Zarządzanie tagami: zmiana nazwy, scalanie, usuwanie

Tagi porządkują Twoje wydarzenia, kontakty i produkty. Filtrujesz za ich pomocą listy, lokalizacje przekazują swoje tagi wydarzeniom, role widzą tylko wydarzenia z określonymi tagami, a szablony e-mail obowiązują zależnie od tagu. Wszystkie te miejsca korzystają z jednego katalogu: tag „Wesele” jest tym samym tagiem, gdziekolwiek jest użyty.

W Ustawienia → Tagi zarządzasz tym katalogiem w jednym miejscu.

Gdzie znajdziesz swoje tagi

Przejdź do Ustawienia → Tagi. Zobaczysz wszystkie tagi w kolejności alfabetycznej. Pod każdą nazwą jest napisane, gdzie tag jest używany, na przykład „12 wydarzeń · 3 kontakty · 1 rola”. Jeśli widnieje Nieużywany, tag nie jest nigdzie przypisany.

Liczone są:

• wydarzenia, kontakty, produkty i strony rezerwacji
• zapytania
• lokalizacje
• szablony wydarzeń
• role, które widzą tylko wydarzenia z tym tagiem
• osoby, które w portalu pracowników widzą tylko otwarte zmiany z tym tagiem
• szablony e-mail, które obowiązują dla tego tagu
• automatyzacje, które używają tagu jako warunku, filtra lub akcji
• grupy odbiorców newslettera i jeszcze niewysłane kampanie
• inne użycia, takie jak dokumenty, notatki, pozycje, konfiguratory wydarzeń, częściowe listy pakowania i kontrole gotowości

Za pomocą pola wyszukiwania szybko znajdziesz tag, nawet jeśli masz ich dużo.

Tworzenie tagu

1. Kliknij Nowy tag.
2. Wpisz nazwę i kliknij Utwórz.

Jeśli taka nazwa już istnieje, także zapisana inną wielkością liter, Univents poinformuje o tym zamiast tworzyć drugi tag. Tagi nadal możesz też przypisywać bezpośrednio podczas edycji wydarzenia, kontaktu lub produktu.

Zmiana nazwy tagu

1. Kliknij Zmień nazwę przy tagu.
2. Wpisz nową nazwę i kliknij Zapisz.

Nowa nazwa pojawia się od razu wszędzie: przy wydarzeniach, kontaktach i produktach, przy zapytaniach i lokalizacjach, w szablonach e-mail, w automatyzacjach z filtrem listy produkcyjnej oraz w zapisanych widokach przeglądu wydarzeń. Działa też sama zmiana pisowni, na przykład z „wesele” na „Wesele”.

Jeśli inny tag ma już taką nazwę, Univents oferuje Scal zamiast tego.

Scalanie dwóch tagów

Scalanie jest potrzebne, gdy to samo pojęcie istnieje dwa razy, na przykład „St. Gallen” i „St.Gallen”.

1. Kliknij Scal przy tagu, który ma zniknąć.
2. Wybierz tag, który ma zostać.
3. Kliknij Scal.

Wszystko, co miało pierwszy tag, ma potem drugi: wydarzenia, kontakty, produkty, zapytania, lokalizacje, role, osoby z ograniczeniem w portalu, szablony e-mail, automatyzacje, kontrole gotowości i grupy odbiorców newslettera. Jeśli coś miało oba tagi, zachowuje go tylko raz. Pierwszy tag zostaje następnie usunięty. Role, osoby z ograniczeniem w portalu i newslettery, które były ograniczone do pierwszego tagu, obowiązują potem dla wszystkiego z drugim: zobaczą lub obejmą też wydarzenia i kontakty, które dotąd miały tylko drugi tag. Okno dialogowe zwraca na to uwagę.

W dwóch przypadkach Univents przerywa i mówi, co musisz najpierw dostosować:

• Dwa szablony e-mail miałyby potem tę samą kombinację tagów.
• Dwa aktywne konfiguratory wydarzeń miałyby potem tę samą okazję.

Możliwe duplikaty

Na górze strony Univents pokazuje tagi, które różnią się tylko spacjami, znakami interpunkcyjnymi, akcentami lub wielkością liter, na przykład „St. Gallen”, „St.Gallen” i „st-gallen”. Najczęściej używany tag jest zaznaczony domyślnie. W razie potrzeby wybierz inny, kliknij Scal i potwierdź. Wszystkie pozostałe tagi z grupy zostaną włączone do wybranego w jednym kroku.

Lista jest tylko propozycją. Jeśli dwa podobne tagi mają celowo pozostać osobno, po prostu je zostaw.

Usuwanie tagu

1. Kliknij ikonę kosza przy tagu.
2. Sprawdź w oknie dialogowym, gdzie tag jest używany.
3. Kliknij Usuń na stałe.

Tag znika ze wszystkich wydarzeń, kontaktów, produktów, zapytań i lokalizacji oraz z ról, automatyzacji i innych ustawień, w których występuje obok innych tagów. Szablon e-mail z kilkoma tagami zachowuje natomiast usunięty tag i przestaje obowiązywać, zamiast po cichu obejmować więcej wydarzeń. W razie potrzeby go dostosuj.

Dlaczego tagu czasem nie da się usunąć

Niektóre ustawienia znaczą coś zupełnie innego, gdy zniknie ich ostatni tag. Univents nie usuwa wtedy tagu, tylko wskazuje dotknięte miejsca:

• Rola, która widzi tylko wydarzenia z tym tagiem, widziałaby bez niego wszystkie wydarzenia.
• Osoba, która w portalu pracowników widzi tylko otwarte zmiany z tym tagiem, widziałaby bez niego wszystkie.
• Szablon e-mail, który obowiązuje tylko dla tego tagu, stałby się szablonem domyślnym dla wszystkich wydarzeń.
• Automatyzacja, której warunek tagu, filtr listy produkcyjnej lub akcja tagu zawiera tylko ten tag, przestałaby cokolwiek robić.
• Konfigurator wydarzeń z tym tagiem jako okazją byłby niedostępny.
• Kontrola gotowości, której warunek tagu zawiera tylko ten tag, nigdy więcej by nie obowiązywała.
• Grupa odbiorców newslettera lub niewysłana kampania, która używa tylko tego tagu, trafiłaby bez niego do wszystkich kontaktów.

Najpierw dostosuj te miejsca, na przykład przypisując roli inny tag, a dopiero potem usuń tag.

Kto może zarządzać tagami

Tworzyć, zmieniać nazwy, scalać i usuwać może każdy, kto może też zarządzać rolami, zazwyczaj właściciel przestrzeni roboczej. Wszyscy pozostali widzą listę z licznikami do wglądu.

Z asystentem AI

Możesz zapytać asystenta AI, jakie tagi istnieją, gdzie są używane i które wyglądają na duplikaty. Asystent może tworzyć tagi i zmieniać ich nazwy. Przed scaleniem lub usunięciem najpierw pokazuje Ci kartę; nic się nie dzieje, dopóki nie potwierdzisz.