Tags verwalten: umbenennen, zusammenführen, löschen

Tags ordnen deine Veranstaltungen, Kontakte und Produkte. Du filterst Listen damit, Räumlichkeiten geben ihre Tags an Veranstaltungen weiter, Rollen sehen nur Veranstaltungen mit bestimmten Tags, und Mailvorlagen greifen je nach Tag. Alle diese Stellen teilen sich einen Katalog: Ein Tag „Hochzeit“ ist derselbe Tag, egal wo er hängt.

Unter Einstellungen → Tags verwaltest du diesen Katalog an einem Ort.

Wo du deine Tags findest

Gehe zu Einstellungen → Tags. Du siehst alle Tags alphabetisch. Unter jedem Namen steht, wo er verwendet wird, zum Beispiel „12 Veranstaltungen · 3 Kontakte · 1 Rolle“. Steht dort Nicht verwendet, hängt der Tag nirgends.

Gezählt werden:

• Veranstaltungen, Kontakte, Produkte und Buchungsseiten
• Anfragen
• Räumlichkeiten
• Eventvorlagen
• Rollen, die nur Veranstaltungen mit diesem Tag sehen
• Personen, die im Mitarbeiterportal nur offene Schichten mit diesem Tag sehen
• Mailvorlagen, die für diesen Tag gelten
• Automatisierungen, die den Tag als Bedingung, Filter oder Aktion nutzen
• Newsletter-Zielgruppen und noch nicht versendete Kampagnen
• weitere Verwendungen wie Belege, Notizen, Positionen, Event-Konfiguratoren, Teil-Packlisten und Bereitschafts-Prüfungen

Über das Suchfeld findest du einen Tag schnell, auch wenn du viele hast.

Einen Tag anlegen

1. Klicke auf Neuer Tag.
2. Gib den Namen ein und klicke auf Anlegen.

Gibt es den Namen schon, auch in anderer Groß- und Kleinschreibung, meldet Univents das, statt einen zweiten Tag anzulegen. Du kannst Tags weiterhin auch direkt beim Bearbeiten einer Veranstaltung, eines Kontakts oder Produkts vergeben.

Einen Tag umbenennen

1. Klicke beim Tag auf Umbenennen.
2. Gib den neuen Namen ein und klicke auf Speichern.

Der neue Name erscheint sofort überall: an Veranstaltungen, Kontakten und Produkten, an Anfragen und Räumlichkeiten, in Mailvorlagen, in Automatisierungen mit Produktionslisten-Filter und in gespeicherten Ansichten der Veranstaltungsübersicht. Auch eine reine Änderung der Schreibweise, etwa von „hochzeit“ zu „Hochzeit“, funktioniert.

Heißt schon ein anderer Tag so, bietet dir Univents Stattdessen zusammenführen an.

Zwei Tags zusammenführen

Zusammenführen brauchst du, wenn derselbe Begriff zweimal existiert, etwa „St. Gallen“ und „St.Gallen“.

1. Klicke beim Tag, der verschwinden soll, auf Zusammenführen.
2. Wähle den Tag, der bleiben soll.
3. Klicke auf Zusammenführen.

Alles, was den ersten Tag trug, trägt danach den zweiten: Veranstaltungen, Kontakte, Produkte, Anfragen, Räumlichkeiten, Rollen, Personen mit Portal-Einschränkung, Mailvorlagen, Automatisierungen, Bereitschafts-Prüfungen und Newsletter-Zielgruppen. Trug etwas beide Tags, behält es ihn einmal. Der erste Tag wird anschließend gelöscht. Rollen, Personen mit Portal-Einschränkung und Newsletter, die bisher auf den ersten Tag beschränkt waren, gelten danach für alles mit dem zweiten: Sie sehen bzw. erreichen dann auch Veranstaltungen und Kontakte, die bisher nur den zweiten Tag trugen. Der Dialog weist dich darauf hin.

In zwei Fällen bricht Univents ab und sagt dir, was du zuerst anpassen musst:

• Zwei Mailvorlagen hätten danach dieselbe Tag-Kombination.
• Zwei aktive Event-Konfiguratoren hätten danach denselben Anlass.

Mögliche Dubletten

Oben auf der Seite zeigt Univents Tags, die sich nur in Leer- oder Satzzeichen, Akzenten oder Groß- und Kleinschreibung unterscheiden, zum Beispiel „St. Gallen“, „St.Gallen“ und „st-gallen“. Vorausgewählt ist der Tag, der am häufigsten verwendet wird. Wähle bei Bedarf einen anderen, klicke auf Zusammenführen und bestätige. Alle anderen Tags der Gruppe gehen in einem Schritt im gewählten auf.

Die Liste ist ein Vorschlag. Gehören zwei ähnliche Tags bewusst getrennt, lässt du sie einfach stehen.

Einen Tag löschen

1. Klicke beim Tag auf das Papierkorb-Symbol.
2. Prüfe im Dialog, wo der Tag verwendet wird.
3. Klicke auf Endgültig löschen.

Der Tag verschwindet von allen Veranstaltungen, Kontakten, Produkten, Anfragen und Räumlichkeiten und aus Rollen, Automatisierungen und anderen Einstellungen, in denen er neben anderen Tags steht. Eine Mailvorlage mit mehreren Tags behält den gelöschten Tag dagegen und greift danach nicht mehr, statt still für mehr Veranstaltungen zu gelten. Passe sie bei Bedarf an.

Warum ein Tag manchmal nicht gelöscht werden kann

Manche Einstellungen bedeuten etwas ganz anderes, wenn ihr letzter Tag wegfällt. Univents löscht den Tag dann nicht, sondern nennt dir die betroffenen Stellen:

• Eine Rolle, die nur Veranstaltungen mit diesem Tag sieht, sähe ohne ihn alle Veranstaltungen.
• Eine Person, die im Mitarbeiterportal nur offene Schichten mit diesem Tag sieht, sähe ohne ihn alle.
• Eine Mailvorlage, die nur für diesen Tag gilt, würde zur Standardvorlage für alle Veranstaltungen.
• Eine Automatisierung, deren Tag-Bedingung, Produktionslisten-Filter oder Tag-Aktion nur diesen Tag enthält, liefe ins Leere.
• Ein Event-Konfigurator mit diesem Tag als Anlass wäre nicht mehr erreichbar.
• Eine Bereitschafts-Prüfung, deren Tag-Bedingung nur diesen Tag enthält, griffe nie mehr.
• Eine Newsletter-Zielgruppe oder noch nicht versendete Kampagne, die nur diesen Tag nutzt, ginge ohne ihn an alle Kontakte.

Passe diese Stellen zuerst an, zum Beispiel indem du der Rolle einen anderen Tag gibst, und lösche den Tag danach.

Wer Tags verwalten darf

Anlegen, umbenennen, zusammenführen und löschen darf, wer auch Rollen verwalten darf, in der Regel der Inhaber des Workspace. Alle anderen sehen die Liste mit den Zählern zum Nachschlagen.

Mit dem KI-Assistenten

Du kannst den KI-Assistenten fragen, welche Tags es gibt, wo sie verwendet werden und welche doppelt aussehen. Er kann Tags anlegen und umbenennen. Zusammenführen und Löschen zeigt er dir vorher als Karte; ausgeführt wird erst, wenn du bestätigst.