Gerir etiquetas: mudar o nome, unir, eliminar

As etiquetas organizam os seus eventos, contactos e produtos. Com elas filtra listas, os espaços passam as suas etiquetas aos eventos, as funções só veem eventos com determinadas etiquetas e os modelos de e-mail aplicam-se consoante a etiqueta. Todos estes locais partilham um único catálogo: uma etiqueta “Casamento” é a mesma etiqueta onde quer que seja usada.

Em Definições → Etiquetas gere este catálogo num só lugar.

Onde encontrar as suas etiquetas

Aceda a Definições → Etiquetas. Vê todas as etiquetas por ordem alfabética. Por baixo de cada nome está indicado onde é usada, por exemplo “12 eventos · 3 contactos · 1 função”. Se estiver Não utilizada, a etiqueta não está associada a nada.

São contados:

• eventos, contactos, produtos e páginas de reservas
• pedidos
• espaços
• modelos de evento
• funções que só veem eventos com esta etiqueta
• pessoas que, no portal de colaboradores, só veem turnos abertos com esta etiqueta
• modelos de e-mail que se aplicam a esta etiqueta
• automatizações que usam a etiqueta como condição, filtro ou ação
• públicos de newsletter e campanhas ainda não enviadas
• outras utilizações, como documentos, notas, linhas, configuradores de eventos, listas de embalagem parciais e verificações de preparação

Com o campo de pesquisa encontra rapidamente uma etiqueta, mesmo que tenha muitas.

Criar uma etiqueta

1. Clique em Nova etiqueta.
2. Introduza o nome e clique em Criar.

Se o nome já existir, mesmo com maiúsculas e minúsculas diferentes, o Univents avisa em vez de criar uma segunda etiqueta. Pode continuar a atribuir etiquetas diretamente ao editar um evento, um contacto ou um produto.

Mudar o nome de uma etiqueta

1. Clique em Mudar o nome junto à etiqueta.
2. Introduza o novo nome e clique em Guardar.

O novo nome aparece de imediato em todo o lado: em eventos, contactos e produtos, em pedidos e espaços, em modelos de e-mail, em automatizações com filtro de lista de produção e em vistas guardadas da vista geral de eventos. Também funciona uma simples alteração da grafia, por exemplo de “casamento” para “Casamento”.

Se outra etiqueta já tiver esse nome, o Univents oferece Unir em vez disso.

Unir duas etiquetas

Unir é útil quando o mesmo termo existe duas vezes, por exemplo “St. Gallen” e “St.Gallen”.

1. Clique em Unir junto à etiqueta que deve desaparecer.
2. Escolha a etiqueta que deve ficar.
3. Clique em Unir.

Tudo o que tinha a primeira etiqueta passa a ter a segunda: eventos, contactos, produtos, pedidos, espaços, funções, pessoas com restrição no portal, modelos de e-mail, automatizações, verificações de preparação e públicos de newsletter. Se algo tinha ambas as etiquetas, fica com ela uma só vez. A primeira etiqueta é depois eliminada. As funções, as pessoas com restrição no portal e as newsletters que estavam limitadas à primeira etiqueta passam a aplicar-se a tudo o que tem a segunda: também verão ou alcançarão eventos e contactos que até agora só tinham a segunda etiqueta. A caixa de diálogo indica-lhe isso.

Em dois casos, o Univents pára e diz-lhe o que tem de ajustar primeiro:

• Dois modelos de e-mail ficariam com a mesma combinação de etiquetas.
• Dois configuradores de eventos ativos ficariam com a mesma ocasião.

Possíveis duplicados

No topo da página, o Univents mostra etiquetas que só se diferenciam em espaços, pontuação, acentos ou maiúsculas e minúsculas, por exemplo “St. Gallen”, “St.Gallen” e “st-gallen”. A etiqueta mais usada vem pré-selecionada. Escolha outra, se preferir, clique em Unir e confirme. Todas as outras etiquetas do grupo são integradas na escolhida num só passo.

A lista é uma sugestão. Se duas etiquetas semelhantes devem ficar separadas de propósito, basta deixá-las como estão.

Eliminar uma etiqueta

1. Clique no ícone do caixote do lixo junto à etiqueta.
2. Verifique na caixa de diálogo onde a etiqueta é usada.
3. Clique em Eliminar definitivamente.

A etiqueta desaparece de todos os eventos, contactos, produtos, pedidos e espaços e das funções, automatizações e outras definições em que aparece ao lado de outras etiquetas. Já um modelo de e-mail com várias etiquetas mantém a etiqueta eliminada e deixa de se aplicar, em vez de passar discretamente a valer para mais eventos. Ajuste-o se necessário.

Porque é que uma etiqueta por vezes não pode ser eliminada

Algumas definições passam a significar algo completamente diferente quando a sua última etiqueta desaparece. Nesse caso, o Univents não elimina a etiqueta, mas indica-lhe os locais afetados:

• Uma função que só vê eventos com esta etiqueta veria todos os eventos sem ela.
• Uma pessoa que, no portal de colaboradores, só vê turnos abertos com esta etiqueta veria todos sem ela.
• Um modelo de e-mail que só se aplica a esta etiqueta passaria a ser o modelo predefinido para todos os eventos.
• Uma automatização cuja condição de etiqueta, filtro de lista de produção ou ação de etiqueta contém apenas esta etiqueta deixaria de fazer o que quer que fosse.
• Um configurador de eventos com esta etiqueta como ocasião deixaria de estar acessível.
• Uma verificação de preparação cuja condição de etiqueta contém apenas esta etiqueta nunca mais se aplicaria.
• Um público de newsletter ou uma campanha ainda não enviada que usa apenas esta etiqueta iria, sem ela, para todos os contactos.

Ajuste primeiro estes locais, por exemplo dando outra etiqueta à função, e elimine a etiqueta depois.

Quem pode gerir etiquetas

Criar, mudar o nome, unir e eliminar pode quem também pode gerir funções, normalmente o proprietário do espaço de trabalho. Todas as outras pessoas veem a lista com os contadores para consulta.

Com o assistente de IA

Pode perguntar ao assistente de IA que etiquetas existem, onde são usadas e quais parecem duplicadas. Ele pode criar etiquetas e mudar-lhes o nome. Antes de unir ou eliminar, mostra-lhe primeiro um cartão; nada acontece até confirmar.