Tags beheren: hernoemen, samenvoegen, verwijderen

Tags ordenen je evenementen, contacten en producten. Je filtert er lijsten mee, locaties geven hun tags door aan evenementen, rollen zien alleen evenementen met bepaalde tags en e-mailsjablonen gelden afhankelijk van de tag. Al deze plekken delen één catalogus: een tag “Bruiloft” is dezelfde tag, waar hij ook wordt gebruikt.

Onder Instellingen → Tags beheer je deze catalogus op één plek.

Waar vind je je tags

Ga naar Instellingen → Tags. Je ziet alle tags in alfabetische volgorde. Onder elke naam staat waar hij wordt gebruikt, bijvoorbeeld “12 evenementen · 3 contacten · 1 rol”. Staat er Niet in gebruik, dan hangt de tag nergens aan.

Er wordt geteld:

• evenementen, contacten, producten en boekingspagina’s
• aanvragen
• locaties
• evenementsjablonen
• rollen die alleen evenementen met deze tag zien
• personen die in het medewerkersportaal alleen open diensten met deze tag zien
• e-mailsjablonen die voor deze tag gelden
• automatiseringen die de tag als voorwaarde, filter of actie gebruiken
• nieuwsbriefdoelgroepen en nog niet verzonden campagnes
• ander gebruik, zoals documenten, notities, regels, evenementconfigurators, gedeeltelijke paklijsten en gereedheidscontroles

Met het zoekveld vind je snel een tag, ook als je er veel hebt.

Een tag aanmaken

1. Klik op Nieuwe tag.
2. Voer de naam in en klik op Aanmaken.

Bestaat de naam al, ook in een andere schrijfwijze met hoofd- of kleine letters, dan meldt Univents dat in plaats van een tweede tag aan te maken. Je kunt tags nog steeds ook direct toekennen tijdens het bewerken van een evenement, contact of product.

Een tag hernoemen

1. Klik bij de tag op Hernoemen.
2. Voer de nieuwe naam in en klik op Opslaan.

De nieuwe naam verschijnt meteen overal: bij evenementen, contacten en producten, bij aanvragen en locaties, in e-mailsjablonen, in automatiseringen met een productielijstfilter en in opgeslagen weergaven van het evenementenoverzicht. Ook een puur andere schrijfwijze, bijvoorbeeld van “bruiloft” naar “Bruiloft”, werkt.

Heet al een andere tag zo, dan biedt Univents In plaats daarvan samenvoegen aan.

Twee tags samenvoegen

Samenvoegen heb je nodig als dezelfde term twee keer bestaat, bijvoorbeeld “St. Gallen” en “St.Gallen”.

1. Klik bij de tag die moet verdwijnen op Samenvoegen.
2. Kies de tag die moet blijven.
3. Klik op Samenvoegen.

Alles wat de eerste tag droeg, draagt daarna de tweede: evenementen, contacten, producten, aanvragen, locaties, rollen, personen met een portaalbeperking, e-mailsjablonen, automatiseringen, gereedheidscontroles en nieuwsbriefdoelgroepen. Droeg iets beide tags, dan houdt het hem één keer. De eerste tag wordt daarna verwijderd. Rollen, personen met een portaalbeperking en nieuwsbrieven die tot de eerste tag beperkt waren, gelden daarna voor alles met de tweede: ze zien of bereiken dan ook evenementen en contacten die tot nu toe alleen de tweede tag droegen. Het dialoogvenster wijst je daarop.

In twee gevallen stopt Univents en vertelt wat je eerst moet aanpassen:

• Twee e-mailsjablonen zouden daarna dezelfde tagcombinatie hebben.
• Twee actieve evenementconfigurators zouden daarna dezelfde gelegenheid hebben.

Mogelijke dubbele tags

Bovenaan de pagina toont Univents tags die alleen verschillen in spaties, leestekens, accenten of hoofdletters en kleine letters, bijvoorbeeld “St. Gallen”, “St.Gallen” en “st-gallen”. De meest gebruikte tag is vooraf geselecteerd. Kies zo nodig een andere, klik op Samenvoegen en bevestig. Alle andere tags van de groep gaan in één stap op in de gekozen tag.

De lijst is een suggestie. Horen twee vergelijkbare tags bewust gescheiden te blijven, laat ze dan gewoon staan.

Een tag verwijderen

1. Klik bij de tag op het prullenbakpictogram.
2. Controleer in het dialoogvenster waar de tag wordt gebruikt.
3. Klik op Definitief verwijderen.

De tag verdwijnt van alle evenementen, contacten, producten, aanvragen en locaties en uit rollen, automatiseringen en andere instellingen waarin hij naast andere tags staat. Een e-mailsjabloon met meerdere tags houdt de verwijderde tag daarentegen en geldt daarna niet meer, in plaats van stilletjes voor meer evenementen te gelden. Pas het zo nodig aan.

Waarom een tag soms niet kan worden verwijderd

Sommige instellingen betekenen iets heel anders zodra hun laatste tag wegvalt. Univents verwijdert de tag dan niet, maar noemt de betrokken plekken:

• Een rol die alleen evenementen met deze tag ziet, zou zonder de tag alle evenementen zien.
• Een persoon die in het medewerkersportaal alleen open diensten met deze tag ziet, zou ze zonder de tag allemaal zien.
• Een e-mailsjabloon dat alleen voor deze tag geldt, zou het standaardsjabloon voor alle evenementen worden.
• Een automatisering waarvan de tagvoorwaarde, het productielijstfilter of de tagactie alleen deze tag bevat, zou niets meer doen.
• Een evenementconfigurator met deze tag als gelegenheid zou niet meer bereikbaar zijn.
• Een gereedheidscontrole waarvan de tagvoorwaarde alleen deze tag bevat, zou nooit meer gelden.
• Een nieuwsbriefdoelgroep of nog niet verzonden campagne die alleen deze tag gebruikt, zou zonder de tag naar alle contacten gaan.

Pas deze plekken eerst aan, bijvoorbeeld door de rol een andere tag te geven, en verwijder de tag daarna.

Wie tags mag beheren

Aanmaken, hernoemen, samenvoegen en verwijderen mag iedereen die ook rollen mag beheren, meestal de eigenaar van de werkruimte. Alle anderen zien de lijst met de tellers als naslag.

Met de AI-assistent

Je kunt de AI-assistent vragen welke tags er zijn, waar ze worden gebruikt en welke dubbel lijken. Hij kan tags aanmaken en hernoemen. Samenvoegen en verwijderen toont hij je eerst als kaart; pas na jouw bevestiging wordt het uitgevoerd.