Tworzenie oferty na podstawie rozmowy z klientem

Wiele zapytań nabiera kształtu podczas rozmowy telefonicznej lub wideo: termin, liczba gości, życzenia dotyczące menu, to, czego klient wyraźnie nie chce. Dzięki Rozmowom w szczegółach zapytania zachowujesz rozmowę jako tekst przy zapytaniu, a Univents tworzy z niej szkic oferty w wydarzeniu tego zapytania. Pozycje oferty pochodzą wyłącznie z Twojego inwentarza, a ceny zawsze z artykułu. Nic nie jest wysyłane: szkic sprawdzasz i wysyłasz samodzielnie.

Gdzie znaleźć rozmowy

1. Otwórz Zapytania w menu po lewej i kliknij zapytanie – zarówno w Skrzynce odbiorczej, jak i w widoku listy lub kanban.
2. W szczegółach zobaczysz kartę Rozmowy ze wszystkimi rozmowami tego zapytania, od najnowszej, wraz ze źródłem, godziną i statusem.

Kartę widzisz, jeśli Twoja rola może przeglądać zapytania. Tworzenie i usuwanie rozmów wymaga prawa do edycji zapytań; Utwórz ofertę wymaga dodatkowo prawa do tworzenia ofert.

Po rozmowie telefonicznej: dyktowanie

1. W karcie Rozmowy kliknij Dyktowanie.
2. Zapisz najważniejsze: okazję, termin, liczbę gości, miejsce, życzenia i ustalenia. Wpisz tekst albo kliknij Rozpocznij dyktowanie i mów – rozpoznawanie mowy działa w Twojej przeglądarce (Chrome, Edge, Safari).
3. Kliknij Zapisz i utwórz ofertę. Aby zachować notatkę bez oferty, kliknij Zapisz.

Dyktowanie to Twój własny głos – nie nagrywa nikogo innego, więc nie wymaga zgody.

Tworzenie oferty z rozmowy

• Każda rozmowa z tekstem pokazuje Utwórz ofertę. Po kilku sekundach karta pokazuje Oferta utworzona i przycisk Otwórz ofertę.
• Jeśli w wydarzeniu nadal znajduje się pusty szkic oferty utworzony po wpłynięciu zapytania, pozycje trafiają dokładnie tam – druga oferta nie powstaje.
• Jeśli w wydarzeniu brakuje terminu, liczby gości lub miejsca, Univents przejmuje je z rozmowy. To, co jest już wypełnione, pozostaje bez zmian.
• Uwagi do oferty wymieniają, co Univents musiał przyjąć jako założenie, np. że liczby gości nie dało się ustalić z rozmowy.
• Przy długiej rozmowie Univents najpierw pisze krótką notatkę z rozmowy: czego chce klient, co ustalono, co odrzucono. Dostosuj ją przez Pokaż tekst i Edytuj notatkę; Utwórz nową ofertę tworzy wtedy kolejny szkic.

Nagrywanie rozmów wideo (Zoom, Google Meet, Teams)

Do rozmów wideo służy notetaker: dołącza do rozmowy, nagrywa dźwięk i tworzy transkrypcję. Nie nagrywa rozmów telefonicznych – do nich użyj dyktowania.

1. Kliknij Nagraj rozmowę wideo.
2. Wklej Link do spotkania (Zoom, Google Meet lub Microsoft Teams) i wybierz Dołącz teraz albo godzinę Początek.
3. Pozostaw zaznaczone Po rozmowie automatycznie utwórz szkic oferty, jeśli oferta ma powstać od razu.
4. Potwierdź Wszyscy uczestnicy zgodzili się na nagrywanie i kliknij Wyślij notetakera.

W rozmowie notetaker pojawia się jako „Nagranie – nazwa Twojej przestrzeni roboczej” i po dołączeniu informuje o nagrywaniu na czacie. Zanim dołączy, możesz kliknąć Anuluj; w trakcie nagrywania Zakończ nagrywanie je kończy. Po rozmowie transkrypcja znajduje się przy zapytaniu, a samo nagranie jest od razu usuwane w usłudze nagrywania.

Univents włącza tę funkcję dla Twojej przestrzeni roboczej; do tego czasu karta oferuje tylko dyktowanie.

Zgoda: wymagana przed każdym nagraniem

Nagrywanie rozmowy bez zgody wszystkich zainteresowanych jest przestępstwem w Niemczech (§ 201 StGB), Austrii (§ 120 StGB) i Szwajcarii (art. 179ter StGB). Uzyskaj zgodę przed rozmową, np. w zaproszeniu lub na jej początku. Univents zapisuje przy każdym nagraniu, kto potwierdził zgodę i kiedy. Jeśli ktoś się sprzeciwi, natychmiast zakończ nagrywanie.

Koszty

Nagrywanie rozmowy, transkrypcja i tworzenie oferty są rozliczane według zużycia z Twojego salda AI; samo dyktowanie jest bezpłatne. Zużycie zobaczysz w sekcji Rozliczenia, w użyciu AI, z podziałem na nagrywanie rozmów, transkrypcję rozmów i rozmowa → oferta. Gdy saldo się wyczerpie, oferta nie powstanie i notetaker nie zostanie wysłany.

FAQ

Czy oferta jest automatycznie wysyłana do klienta? Nie. Zawsze jest to tylko szkic.

Kto widzi rozmowy? Tylko członkowie Twojej przestrzeni roboczej, których rola może przeglądać zapytania.

Czy mogę usunąć rozmowę? Tak, przez Usuń i potwierdzenie. Tekst i notatka zostaną wtedy trwale usunięte, a trwające nagrywanie zostanie zakończone. Oferta utworzona na jej podstawie zostaje zachowana. Gdy zapytanie zostanie usunięte, Univents usuwa także jego rozmowy.

Czy działa to w asystencie AI? Tak. Powiedz asystentowi np.: „Utwórz ofertę do zapytania o letnie przyjęcie Müller na podstawie tej rozmowy telefonicznej” i wklej swoją notatkę.