Aus einem Kundengespräch ein Angebot erstellen

Viele Anfragen werden am Telefon oder im Videocall konkret: Termin, Gästezahl, Menüwünsche, was ausdrücklich nicht gewünscht ist. Mit Gespräche im Anfrage-Detail hältst du das Gespräch als Text an der Anfrage fest — und Univents macht daraus einen Angebotsentwurf an der Veranstaltung dieser Anfrage. Die Positionen kommen ausschließlich aus deinem Inventar, die Preise immer aus dem Artikel. Versendet wird nichts — du prüfst den Entwurf und schickst ihn selbst.

Wo du die Gespräche findest

1. Öffne im linken Menü Anfragen und klicke eine Anfrage an — im Eingang genauso wie in der Liste oder im Kanban.
2. Im Detail steht die Karte Gespräche. Dort siehst du alle Gespräche dieser Anfrage, das neueste oben, mit Quelle, Zeitpunkt und Status.

Die Karte siehst du, wenn deine Rolle Anfragen ansehen darf. Gespräche anlegen und löschen darf, wer Anfragen bearbeiten darf; für Angebot erstellen braucht die Rolle zusätzlich das Recht, Angebote anzulegen.

Nach einem Telefonat: Diktat

1. Klicke in der Karte Gespräche auf Diktat.
2. Halte das Wichtigste fest: Anlass, Termin, Gästezahl, Ort, Wünsche und was vereinbart wurde. Du kannst tippen oder auf Diktat starten klicken und sprechen — die Spracherkennung läuft über deinen Browser (Chrome, Edge, Safari).
3. Klicke auf Speichern und Angebot erstellen. Nur festhalten, ohne Angebot, geht mit Speichern.

Ein Diktat ist deine eigene Stimme — es nimmt niemanden sonst auf und braucht deshalb keine Zustimmung.

Aus einem Gespräch das Angebot erstellen

• Bei jedem Gespräch mit Text steht Angebot erstellen. Nach wenigen Sekunden zeigt die Karte Angebot erstellt und den Knopf Angebot öffnen.
• Ist an der Veranstaltung noch der leere Angebotsentwurf vom Eingang der Anfrage vorhanden, landen die Positionen genau dort — es entsteht kein zweites Angebot.
• Fehlen Termin, Gästezahl oder Ort an der Veranstaltung, übernimmt Univents sie aus dem Gespräch. Was schon eingetragen ist, bleibt unverändert.
• Unter Hinweise zum Angebot steht, was Univents annehmen musste, zum Beispiel „Gästezahl konnte nicht aus dem Gespräch ermittelt werden“.
• Aus einem langen Gespräch macht Univents zuerst eine kurze Gesprächsnotiz: was der Kunde wünscht, was vereinbart wurde, was abgelehnt wurde. Mit Text ansehen und Notiz bearbeiten passt du sie an; mit Neues Angebot erstellen entsteht danach ein weiterer Entwurf.

Videogespräche aufzeichnen (Zoom, Google Meet, Teams)

Für Videogespräche gibt es einen Notetaker: Er tritt dem Gespräch bei, nimmt den Ton auf und erstellt ein Transkript. Telefonate kann er nicht aufzeichnen — dafür ist das Diktat da.

1. Klicke auf Videogespräch aufzeichnen.
2. Füge den Link zum Gespräch ein (Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams) und wähle Sofort beitreten oder einen Beginn.
3. Lass Nach dem Gespräch automatisch einen Angebotsentwurf erstellen angehakt, wenn das Angebot direkt entstehen soll.
4. Bestätige Alle Teilnehmenden haben der Aufnahme zugestimmt und klicke auf Notetaker senden.

Im Gespräch erscheint der Notetaker als „Aufnahme – Name deines Workspace“ und schreibt beim Beitritt in den Chat, dass aufgezeichnet wird. Solange er noch nicht im Gespräch ist, kannst du ihn abbrechen; während der Aufnahme beendest du sie mit Aufnahme beenden. Nach dem Gespräch steht das Transkript an der Anfrage, die Aufnahme selbst wird beim Aufnahmedienst sofort gelöscht.

Diese Funktion schaltet Univents für deinen Workspace frei; bis dahin siehst du in der Karte nur das Diktat.

Zustimmung: Pflicht vor jeder Aufnahme

Ein Gespräch ohne Zustimmung aller Beteiligten aufzuzeichnen ist in Deutschland (§ 201 StGB), Österreich (§ 120 StGB) und der Schweiz (Art. 179ter StGB) strafbar. Hol die Zustimmung deshalb vor dem Gespräch ein, zum Beispiel in der Einladung oder zu Beginn des Calls. Univents speichert zu jeder Aufnahme, wer die Zustimmung wann bestätigt hat. Widerspricht jemand, beende die Aufnahme sofort.

Kosten

Gesprächs-Aufnahme, Transkription und das Erstellen des Angebots werden nach Verbrauch über dein KI-Guthaben abgerechnet; ein Diktat selbst kostet nichts. Den Verbrauch siehst du unter Abrechnung bei der KI-Nutzung, aufgeteilt nach Gesprächs-Aufnahme, Gesprächs-Transkription und Gespräch → Angebot. Ist das Guthaben aufgebraucht, entsteht kein Angebot und kein Notetaker wird geschickt.

Häufige Fragen

Wird das Angebot automatisch an den Kunden geschickt? Nein. Es entsteht immer nur ein Entwurf.

Wer sieht die Gespräche? Nur Mitglieder deines Workspace, deren Rolle Anfragen ansehen darf.

Kann ich ein Gespräch löschen? Ja, mit Löschen und Bestätigung. Text und Notiz sind dann endgültig weg, eine laufende Aufnahme wird beendet. Ein daraus erstelltes Angebot bleibt erhalten. Wird die Anfrage gelöscht, löscht Univents auch ihre Gespräche.

Geht das auch im KI-Assistenten? Ja. Sag dem Assistenten zum Beispiel „Leg zur Anfrage Sommerfest Müller ein Angebot aus diesem Telefonat an“ und füge deine Notiz dazu ein.