Créer un devis à partir d’une conversation avec le client

Beaucoup de demandes se précisent au téléphone ou en appel vidéo : date, nombre d’invités, souhaits pour le menu, ce que le client ne veut explicitement pas. Avec Conversations dans le détail de la demande, vous conservez l’échange sous forme de texte sur la demande — et Univents en fait un brouillon de devis sur l’événement de cette demande. Les lignes du devis proviennent exclusivement de votre inventaire, les prix toujours de l’article. Rien n’est envoyé : vous vérifiez le brouillon et l’envoyez vous-même.

Où trouver les conversations

1. Ouvrez Demandes dans le menu de gauche et cliquez sur une demande — aussi bien dans la Boîte de réception que dans la vue liste ou kanban.
2. Le détail affiche la carte Conversations avec toutes les conversations de cette demande, les plus récentes en premier, avec la source, l’heure et le statut.

La carte est visible si votre rôle permet de consulter les demandes. Créer et supprimer des conversations exige le droit de modifier les demandes ; Créer un devis exige en plus le droit de créer des devis.

Après un appel téléphonique : la dictée

1. Dans la carte Conversations, cliquez sur Dictée.
2. Notez l’essentiel : occasion, date, nombre d’invités, lieu, souhaits et ce qui a été convenu. Saisissez le texte ou cliquez sur Démarrer la dictée et parlez — la reconnaissance vocale fonctionne dans votre navigateur (Chrome, Edge, Safari).
3. Cliquez sur Enregistrer et créer le devis. Pour conserver la note sans devis, cliquez sur Enregistrer.

Une dictée est votre propre voix : elle n’enregistre personne d’autre et ne nécessite donc aucun consentement.

Créer le devis à partir d’une conversation

• Chaque conversation contenant du texte affiche Créer un devis. Après quelques secondes, la carte indique Devis créé et un bouton Ouvrir le devis.
• Si l’événement contient encore le brouillon de devis vide créé à la réception de la demande, les lignes y sont ajoutées directement — aucun second devis n’est créé.
• Si la date, le nombre d’invités ou le lieu manquent sur l’événement, Univents les reprend de la conversation. Ce qui est déjà renseigné reste inchangé.
• Les Remarques sur le devis indiquent ce qu’Univents a dû supposer, par exemple que le nombre d’invités n’a pas pu être déterminé à partir de la conversation.
• Pour une longue conversation, Univents rédige d’abord une courte note de conversation : ce que veut le client, ce qui a été convenu, ce qui a été refusé. Ajustez-la avec Afficher le texte et Modifier la note ; Créer un nouveau devis génère ensuite un autre brouillon.

Enregistrer des appels vidéo (Zoom, Google Meet, Teams)

Pour les appels vidéo, il existe un notetaker : il rejoint l’appel, enregistre le son et crée une transcription. Il ne peut pas enregistrer les appels téléphoniques — utilisez alors la dictée.

1. Cliquez sur Enregistrer l’appel vidéo.
2. Collez le Lien de la réunion (Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams) et choisissez Rejoindre maintenant ou une heure de Début.
3. Laissez cochée l’option Créer automatiquement un brouillon de devis après l’appel si le devis doit être créé immédiatement.
4. Confirmez Tous les participants ont accepté l’enregistrement et cliquez sur Envoyer le notetaker.

Dans l’appel, le notetaker apparaît sous le nom « Enregistrement – nom de votre espace de travail » et signale l’enregistrement dans le chat dès son arrivée. Avant qu’il ait rejoint l’appel, vous pouvez l’Annuler ; pendant l’enregistrement, Arrêter l’enregistrement y met fin. Après l’appel, la transcription se trouve dans la demande et l’enregistrement lui-même est aussitôt supprimé auprès du service d’enregistrement.

Univents active cette fonction pour votre espace de travail ; d’ici là, la carte ne propose que la dictée.

Consentement : obligatoire avant chaque enregistrement

Enregistrer une conversation sans le consentement de toutes les personnes concernées est une infraction pénale en Allemagne (§ 201 StGB), en Autriche (§ 120 StGB) et en Suisse (art. 179ter CP). Recueillez le consentement avant l’appel, par exemple dans l’invitation ou au début de l’appel. Univents enregistre, pour chaque enregistrement, qui a confirmé le consentement et quand. Si quelqu’un s’y oppose, arrêtez immédiatement l’enregistrement.

Coûts

L’enregistrement d’appel, la transcription et la création du devis sont facturés à l’usage sur votre crédit IA ; la dictée elle-même est gratuite. Vous voyez la consommation sous Facturation, dans l’utilisation de l’IA, répartie entre enregistrement d’appel, transcription d’appel et conversation → devis. Lorsque le crédit est épuisé, aucun devis n’est créé et aucun notetaker n’est envoyé.

FAQ

Le devis est-il envoyé automatiquement au client ? Non. Il s’agit toujours d’un simple brouillon.

Qui peut voir les conversations ? Uniquement les membres de votre espace de travail dont le rôle permet de consulter les demandes.

Puis-je supprimer une conversation ? Oui, avec Supprimer et confirmation. Le texte et la note sont alors définitivement supprimés et un enregistrement en cours est arrêté. Un devis créé à partir de la conversation est conservé. Lorsque la demande est supprimée, Univents supprime aussi ses conversations.

Cela fonctionne-t-il dans l’assistant IA ? Oui. Dites par exemple à l’assistant : « Crée un devis pour la demande de la fête d’été Müller à partir de cet appel » et collez votre note.