Gestire i tag: rinominare, unire, eliminare

I tag ordinano i tuoi eventi, contatti e prodotti. Con essi filtri le liste, le location passano i loro tag agli eventi, i ruoli vedono solo gli eventi con determinati tag e i modelli e-mail valgono in base al tag. Tutti questi punti condividono un solo catalogo: un tag «Matrimonio» è lo stesso tag, ovunque sia usato.

In Impostazioni → Tag gestisci questo catalogo in un unico posto.

Dove trovi i tuoi tag

Vai su Impostazioni → Tag. Vedi tutti i tag in ordine alfabetico. Sotto ogni nome è indicato dove viene usato, ad esempio «12 eventi · 3 contatti · 1 ruolo». Se c’è scritto Non utilizzato, il tag non è associato a nulla.

Vengono conteggiati:

• eventi, contatti, prodotti e pagine di prenotazione
• richieste
• location
• modelli di evento
• ruoli che vedono solo gli eventi con questo tag
• persone che nel portale collaboratori vedono solo i turni aperti con questo tag
• modelli e-mail che valgono per questo tag
• automazioni che usano il tag come condizione, filtro o azione
• gruppi di destinatari della newsletter e campagne non ancora inviate
• altri utilizzi come documenti, note, voci, configuratori di eventi, liste di imballaggio parziali e controlli di prontezza

Con il campo di ricerca trovi rapidamente un tag, anche se ne hai molti.

Creare un tag

1. Clicca su Nuovo tag.
2. Inserisci il nome e clicca su Crea.

Se il nome esiste già, anche con maiuscole e minuscole diverse, Univents te lo segnala invece di creare un secondo tag. Puoi comunque assegnare i tag anche direttamente mentre modifichi un evento, un contatto o un prodotto.

Rinominare un tag

1. Clicca su Rinomina accanto al tag.
2. Inserisci il nuovo nome e clicca su Salva.

Il nuovo nome compare subito ovunque: su eventi, contatti e prodotti, su richieste e location, nei modelli e-mail, nelle automazioni con filtro della lista di produzione e nelle viste salvate della panoramica eventi. Funziona anche una semplice modifica dell’ortografia, ad esempio da «matrimonio» a «Matrimonio».

Se un altro tag ha già quel nome, Univents ti offre Unisci invece.

Unire due tag

L’unione serve quando lo stesso termine esiste due volte, ad esempio «St. Gallen» e «St.Gallen».

1. Clicca su Unisci accanto al tag che deve sparire.
2. Scegli il tag che deve restare.
3. Clicca su Unisci.

Tutto ciò che portava il primo tag porta poi il secondo: eventi, contatti, prodotti, richieste, location, ruoli, persone con restrizione del portale, modelli e-mail, automazioni, controlli di prontezza e gruppi di destinatari della newsletter. Se qualcosa portava entrambi i tag, lo mantiene una volta sola. Il primo tag viene poi eliminato. Ruoli, persone con restrizione del portale e newsletter che erano limitati al primo tag valgono poi per tutto ciò che porta il secondo: vedranno o raggiungeranno anche eventi e contatti che finora portavano solo il secondo tag. La finestra di dialogo te lo segnala.

In due casi Univents si ferma e ti dice cosa devi prima modificare:

• Due modelli e-mail avrebbero poi la stessa combinazione di tag.
• Due configuratori di eventi attivi avrebbero poi la stessa occasione.

Possibili duplicati

In cima alla pagina Univents mostra i tag che si distinguono solo per spazi, punteggiatura, accenti o maiuscole e minuscole, ad esempio «St. Gallen», «St.Gallen» e «st-gallen». Il tag più usato è preselezionato. Se vuoi, scegline un altro, clicca su Unisci e conferma. Tutti gli altri tag del gruppo confluiscono in quello scelto in un solo passaggio.

L’elenco è un suggerimento. Se due tag simili devono restare separati di proposito, lasciali semplicemente così.

Eliminare un tag

1. Clicca sull’icona del cestino accanto al tag.
2. Controlla nella finestra di dialogo dove viene usato il tag.
3. Clicca su Elimina definitivamente.

Il tag scompare da tutti gli eventi, contatti, prodotti, richieste e location e da ruoli, automazioni e altre impostazioni in cui compare accanto ad altri tag. Un modello e-mail con più tag, invece, mantiene il tag eliminato e poi non si applica più, invece di valere in silenzio per più eventi. Modificalo se necessario.

Perché a volte un tag non può essere eliminato

Alcune impostazioni assumono un significato completamente diverso quando viene meno il loro ultimo tag. In quel caso Univents non elimina il tag, ma ti indica i punti interessati:

• Un ruolo che vede solo gli eventi con questo tag vedrebbe senza di esso tutti gli eventi.
• Una persona che nel portale collaboratori vede solo i turni aperti con questo tag li vedrebbe senza di esso tutti.
• Un modello e-mail che vale solo per questo tag diventerebbe il modello predefinito per tutti gli eventi.
• Un’automazione la cui condizione di tag, il cui filtro della lista di produzione o la cui azione di tag contiene solo questo tag non farebbe più nulla.
• Un configuratore di eventi con questo tag come occasione non sarebbe più raggiungibile.
• Un controllo di prontezza la cui condizione di tag contiene solo questo tag non varrebbe mai più.
• Un gruppo di destinatari della newsletter o una campagna non ancora inviata che usa solo questo tag andrebbe senza di esso a tutti i contatti.

Modifica prima questi punti, ad esempio assegnando al ruolo un altro tag, e poi elimina il tag.

Chi può gestire i tag

Creare, rinominare, unire ed eliminare è consentito a chi può gestire anche i ruoli, di solito il titolare dello spazio di lavoro. Tutti gli altri vedono l’elenco con i contatori come riferimento.

Con l’assistente IA

Puoi chiedere all’assistente IA quali tag esistono, dove vengono usati e quali sembrano duplicati. Può creare e rinominare tag. Prima di unire o eliminare te lo mostra come scheda; l’operazione viene eseguita solo dopo la tua conferma.