Creare un preventivo da una conversazione con il cliente

Molte richieste prendono forma al telefono o in videochiamata: data, numero di ospiti, desideri sul menu, ciò che il cliente non vuole esplicitamente. Con Conversazioni nel dettaglio della richiesta conservi il colloquio come testo sulla richiesta, e Univents ne ricava una bozza di preventivo sull’evento di quella richiesta. Le righe del preventivo provengono esclusivamente dal tuo inventario, i prezzi sempre dall’articolo. Non viene inviato nulla: controlli la bozza e la invii tu stesso.

Dove trovare le conversazioni

1. Apri Richieste nel menu a sinistra e fai clic su una richiesta, sia nella Posta in arrivo sia nella vista elenco o kanban.
2. Il dettaglio mostra la scheda Conversazioni con tutte le conversazioni di questa richiesta, dalla più recente, con fonte, orario e stato.

Vedi la scheda se il tuo ruolo può visualizzare le richieste. Per creare ed eliminare conversazioni serve il diritto di modificare le richieste; per Crea preventivo serve inoltre il diritto di creare preventivi.

Dopo una telefonata: la dettatura

1. Nella scheda Conversazioni fai clic su Dettatura.
2. Annota i punti principali: occasione, data, numero di ospiti, luogo, desideri e quanto concordato. Scrivi il testo oppure fai clic su Avvia dettatura e parla: il riconoscimento vocale funziona nel tuo browser (Chrome, Edge, Safari).
3. Fai clic su Salva e crea preventivo. Per conservare la nota senza preventivo, fai clic su Salva.

Una dettatura è la tua voce: non registra nessun altro e quindi non richiede alcun consenso.

Creare il preventivo da una conversazione

• Ogni conversazione con testo mostra Crea preventivo. Dopo pochi secondi la scheda mostra Preventivo creato e un pulsante Apri preventivo.
• Se sull’evento c’è ancora la bozza di preventivo vuota creata all’arrivo della richiesta, le righe finiscono proprio lì: non viene creato un secondo preventivo.
• Se sull’evento mancano data, numero di ospiti o luogo, Univents li ricava dalla conversazione. Ciò che è già compilato resta invariato.
• Le Note sul preventivo elencano ciò che Univents ha dovuto presumere, ad esempio che il numero di ospiti non era ricavabile dalla conversazione.
• Per una conversazione lunga Univents scrive prima una breve nota della conversazione: cosa vuole il cliente, cosa è stato concordato, cosa è stato rifiutato. Puoi modificarla con Mostra testo e Modifica nota; con Crea nuovo preventivo nasce poi un’altra bozza.

Registrare videochiamate (Zoom, Google Meet, Teams)

Per le videochiamate c’è un notetaker: partecipa alla chiamata, registra l’audio e crea una trascrizione. Non può registrare le telefonate: per quelle usa la dettatura.

1. Fai clic su Registra videochiamata.
2. Incolla il Link della riunione (Zoom, Google Meet o Microsoft Teams) e scegli Entra subito oppure un orario di Inizio.
3. Lascia attiva l’opzione Dopo la chiamata creare automaticamente una bozza di preventivo se il preventivo deve essere creato subito.
4. Conferma Tutti i partecipanti hanno acconsentito alla registrazione e fai clic su Invia notetaker.

Nella chiamata il notetaker compare come «Registrazione – nome del tuo workspace» e, all’ingresso, segnala la registrazione nella chat. Prima che sia entrato puoi annullare l’invio con Annulla; durante la registrazione, Interrompi registrazione la termina. Dopo la chiamata la trascrizione è nella richiesta e la registrazione stessa viene subito eliminata presso il servizio di registrazione.

Univents attiva questa funzione per il tuo workspace; fino ad allora la scheda offre solo la dettatura.

Consenso: obbligatorio prima di ogni registrazione

Registrare una conversazione senza il consenso di tutte le persone coinvolte è reato in Germania (§ 201 StGB), Austria (§ 120 StGB) e Svizzera (art. 179ter CP). Ottieni il consenso prima della chiamata, ad esempio nell’invito o all’inizio della chiamata. Univents memorizza per ogni registrazione chi ha confermato il consenso e quando. Se qualcuno si oppone, interrompi subito la registrazione.

Costi

Registrazione della chiamata, trascrizione e creazione del preventivo vengono addebitate a consumo sul tuo credito IA; la dettatura in sé è gratuita. Il consumo lo vedi in Fatturazione, nell’utilizzo IA, suddiviso in registrazione chiamata, trascrizione chiamata e conversazione → preventivo. Se il credito è esaurito, non viene creato alcun preventivo né inviato alcun notetaker.

FAQ

Il preventivo viene inviato automaticamente al cliente? No. È sempre solo una bozza.

Chi può vedere le conversazioni? Solo i membri del tuo workspace il cui ruolo può visualizzare le richieste.

Posso eliminare una conversazione? Sì, con Elimina e conferma. Testo e nota vengono eliminati definitivamente e una registrazione in corso viene interrotta. Un preventivo creato da essa viene mantenuto. Quando la richiesta viene eliminata, Univents elimina anche le sue conversazioni.

Funziona anche nell’assistente IA? Sì. Di’ all’assistente, ad esempio: «Crea un preventivo per la richiesta della festa d’estate Müller da questa telefonata» e incolla la tua nota.