Gestionar etiquetas: renombrar, fusionar, eliminar

Las etiquetas ordenan tus eventos, contactos y productos. Con ellas filtras listas, los espacios pasan sus etiquetas a los eventos, los roles solo ven eventos con determinadas etiquetas y las plantillas de correo se aplican según la etiqueta. Todos estos lugares comparten un único catálogo: una etiqueta «Boda» es la misma etiqueta dondequiera que se use.

En Ajustes → Etiquetas gestionas este catálogo en un solo lugar.

Dónde encuentras tus etiquetas

Ve a Ajustes → Etiquetas. Ves todas las etiquetas por orden alfabético. Debajo de cada nombre se indica dónde se usa, por ejemplo «12 eventos · 3 contactos · 1 rol». Si pone Sin usar, la etiqueta no está asignada a nada.

Se cuentan:

• eventos, contactos, productos y páginas de reservas
• solicitudes
• espacios
• plantillas de evento
• roles que solo ven los eventos con esta etiqueta
• personas que en el portal de empleados solo ven los turnos abiertos con esta etiqueta
• plantillas de correo que se aplican a esta etiqueta
• automatizaciones que usan la etiqueta como condición, filtro o acción
• audiencias de boletín y campañas aún no enviadas
• otros usos, como documentos, notas, posiciones, configuradores de eventos, listas de embalaje parciales y comprobaciones de preparación

Con el campo de búsqueda encuentras una etiqueta rápidamente, aunque tengas muchas.

Crear una etiqueta

1. Haz clic en Nueva etiqueta.
2. Escribe el nombre y haz clic en Crear.

Si el nombre ya existe, incluso con otras mayúsculas o minúsculas, Univents te lo indica en lugar de crear una segunda etiqueta. Además, puedes seguir asignando etiquetas directamente al editar un evento, un contacto o un producto.

Renombrar una etiqueta

1. Haz clic en Renombrar junto a la etiqueta.
2. Escribe el nuevo nombre y haz clic en Guardar.

El nuevo nombre aparece de inmediato en todas partes: en eventos, contactos y productos, en solicitudes y espacios, en plantillas de correo, en automatizaciones con filtro de lista de producción y en las vistas guardadas de la vista general de eventos. También funciona un simple cambio de ortografía, por ejemplo de «boda» a «Boda».

Si otra etiqueta ya tiene ese nombre, Univents te ofrece Fusionar en su lugar.

Fusionar dos etiquetas

Fusionar es útil cuando el mismo término existe dos veces, por ejemplo «St. Gallen» y «St.Gallen».

1. Haz clic en Fusionar junto a la etiqueta que debe desaparecer.
2. Elige la etiqueta que debe quedarse.
3. Haz clic en Fusionar.

Todo lo que llevaba la primera etiqueta lleva después la segunda: eventos, contactos, productos, solicitudes, espacios, roles, personas con restricción del portal, plantillas de correo, automatizaciones, comprobaciones de preparación y audiencias de boletín. Si algo llevaba ambas etiquetas, la conserva una sola vez. La primera etiqueta se elimina después. Los roles, las personas con restricción del portal y los boletines que estaban limitados a la primera etiqueta se aplican después a todo lo que lleva la segunda: también verán o alcanzarán eventos y contactos que hasta ahora solo llevaban la segunda etiqueta. El cuadro de diálogo te lo indica.

En dos casos Univents se detiene y te dice qué debes modificar antes:

• Dos plantillas de correo tendrían después la misma combinación de etiquetas.
• Dos configuradores de eventos activos tendrían después la misma ocasión.

Posibles duplicados

En la parte superior de la página, Univents muestra las etiquetas que solo se diferencian en espacios, signos de puntuación, acentos o mayúsculas y minúsculas, por ejemplo «St. Gallen», «St.Gallen» y «st-gallen». La etiqueta más usada aparece preseleccionada. Elige otra si lo prefieres, haz clic en Fusionar y confirma. Todas las demás etiquetas del grupo se integran en la elegida en un solo paso.

La lista es una sugerencia. Si dos etiquetas parecidas deben seguir separadas a propósito, simplemente déjalas como están.

Eliminar una etiqueta

1. Haz clic en el icono de la papelera junto a la etiqueta.
2. Comprueba en el cuadro de diálogo dónde se usa la etiqueta.
3. Haz clic en Eliminar definitivamente.

La etiqueta desaparece de todos los eventos, contactos, productos, solicitudes y espacios, y de los roles, automatizaciones y demás ajustes en los que aparece junto a otras etiquetas. En cambio, una plantilla de correo con varias etiquetas conserva la etiqueta eliminada y deja de aplicarse, en lugar de valer en silencio para más eventos. Ajústala si es necesario.

Por qué a veces una etiqueta no se puede eliminar

Algunos ajustes significan algo completamente distinto cuando desaparece su última etiqueta. En ese caso Univents no elimina la etiqueta, sino que te indica los lugares afectados:

• Un rol que solo ve los eventos con esta etiqueta vería todos los eventos sin ella.
• Una persona que en el portal de empleados solo ve los turnos abiertos con esta etiqueta los vería todos sin ella.
• Una plantilla de correo que solo se aplica a esta etiqueta pasaría a ser la plantilla predeterminada para todos los eventos.
• Una automatización cuya condición de etiqueta, filtro de lista de producción o acción de etiqueta contiene solo esta etiqueta dejaría de hacer nada.
• Un configurador de eventos con esta etiqueta como ocasión dejaría de ser accesible.
• Una comprobación de preparación cuya condición de etiqueta contiene solo esta etiqueta no volvería a aplicarse nunca.
• Una audiencia de boletín o una campaña aún no enviada que solo usa esta etiqueta iría sin ella a todos los contactos.

Modifica primero estos lugares, por ejemplo dándole al rol otra etiqueta, y elimina la etiqueta después.

Quién puede gestionar etiquetas

Crear, renombrar, fusionar y eliminar puede hacerlo quien también puede gestionar roles, normalmente el propietario del espacio de trabajo. Todos los demás ven la lista con los contadores como referencia.

Con el asistente de IA

Puedes preguntarle al asistente de IA qué etiquetas existen, dónde se usan y cuáles parecen duplicadas. Puede crear y renombrar etiquetas. Antes de fusionar o eliminar, te lo muestra primero en una tarjeta; no se ejecuta nada hasta que confirmes.