willst, und schickst ihn selbst raus — aus dem Postfach, aus dem Partner-Chat der Veranstaltung oder aus dem Schichten-Tab.

Der Grund dafür ist einfach: Eine E-Mail, die einmal draußen ist, holt niemand zurück. Wer sie abschickt, soll sie vorher gelesen haben.

Deine Belege sind davon nicht betroffen. Ein Angebot oder eine Rechnung an den Kunden zu senden, ist eine feste Aktion mit festem Empfänger und deiner eigenen Vorlage — das startet der Assistent auf deine Anweisung hin. Es geht hier um den frei geschriebenen Text, nicht um den Versand deiner Dokumente.

Was der Assistent direkt ausführt

Lesende Aufgaben, etwa "zeig mir die offenen Angebote", erledigt der Assistent sofort. Er ändert aber auch Daten: Aufgaben anlegen, Veranstaltungen bearbeiten, Positionen ergänzen, einen Zahlungseingang buchen, ein Angebot erstellen. Was er dabei tut, hängt allein an deiner Anweisung im Chat.

Deshalb lohnen sich zwei Gewohnheiten:

1. Konkret formulieren. "Leg für die Hochzeit Meier am 12.09. eine Aufgabe Getränke bestellen an" ist eindeutig, "kümmer dich um die Hochzeit" nicht.
2. Ergebnis kurz prüfen. Der Assistent meldet nur das zurück, was eine Aktion tatsächlich geliefert hat. Nach mehreren Änderungen am Stück lohnt ein Blick in die Liste oder den Beleg — dort steht der echte Stand.

Was der Assistent im Workspace angelegt oder geändert hat, kannst du an derselben Stelle auch wieder ändern oder löschen wie alles andere.

So erkennst du laufende Tools

Während der Assistent arbeitet, blendet er kleine Status-Pillen im Chat ein, an denen du den Fortschritt jedes Schritts abliest:

• Eine Pille mit drehendem Symbol und Werkzeug-Icon bedeutet, dass die Aktion gerade läuft.
• Ein grüner Haken zeigt, dass der Schritt erfolgreich abgeschlossen wurde.
• Ein rotes Kreuz signalisiert einen Fehler. Fahre mit der Maus über die Pille, um die Fehlermeldung zu lesen, und klicke auf Erneut versuchen, um den Schritt zu wiederholen.

So siehst du jederzeit, ob der Assistent noch tätig ist, fertig ist oder ob etwas schiefgelaufen ist.

Tipps

• Bitte den Assistenten ruhig um Mail-Texte — Absage, Nachfassen, Terminverschiebung. Genau dafür ist er da, nur das Abschicken bleibt bei dir.
• Sag ihm, in welchem Ton die Mail sein soll und welche Eckdaten rein müssen. Das spart die zweite Runde.
• Bei größeren Änderungen lieber in zwei Schritten arbeiten: erst anlegen lassen, dann kurz prüfen, dann weitermachen.
• Wenn dir eine Antwort komisch vorkommt, frag im Chat nach, was genau ausgeführt wurde. Der Assistent nennt nur, was wirklich passiert ist.