Gérer les tags : renommer, fusionner, supprimer

Les tags classent vos événements, contacts et produits. Vous filtrez les listes avec eux, les lieux transmettent leurs tags aux événements, les rôles ne voient que les événements portant certains tags, et les modèles d’e-mail s’appliquent selon le tag. Tous ces endroits partagent un seul catalogue : un tag « Mariage » est le même tag, où qu’il soit utilisé.

Sous Paramètres → Tags, vous gérez ce catalogue au même endroit.

Où trouver vos tags

Allez dans Paramètres → Tags. Vous voyez tous les tags par ordre alphabétique. Sous chaque nom figure l’endroit où il est utilisé, par exemple « 12 événements · 3 contacts · 1 rôle ». Si c’est écrit Non utilisé, le tag n’est attaché à rien.

Sont comptés :

• les événements, contacts, produits et pages de réservation
• les demandes
• les lieux
• les modèles d’événement
• les rôles qui ne voient que les événements portant ce tag
• les personnes qui ne voient dans le portail des collaborateurs que les services ouverts portant ce tag
• les modèles d’e-mail qui s’appliquent à ce tag
• les automatisations qui utilisent le tag comme condition, filtre ou action
• les audiences de newsletter et les campagnes pas encore envoyées
• d’autres utilisations comme les documents, notes, lignes, configurateurs d’événement, listes de colisage partielles et contrôles de préparation

Le champ de recherche vous permet de trouver rapidement un tag, même si vous en avez beaucoup.

Créer un tag

1. Cliquez sur Nouveau tag.
2. Saisissez le nom et cliquez sur Créer.

Si le nom existe déjà, même avec une casse différente, Univents vous le signale au lieu de créer un second tag. Vous pouvez toujours attribuer des tags directement en modifiant un événement, un contact ou un produit.

Renommer un tag

1. Cliquez sur Renommer à côté du tag.
2. Saisissez le nouveau nom et cliquez sur Enregistrer.

Le nouveau nom apparaît immédiatement partout : sur les événements, contacts et produits, sur les demandes et les lieux, dans les modèles d’e-mail, dans les automatisations avec filtre de liste de production et dans les vues enregistrées de l’aperçu des événements. Un simple changement d’orthographe, par exemple de « mariage » à « Mariage », fonctionne aussi.

Si un autre tag porte déjà ce nom, Univents vous propose Fusionner à la place.

Fusionner deux tags

La fusion est utile quand le même terme existe en double, par exemple « St. Gallen » et « St.Gallen ».

1. Cliquez sur Fusionner à côté du tag qui doit disparaître.
2. Choisissez le tag qui doit rester.
3. Cliquez sur Fusionner.

Tout ce qui portait le premier tag porte ensuite le second : événements, contacts, produits, demandes, lieux, rôles, personnes avec une restriction du portail, modèles d’e-mail, automatisations, contrôles de préparation et audiences de newsletter. Si un élément portait les deux tags, il ne le garde qu’une fois. Le premier tag est ensuite supprimé. Les rôles, les personnes avec une restriction du portail et les newsletters qui étaient limités au premier tag s’appliquent ensuite à tout ce qui porte le second : ils voient ou atteignent alors aussi les événements et contacts qui ne portaient jusqu’ici que le second tag. La boîte de dialogue vous le signale.

Dans deux cas, Univents s’arrête et vous dit ce que vous devez d’abord adapter :

• Deux modèles d’e-mail auraient ensuite la même combinaison de tags.
• Deux configurateurs d’événement actifs auraient ensuite la même occasion.

Doublons possibles

En haut de la page, Univents affiche les tags qui ne diffèrent que par les espaces, la ponctuation, les accents ou la casse, par exemple « St. Gallen », « St.Gallen » et « st-gallen ». Le tag le plus utilisé est présélectionné. Choisissez-en un autre si vous le souhaitez, cliquez sur Fusionner et confirmez. Tous les autres tags du groupe sont intégrés au tag choisi en une seule étape.

La liste n’est qu’une suggestion. Si deux tags similaires doivent rester distincts, laissez-les simplement tels quels.

Supprimer un tag

1. Cliquez sur l’icône de corbeille à côté du tag.
2. Vérifiez dans la boîte de dialogue où le tag est utilisé.
3. Cliquez sur Supprimer définitivement.

Le tag disparaît de tous les événements, contacts, produits, demandes et lieux, ainsi que des rôles, automatisations et autres réglages où il figure à côté d’autres tags. Un modèle d’e-mail comportant plusieurs tags conserve en revanche le tag supprimé et ne s’applique plus, au lieu de valoir discrètement pour davantage d’événements. Adaptez-le si nécessaire.

Pourquoi un tag ne peut parfois pas être supprimé

Certains réglages prennent un tout autre sens quand leur dernier tag disparaît. Univents ne supprime alors pas le tag, mais vous indique les endroits concernés :

• Un rôle qui ne voit que les événements portant ce tag verrait tous les événements sans lui.
• Une personne qui ne voit dans le portail des collaborateurs que les services ouverts portant ce tag les verrait tous.
• Un modèle d’e-mail qui ne s’applique qu’à ce tag deviendrait le modèle par défaut de tous les événements.
• Une automatisation dont la condition de tag, le filtre de liste de production ou l’action de tag ne contient que ce tag ne ferait plus rien.
• Un configurateur d’événement ayant ce tag comme occasion ne serait plus accessible.
• Un contrôle de préparation dont la condition de tag ne contient que ce tag ne s’appliquerait plus jamais.
• Une audience de newsletter ou une campagne non envoyée qui n’utilise que ce tag irait, sans lui, à tous les contacts.

Adaptez d’abord ces endroits, par exemple en donnant un autre tag au rôle, puis supprimez le tag.

Qui peut gérer les tags

Créer, renommer, fusionner et supprimer est possible pour toute personne autorisée à gérer les rôles, en général le propriétaire de l’espace de travail. Les autres voient la liste avec les compteurs à titre de référence.

Avec l’assistant IA

Vous pouvez demander à l’assistant IA quels tags existent, où ils sont utilisés et lesquels ressemblent à des doublons. Il peut créer et renommer des tags. Avant de fusionner ou de supprimer, il vous montre d’abord une carte ; rien ne se passe tant que vous n’avez pas confirmé.